Så lyckas du med onboarding på distans

Men hur kan företag lyckas med onboarding av nyanställda när hela företaget arbetar på distans?

Forskning har visat att första intrycket av ett företag är avgörande för hur nya medarbetare presterar och trivs på sitt jobb. Faktum är att de flesta nyanställda avgör om de trivs på sin arbetsplats redan under de tre första arbetsveckorna. Dessutom har onboarding en kvarstående effekt på engagemang och prestation. En lyckad onboarding har också visat sig påverka hur länge anställda stannar på ett företag. Enligt en undersökning av företaget Glassdoor kan lyckade onboardingprogram öka kvarhållandet av anställda med upp till 82 procent. I jämförelse är den estimerade kostnaden för en anställd som slutar mellan 100 – 300 procent av ersättarens lön. Dessutom tar det åtta månader innan en nyanställd når full produktivitet.

Därför är en lyckad onboarding avgörande, särskilt i en kristid som denna.

För att lyckas med onboarding även på distans är det viktigt att du ser över din nuvarande onboardingplan. Se till att förtydliga och eventuellt lägga till steg som annars sker fysiskt på arbetsplatsen.

Kom ihåg att första intrycket skapas redan innan första arbetsdagen. Se därför till att skicka all nödvändig utrustning såsom dator och mobil någon vecka innan startdatum. Glöm inte heller att sätta upp nödvändiga konton såsom jobbmejl, HR och lönesystem i god tid. För att göra det där lilla extra kan du skicka med ett ”välkommen till teamet”-paket med pennor, skrivhäfte, eller en mugg som har företagets logga på. Det är en liten gest men det kommer direkt göra din medarbetare mer exalterad över sitt nya jobb.

När onboardingen sker hemifrån är fungerande teknik A och O för att effektivt integrera nyanställda i företaget. Se till att installera rätt program för videosamtal, intern kommunikation och ge medarbetaren tillgång till exempelvis företagets intranät.

Onboarding på distans kräver särskild tydlighet. För att underlätta för dina nya medarbetare bör du skapa en checklista med en steg-för-steg-guide över vilka huvuduppgifter som ska genomföras, vilka personer som medarbetarna ska prata med och när, samt vilka kurser som ska slutföras.

Den största utmaningen med onboarding på distans är att introducera medarbetarna till företagets kultur och till teamet. Schemalägg därför ett videosamtal med hela teamet där varje medarbetare får en chans att introducera sig. Förklara även företagets grundläggande värderingar, mission, vision och erbjudande. Det är också viktigt att anordna mer avslappnade mötesformer där de nya medarbetarna får chans att lära känna teamet bättre. En sådan mötesform kan vara virtuella AW:s och virtuella kaffepauser.

Varje nyanställd måste ha en mentor som de kan vända sig till för frågor och råd. Mentorn kan även avlasta dig som chef och hjälpa till med exempelvis planering av virtuella möten eller genomgångar. Tack vare ett mentorsprogram vågar nyanställda ställa fler frågor och kommer snabbare in i gemenskapen och i teamet.

Sist men inte minst måste du som chef vara delaktig i processen genom att diskutera nuvarande projekt och kontinuerligt stämma av med dina nya medarbetare hur allt känns. Enligt en undersökning av företaget Enboarding anser 72 procent av medarbetare att tid spenderat med deras närmsta chef var den viktigaste delen av onboardingprocessen.

Företag som inte lyckas implementera en bra onboardingprocess riskerar att minska sina medarbetares trivsel, motivation och prestation. Medarbetare som upplever en negativ onboarding lämnar dessutom företaget betydligt fortare.

När medarbetare nu jobbar hemifrån är en lyckad onboarding och ett bra första intryck avgörande.

Allan Nygaard, Nordenchef på Talentsoft