Så blir du superstrukturerad som vd

Struktur Som vd brottas du med en daglig virvelvind av saker att göra och krav på dig att åstadkomma. Men hur undviker du att gå under av stress och verkligen få rätt saker gjorda? Vi har frågat struktören David Stiernholm om hans bästa tips att jobba smartare som vd.

Så blir du superstrukturerad som vd
Genom bättre struktur på sitt arbete vinner man tid och minskar stressen. Foto: Stock adobe.

Det är utifrån egna erfarenheter som vd och andra roller i näringslivet som David Stiernholm har kommit att intressera sig för hur man kan jobba mer strukturerat, få mer gjort och stressa mindre. Numera är han föreläsare och författare till ett antal böcker kring personlig effektivitet, nu senast ”Klart! Bli superstrukturerad på 31 dagar”. Och lever ett betydligt lugnare liv där han både har ett spännande jobb och tid över. Samtidigt konstaterar han att han själv inte fick lära sig något kring personlig effektivitet under sin utbildning på Handelshögskolan och menar att det generellt är en kunskap som lärs ut alldeles för lite och att det är väldigt många som har stor potential att kunna jobba smartare.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– Det gäller absolut också vd:ar, konstaterar David Stiernholm. Men det finns väldigt bra verktyg och metoder om man tar hjälp.

Två huvudutmaningar

Innan intervjun har han funderat en del kring vilka huvudutmaningar en vd har och han menar att det i huvudsak handlar om två utmaningar. Den första är att man sprider sina noteringar och att göra-listor på för många ställen. Att samla dessa på ett ställe, gärna digitalt, är det som oftast ger bäst effekt och är också där de flesta som vill göra något åt sin situation börjar.

– När jag tog tag i mitt eget problem med spridda papper och anteckningar ledde det till ett helt rent skrivbord och folk började tro att jag inte fick något gjort, berättar David Stiernholm. I själva verket skapade den ordning jag fick genom att samla saker på ett ställe överblick och en ökad känsla av att ha ryggen fri.

Ta kontroll

Den andra utmaningen är att hantera alla inflöden av information på ett systematiskt sätt. Det handlar om mejl, chatt, telefon, medarbetare som tittar in, kunder som hör av sig och så vidare.

David Stiernholm är struktör och författare med specialitet att hjälpa människor att effektivisera sin vardag. Fotograf: Anna Sigvardsson.
David Stiernholm är struktör och författare med specialitet att hjälpa människor att effektivisera sin vardag. Fotograf: Anna Sigvardsson. David Stiernholm är struktör och författare med specialitet att hjälpa människor att effektivisera sin vardag. Fotograf: Anna Sigvardsson.

Lösningen är att ta kontroll över situationen. Med andra ord, bestäm hur ofta du som vd exempelvis ska vittja din mejlkorg. Enligt en studie från det amerikanska universitetet MIT, som David Stiernholm hänvisar till, så upplevde de som själva styrde över när de tittade på mejlen att de var mer effektiva och upplevde mindre stress. Så stäng av alla aviseringar och bestäm själv några tidpunkter för att tita på mejlen.

– Som vd dikterar man ju också för sina medarbetare vilka kanaler som de ska använda, exempelvis mejl, chatt och sms, och hur länge det är ok att inte svara. För många passar det att titta efter nya mejl en handfull gånger varje dag, chatt kanske lite oftare, konstaterar David Stiernholm.

Mejlstrategi

Han betonar särskilt hur viktigt det är att ha en tydlig mejlstrategi. Här menar han att det är smart att tömma hela inkorgen någon gång i veckan, inte minst för att det är bra att sortera och att slippa se olika mejl man inte hanterat och som skapar stress. Överlag är det bra att snabbt sortera när man tittar i sin mejlkorg. Ta direkt bort det som upplevs som skräp och irrelevant. Spara undan det som kan vara bra att ha för framtiden i någon undermapp. Hur många undermappar man ska ha och hur de kategoriseras är valfritt, enligt honom. Det viktiga är att få undan hanterade mejl.

När det gäller de mejl som kräver någon form av direkt action so ta tag i detta med en gång. De mejl däremot som innebär att man måste göra något men inte direkt bör sparas undan i lämplig mapp och det som ska göras bör skrivas in på att göra-listan.

Översikt viktig

David Stiernholm menar också att det som vd och chef är väldigt viktigt att få överblick och undvika att alltid ha huvudet nere detaljer. Här har han ett antal råd som kan underlätta i vardagen och bidra till större effektivitet och en lugnare tillvaro.

Ett gäller att få kontroll och översikt över stora projekt. Ofta sker de i små steg och de flesta har koll på dem i huvudet. Men om ingen frågar efter dem så är det lätt hänt att man kommer till en punkt där projektet ska vara klart inom kort och att man inte gjort något åt det under en längre tid. Här är det viktigt att skapa en egen lista med alla de små steg som projektet innebär. Först då får man kontroll och börjar arbeta systematiskt och är ute i tid.

Ingen tid

Ett annat problem för många chefer och vd:ar är att man har svårt att få tid över till strategiska frågor som kräver reflektion. Kalendern fylls hela tiden på och upplevelsen är att det aldrig finns tid över för det långsiktiga tänkandet. Ofta försöker man blocka tid för strategiarbete, men det trängs nästan alltid bort av något med högre prioritet. David Stiernholm har två lösningar på problemet. Den första är att likna vid ett 15-spel som fanns förr och där man hade fyrkanter att flytta runt på en bricka med en tom ruta med ett mål att få bokstäver eller nummer att komma i rätt ordning. Med andra ord definiera hur mycket strategitid det behövs under en vecka och skapa motsvarande tid i form av ett antal entimmes block i kalendern. Det regelverk man sedan sätter upp för sig själv innebär att man får flytta runt tiden under veckan, men inte ta bort den. Då har man möjlighet att flytta om något nytt dyker upp.

Ett annat trick är att lägga upp en schablonkalender bakom den befintliga kalendern och i schablonen lägga in hur man vill att tiden ska utnyttjas exempelvis till reflektion. Härigenom gör man sig själv uppmärksam på avvikelser.

Tydliggör för medarbetarna

Som vd är det slutligen viktigt att tydliggöra för medarbetarna när man är tillgänglig och att hitta forum för kommunikation. Exempelvis kan man komma överens om att man normalt inte blir störd under förmiddagarna förutom när vd:n går runt och hälsar på alla på morgonen. Kanske man har öppen mottagning några sena eftermiddagar som alla är informerade om. Det här kan vara svårt eftersom ett modernt ledarskap handlar om att man ska vara coachande, men man behöver faktiskt inte vara det hela tiden.

– Men det är också viktigt att se till att man har någon form av akut-kanal och att man är överens om hur den ska användas, betonar David Stiernholm. Kanske handlar det om chatt eller sms

Slutligen pekar han på att det finns väldigt mycket att vinna på att som vd arbeta mer strukturerat och att få sina medarbetare att göra det. Men det är samtidigt inte särskilt lätt att övertyga medarbetare att de måste ta tag i sin arbetsstruktur eftersom många vill fortsätta göra som de alltid gjort. Människan i sig är ofta inte så förändringsbenägen.

– Mitt råd här är att visa genom att vara ett gott exempel, avslutar David Stiernholm. Försök sälja in nyttan med struktur. Och satsa på de som vill vara med och aldrig på de som inte vill vara med.

Fakta

Sex tips för att bli effektivare

  1. Samla allt att göra på ett ställe och i ett system.
  2. Strukturera hur du hanterar inflöden av information och bestäm när du ska titta på mejl, svara på chatt och sms.
  3. Fundera igenom hur du ska ta hand om din mejl, sortera och göra det som måste göras.
  4. Dela upp långsiktiga projekt i delar och i deluppgifter som tidsätts.
  5. Skapa system, exempelvis med flyttbara tidsblock i kalendern, för att få tid för strategiskt tänkande.
  6. Sätt ramar för din tillgänglighet för medarbetarna och hur du ska få akutinformation.

Karriär

Strategi & målstyrning

Kunskapsmaterial

Inspiration

Ledarskap & styrning

VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.