Så använder du Powerpoint rätt

Ett oräkneligt antal kopior av Powerpoint tuggar varje år ut miljarder bilder av högst varierande kvalitet. Men det som är ett bra och bekvämt stöd för dig som ska prata, kan ha rakt motsatt verkan för både innehåll och åhörare.

Du som presentatör vinner på att visa, snarare än att berätta. Då skapar du också möjligheter att engagera, diskutera och analysera. Kväv inte din publik med nyckeltal och färdiga slutsatser.

Här är några tips:

1. Vilken är din målgrupp?

Vilka ska du prata inför och hur många är de? Vad vet de om ämnet? Är presentationen frivillig eller är de beordrade att lyssna på dig? Vilka frågor kan du tänkas få av publiken? Vad gör du om du inte få några frågor alls? Ha en plan för båda situationer.

2. Tydliggör målet med din presentation

Är det allmän information eller ska ni lansera ett nytt projekt? Ska du förmedla krisinformation eller komplex ekonomisk information? Du måste anpassa ditt material till både målgrupp och till ditt eget syfte. Håll dig alltid till det som är intressant och relevant, skippa lustiga animationer och clipart. Slösa inte med åhörarnas tid och engagemang. Powerpointen är ett stöd och ett hjälpmedel, den ska hjälpa dina åhörare att hitta det viktigaste. Är du tveksam, kör den korta versionen och försök få till stånd en dialog på plats.

3. Håll koll på tiden

Har du fem minuter eller femtio minuter? Skillnaden är enorm. Kort och konsist är alltid bättre än långt och detaljerat. Det tar dessutom längre tid än du tänkt att dra igenom presentationen. Provkör inför spegeln eller en kollega.

4. Var tydlig

Prata långsammare än du gör på kafferasten, på möten och till vardags. Se till att publiken är med dig, etablera regelbunden ögonkontakt. Ta pauser – både för din egen skull och för åhörarnas skull. Prata i max 30 minuter, ta sedan paus – om du måste måste fortsätta prata. Det kanske är läge att lyssna? Eller interagera med åhörarna?

5. Undvik korvstoppning

Varje Powerpointsida har förinställda antal punkter och storlek på text. Försök hålla dig till så många punkter/text som varje sida tillåter. Lägg inte till fler punkter och krymp texten för att få plats med mer information. Prioritera istället det som är allra viktigast, skär bort resten.

6. Använd bilder

Använd gärna bilder. Det är det allra bästa sättet att få publiken att förstå. Se till att inte ha mer än tre sidor i rad med bara text och fakta. Om det går – blanda gärna bild och text på samma sidor. Statistik och ekonomiska fakta vinner på att visas som parallella bilder, om syftet är att genom jämförelse skapa förståelse, till exempel för en ekonomisk situation.