Jobba med HR utan HR-avdelning

– Vi är 30 anställda och har inte råd med en HR-chef, konstaterar vd:n Jonas Dahl. Samtidigt är HR-frågorna otroligt viktiga för oss. Hela den huvudprocess som vi levererar består av människor. Alla säger så klart att personalen är extremt viktig, men mina anställdas förmåga är verkligen det enda som våra kunder är intresserade av att betala för. Utan deras kompetens vore vi ingenting.

Tusen frågor dyker upp

Via konsultbyrån tar de hjälp med ett brett spektrum av frågeställningar. HR-konsulterna kan hjälpa till med upplägg av lönesamtal, de har specialdesignat en arbetsmiljöstrategi, de kan arbetsrätt och arbetsmiljölagstiftning och kan vara bollplank och rådgivare i många olika arbetsgivarfrågor.

– Vår bransch som hänger ihop med bygg och fastighet hade det tufft i höstas, och vi hamnade i en situation vi aldrig befunnit oss i förut, där vi var tvungna att titta på lagrummet och fråga oss, hur hanterar man det här? Varslar man, säger man upp? Vad får man göra, och vad får man inte göra, hur jobbar man med facket?

– Det är tusen frågor som dyker upp, i något som kanske bara drabbar dig en gång under yrkeslivet. Det är omöjligt att ha allt i huvudet. Men det vi inte kunde, det kunde de, förklarar Jonas Dahl.

Specialist som specialist

Stefanie Lindvall är en av dessa konsulter. Hon startade byrån Mensch för drygt tre år sedan, efter att själv ha varit chef för både HR och inom andra verksamhetsområden. Hennes grundtanke med bolaget var att alla företag inte har behov eller råd med en HR-avdelning.

– Man kanske inte behöver anställa någon på heltid, utan det räcker att ta in en HR-konsult då och då som stöttar ledarna och ger dem verktyg. Det kanske behövs hjälp med att sätta en grundstruktur, ta fram processer eller hjälpa företaget bygga upp kulturen, exemplifierar Stefanie Lindvall. Det är i dag vanligt att anlita experter inom andra områden som jurister, revisorer och IT-konsulter. Jag tycker det borde vara lika självklart att ta in specialister inom HR.

Med rätt kultur och ledarskap kan HR-frågorna tillhöra alla chefer i företaget, där en synkad ledningsgrupp jobbar med ett HR-perspektiv som sprider sig ut i organisationen.

– Det som är jätteviktigt då är uppföljning och kommunikation med medarbetare, understryker Stefanie Lindvall. Att man har samtal med dem där man är tydlig med förväntningar och sätter upp en bra struktur.

Stöttar chefer

Med en tydlig process för rekrytering kommer den biten att fungera smidigare. Och hur hanterar man spontanansökningar så att de kommer till användning om det uppstår behov? Hur länge får man spara personuppgifter enligt GDPR?

– I dag hjälper vi våra kunder att implementera verktyg och system som tar hänsyn till GDPR-frågan. Bara en sådan enkel grej sparar även mycket tid, om man tidigare har haft en person som har utfört all denna administration, säger Stefanie Lindvall.

Även duktiga chefer kan behöva verktyg för att klara av till exempel att genomföra samtal med medarbetarna på ett effektivt och kärnfullt sätt. Och lära sig att se kraften i medarbetarna.

– Vill jag som chef lyckas måste mitt team lyckas. Det är medarbetarna som får det här att fungera. Det är värt att investera lite tid i att fråga, ta de här samtalen, ge och ta feedback och utvärdera, menar Stefanie Lindvall.

Ökad samsyn och trygghet

Jonas Dahl på Olsson Lyckefors Arkitektur anser att han och hans kollegor har blivit mycket mer professionella genom att ta in ett kompetent stöd. De har blivit tryggare i hur de ska hantera situationer av olika slag, och förutom all hjälp har de också fått en ny medvetenhet om personalfrågorna. Genom att prata med varandra har de fått en samsyn runt ledarskap.

– Det är ett ständigt pågående samtal på ledningsnivå, kring vår syn på ledarskap och hur man agerar i olika situationer. HR-konsulterna har hjälpt oss med en bra plattform och systematik för det, säger han.