Fem bra förhandlingstips

– Inget fel med det. Men det finns bättre alternativ än smärtgränser. Eftersom smärtgränsen bestäms innan diskussioner inleds kan siffran vara godtycklig eller orealistisk. Att förbinda sig till en stel smärtgräns hämmar också uppfinningsrikedomen när det gäller att generera alternativ, konstaterar förhandlingsexperten Charl Malan.

Han menar att i stället för en smärtgräns kan den svagare parten fokusera på att bedöma sitt bästa alternativ till ett förhandlat avtal (BAF).

– Anledningen till att du förhandlar är att producera något bättre än de resultat du kan nå utan att förhandla. Makt i förhandling härstammar till stor del från förmågan att kunna tacka för sig. Således har partiet med bäst BAF ett bättre utgångsläge.

En alternativ handlingsplan

Till skillnad från smärtgränsen har BAF inget att göra med förhandlingsmål. BAF fastställer snarare en alternativ handlingsplan, vad du ska göra om ett avtal inte kan nås inom rimlig tid.

– Som måttstock mot vilken ett avtal kan vägas hindrar den dig från att acceptera ett dåligt avtal, eller ett avtal som inte tillfredsställer dina intressen, därför att den ger dig ett bättre alternativ på annat håll, säger Charl Malan.

För att skaffa en bra BAF gäller det att lista alla alternativ man kan komma på ifall en stundande affär inte blir av. Därefter väljs de bästa alternativen från listan och dessa utvecklas till realistiska och nåbara avtal. Slutligen väljs det bästa alternativet och hålls i reserv att falla tillbaka på om den stundande affären inte blir av.

– Naturligtvis är det fel att inleda en affärsdiskussion med avsikt att inte komma överens men ett bra BAF är en bra försäkring ifall det går snett. Förmågan att kunna tacka för sig om affären inte tillfredsställer dina behov gör att din presentation blir kraftfull och utstrålar självförtroende.

Ska man då avslöja sitt BAF? Charl Malan menar att det får var och en avgöra i varje enskilt fall men en bra tumregel är följande: Ja, om du har ett bra BAF, det hindrar motparten från att tala med dig som om inget alternativ fanns. Nej, om ditt BAF är svagt. Ju mer du kan om motpartens alternativ, desto bättre förutsättningar att förbereda sig.

Utan ett bra BAF försvagas den svarare partens utgångsläge avsevärt. Exempel på problem som kan uppstå är:

• Starkt internt tryck att komma överens på grund av rädsla att det inte blir affär.

• Pessimism växer och känslan att det måste bli affär tar över.

• Motpartens förslag börjar se bättre ut än ingen affär alls och man glömmer eventuella dolda kostnader och risker som en dålig affär medför.

En mer exakt BAF-analys

Charl Malan rekommenderar att man inte gör en BAF-analys ensam eftersom flera huvuden kan vara bättre i en förhandling. Han betonar vidare att man ska hålla sitt BAF i framkant eftersom mitt i en förhandling hamnar ofta externa alternativ i bakgrunden. Det är därför viktigt att regelbundet genomföra BAF-analyser och väga den aktuella affären mot sitt BAF. Det gäller också att ignorera sänkta kostnader och inte acceptera affären bara för att man investerat för mycket i den för att gå därifrån.

– Viktigt är att förändra vanan att likställa dödläge med misslyckande. Insistera att dina medarbetare utför BAF-analyser. Belöna dem baserat på kvaliteten på deras beslutsprocess snarare än på om de kommer överens.

Gemensam insamling av fakta

Gemensam insamling av fakta och information tillför en bra färdväg till värdeskapande som båda parter tjänar på. Gemensam faktainsamling ska enligt Charl Malan följa dessa fyra steg:

• Skapa en agenda. Kom överens om ramar och regler för förhandlingarna. Var tydlig med tidsschemat samt kostnader för faktainsamling och analys.

• Utse tekniska rådgivare samt analytiska metoder som bidrar till att skapa samförstånd beträffande projektets kostnader och fördelar (i stället för egna experter som presenterar motstridiga tolkningar av data).

• Samarbeta med att utvärdera data och information. När experterna lagt fram sina resultat, diskutera hur ni vill fortsätta. Ta tid att dela med dig av data och fakta till dina egna beslutsfattare.

• Bygg samsyn och konsensus och korrigera missuppfattningar och tolkningar. När parterna är överens om fakta och prognoser blir man mer mottaglig för varandras bekymmer eller farhågor. Prognoser som genereras gemensamt hjälper dig rätta till felaktiga uppfattningar eller tolkningar. Samtidigt blir motparten mer välvilligt inställd till att ompröva orimliga krav och antaganden.

Fakta:

5 bra förhandlingstips

1. Undvik en dominant förhandlingsstil. Skapa en relation med motståndaren. En hjärtlig, vänlig atmosfär är mer gynnsam för framgångsrika förhandlingar än aggressiva hållningar. En samarbetande förhandlingsstil är att föredra i bästa fall, men är helt avgörande när du har en kraftfull motståndare.
2. Förstå vad den andra parten vill ha och varför. Ett bra sätt att stärka sitt utgångsläge i förhandling med ojämlika partner är att förstå vad den andra parten vill och varför. De kan vara marknadsledare eller den enda aktören på en nischmarknad, men om de förhandlar med dig betyder det att du har något av värde att erbjuda. Det är upp till dig att ta reda på vad som skiljer dig från dina konkurrenter i motparten ögon och att använda det till din fördel. Ibland kanske det inte är uppenbart, men lite forskning kan ge dig en ganska bra uppfattning om vad som motiverar motståndaren att gå med i den här affären. De kanske letar efter högre vinster, inträde på en ny marknad, utöka sin omfattning av nuvarande verksamhet eller andra. När du väl vet anledningen till varför den här affären är viktig för dem, kan du sedan försöka erbjuda värde genom denna affär och förhandla för att hjälpa dem att nå sitt mål i utbyte mot bättre villkor. Att känna till motivationsfaktorerna kommer att hjälpa dig ta itu med deras krav på ett korrekt sätt och att få bättre inflytande i förhandlingarna.
3. Identifiera deras svagheter och dra nytta av det. Varje part, oavsett hur stark man är, har sina egna svagheter. I dagens värld är det inte svårt att ta reda på med lite forskning. Svagheter kan ligga i deras förhandlingsstrategi, förberedelser eller själva affären. Kontrollera hur det hänger ihop med affären och använd det till din fördel, diskret. Förstå dina svagheter men dröj inte vid det.
4. Var väl förberedd. Ett högkvalitativt, välkoordinerat team med en tydlig genomförandestrategi kan göra stor skillnad för det slutliga resultatet. En väl förberedd och strategisk inställning till affären är den bästa strategin oavsett hur mäktiga parterna är.
5. Utforma en färdplan och håll dig till den. Du kan dra nytta av en motpart som inte har ett gemensamt förhållningssätt, inte koordinerar bra internt eller där lagmedlemmarna inte delar samma perspektiv. Kom ihåg att affären inte slutar med genomförandet av kontraktet. Det börjar snarare vid den punkten. Oförmågan att samarbeta med dina interna intressenter kan i hög grad skada chanserna att få en bra affär, vilket kan leda till mindre förmånliga villkor i ditt avtal. Något som kan förfölja dig under kontraktets livstid.