9 tips för bra distansmöten

Vad är då fördelarna med virtuella möten?

Med det sagt finns det minst fem skäl till varför vi har virtuella möten:

– Vi sparar tid. Att åka tre timmar eller för all del två arbetsdagar bara för att ha ett kort möte är ofta slöseri med tid.

– Vi sparar pengar. Tågresor, flygresor, hotell för dig och tio andra? Det blir snabbt mycket pengar. Ibland är det värt det. Ofta inte.

– Vi sparar miljö. Digitaliseringen ger oss möjligheter att få mer gjort utan att ta av jordens resurser på samma sätt. Om du sitter på ditt hemmakontor istället för att ta bilen kommer du att släppa ut mindre CO2.

– Vi når talanger och experter var de än finns. Plötsligt har vi tillgång till hela världen och kan dra nytta av de skarpaste hjärnorna oavsett den fysiska plats de befinner sig på, givet att de har tillgång till tekniken som krävs.

– Vi smittar inte varandra med Covid-19 eller andra sjukdomar. Virus må finnas i den digitala världen men de stannar i din dator.

Varför ersätter vi inte alla fysiska möten med virtuella då?

Vi vill samlas runt ”lägerelden” och träffas analogt om det går. Vi är skapta så. När Coronaviruset mattas av, kommer vi att mötas ansikte mot ansikte igen. Frågan är bara i vilken omfattning? Vi har redan haft en trend i att ha fler och fler virtuella möten. Dagens situation kan göra att vi kommer att ersätta fler fysiska möten även i förlängningen. Idag ställs dock många konferenser och möten in – utan att de ersätts. De är framflyttande på obestämd tid.

Hur blir du bra på virtuella möten?

Du ska få med dig nio konkreta tips som, om du använder dem, vässar ditt virtuella ledarskap och dina virtuella möten. Om du gör bara en av dessa bättre än innan så kommer kvaliteten på dina virtuella möten att öka.

1. Planera
   Det låter självklart men ändå missar de flesta redan här. Vad är syftet med mötet? Vad är målet? När ska inbjudan gå ut? Vilket tekniskt system ska ni använda. Har alla det? Är länkar, pinkoder etc. med?
2. Bjud rätt personer.
   En tredjedel av alla inbjudna i Sverige kan inte redogöra för varför just de blev bjudna Men de går ändå (nyfikenhet, smicker och rädsla att missa något är några av drivkrafterna.) Hur siffrorna ser ut i Norge vet jag inte, men jag gissar på något liknande. Slöseriet är enormt.
3. Tänk på tidszonerna.
   Har du personal på andra tidszoner än CET (Central European Time) så hitta tider som är bra för alla. Välj inte bara den tid som passar dig bäst. Variera. Bara för att du vill ha ett möte klockan 1100 så är det inte säkert att din kollega i Singapore vill prata med dig klockan 2000 eller att kollegan i San Fransisco gillar att vara alert klockan 0200
4. Lär dig tekniken
   Antingen behöver du själv vara kompetent i hur tekniken fungerar eller så tar du med en teknisk moderator som är kunnig och kompetent. För en sak är säker: Allt teknik innebär en risk. Detta är i särklass den vanligaste orsaken till irritation. Din login fungerar inte. Bilden hoppar. Videolänken är instabil. Du blir utkastad från systemet. Du saknar en plug-in som du inte ens visste att du behövde. Listan kan göras lång. Vissa saker är utanför din kontroll men det du kan påverka ska du i alla fall kunna. Eller välj ett system som är enkelt från början.
5. Var inloggad i god tid innan mötet börjar.
   Ha som en regel att alla är inloggade tio minuter innan mötet börjar. Det här gör att du hinner pröva igen om du blir utkastad av systemet. Använd tiden åt att snacka väder, familj, intressen eller annat som bygger relationer. När mötet sedan börjar ska det vara tydligt att det är dags för business med hjälp av en tydlig startritual.
6. Låt bli multitasking
   Du kan inte vara närvarande mentalt om du sitter och mejlar, lagar mat, messar, surfar på sociala medier eller onlineshoppar. Om deltagare sitter och långtråkigt väntar på sin tur 90% av tiden har du nog gjort en dålig planering av agendan. Du behöver vara duktig på att engagera och involvera. Använd alla medel som finns. På web-möten brukar till exempel chatfunktioner finnas liksom möjlighet att rösta.
7. Sitt var för sig.
   Särskilt i telefonmöten. De stackarna som sitter på andra håll medan en större grupp skrattar och skojar, tisslar och tasslar, kommer att känna sig isolerade och inte som en del av flocken. Det här är experterna överens om men det är också näst intill omöjligt att få till, så länge några av kollegorna sitter på samma våning. Då bokar de ett konferensrum med högtalartelefon istället. Tipset då är att ni sitter ihop men att alla har egna headset.
8. Stäng av ljudet om du inte pratar
   Vi vill inte höra hunden som skäller eller barnet som gnäller. Vi vill fokusera på att reda ut vårt virtuella möte så bra det går, och gå vidare med våra uppgifter.
9. Håll mötet kort
   Vi klarar inte av att koncentrera oss lika länge i ett virtuellt möte som i ett fysiskt. Variera dig, ha pauser vid längre möten men försök att ha dem så korta som möjligt. Ett sätt är att den viktiga informationen ges ut innan. Då kanske deltagarna kan slippa ”death by PowerPoint

En framtidsspaning också. Virtuella möten kommer bara att bli vanligare, och bättre. Hologramtekniken kommer. Virtual reality kommer. Vi kommer att känna att vi sitter i samma rum. Även om vi kanske inte kan skaka hand eller ge en fysisk kram så kommer vi att ha en allt rikare kommunikationsupplevelse.

Relationer blir inte mindre viktiga i framtiden. Varför inte starta nu med en informell cyberfika, där alla tar med en kopp till sin dator och ägnar en stund åt att bara vara sociala. För det är viktigt.