8 tips på hur du hanterar konflikter på Slack och Teams

– Jag tror inte att konflikter går att undvika helt och hållet i vår digitala vardag. Det kommer alltid att finnas tillfällen då vi inte håller med, rycks med av känslor och till och med blir djupt sårade eller arga. Men vi kan – och bör  – lära oss att hantera dessa situationer genom att kommunicera bättre, säger Kati Vilkki, Lead Coach på design och teknikföretaget Reaktor.

En utmaning enligt Kati Vilkki är att onlineverktyg faktiskt kan underblåsa konflikter. Som kommunikationskanaler är de väldigt smala och saknar utrymme för sammanhang, kroppsspråk och andra “mjuka faktorer”, som kontext och samtalston. Inte minst förutsätter de hög svarshastighet, eftertanke premieras icke.

– Sannolikheten att hamna i upphettade chattsamtal ökar när vi är trötta eller stressade. Då sänks både vår förmåga att prestera kognitivt och att känna empati för andra. I dessa lägen är vi redan mer irriterade och mindre kloka än normalt – ingen bra kombination att gå in i en känslig diskussion med kollegor, om ni frågar mig.

Kati Vilkki tror dock inte på att begränsa vissa ämnen och diskussioner i chattrummen eller skapa strikta kommunikationsregler. Istället behöver alla lära sig hantera eskalerade digitala samtal på ett konstruktivt sätt och använda dem för att faktiskt öka förtroendet mellan deltagarna. Bland annat kan man göra detta genom att bättre förstå hur det kan se ut när en konversation håller på att spåra ur.

– Jag har länge skrivit och pratat om “förtroendecykeln” i organisationer, hur organisationer kan stärka de anställdas förtroende för varandra och därmed öka deras psykologiska säkerhet. Det ger grundförutsättningar för bra kommunikation på jobbet. Och det gäller såklart även online.

Till att börja med kan man enligt Kati Vilkki uppmuntra varandra att ta ansvar för sin egen kommunikation med andra. Vi kan bestämma oss för att medvetet kommunicera så tydligt och respektfullt som möjligt och att lyssna aktivt och med ett öppet sinne.

– När den svåra chattsituationen uppstår – vilket den kommer att göra – kan vi ta itu med våra uppblossande känslor i en fortsatt anda av ansvar – utan att skylla ifrån oss, rättfärdiga, skämma eller ställa krav. Ju mer lär oss lyssna och tala med medkänsla när vi märker hur känslorna bubblar inom oss och andra, desto bättre blir all vår interaktion, säger Kati Vilkki.

Även om vi inte kan fånga våra känslor och spontana reaktioner i just den sekund de kommer så kan vi reflektera efteråt över vad som orsakade dem. Återkoppling med de inblandade och att synliggöra gemensamma observationer är några sätt att avlägsna de spänningar som byggts upp. Det sänker också ribban för andra att göra detsamma.

– Vi har också många möjligheter att vända diskussionen när den pågår. Varje gång vi gör egna inlägg eller svarar på andras kan vi bidra till en konstruktiv dialog. Varje gång vi noterar en het diskussion har vi valet att ingripa och ändra samtalets kurs. Och efter varje häftig diskussion har vi en chans att lära oss, reparera relationer och återfå förtroendet.

Kati Vilkkis bästa praktiska exempel på vad du kan göra nästa gång du befinner dig i eller nära en potentiellt eller faktiskt uppeldad intern diskussion på Teams eller Slack:

• Du kan ta en paus. Du behöver inte reagera omedelbart.

• Du kan prata med någon du litar på för att lugna ner dig.

• Du kan fråga dig själv ”Kommer jag att tillföra värde med den här kommentaren”?

• Du kan be om ursäkt när någon såras, även om din avsikt inte var att såra.

• Du kan be en vän om feedback eller hjälp med att formulera ditt meddelande

• Du kan kontakta personer privat för att få eller erbjuda stöd.

• Du kan organisera en faciliterad dialog för dem som deltagit så att alla får möjlighet att bli hörda.

• Du kan tillsammans med de inblandade bestämma hur diskussionen kan sammanfattas i en offentlig kanal efteråt, givet att det är okej för dem.