5 tips för att arbeta ostört som vd

Arbeta effektivt Många vd:ar lider av känslan att man efter en arbetsdag inte fått något gjort. Man har ständigt blivit avbruten och inte hunnit med det man tänkt göra under dagen. Här gäller det att lära sig värna sina mentala tillgångar och kunna arbeta koncentrerat.

5 tips för att arbeta ostört som vd
Att arbeta ostört är viktigt för att få saker och ting gjorda.

Många vd:ar ägnar sig åt multitasking när de är stressade och det får dem att känna sig mer produktiva och effektiva.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– Men sanningen är snarare den motsatta och dessutom sprids konsekvenserna till fler än multitaskaren. Varje skifte mellan olika saker är kostsamt för hjärnans bearbetningskraft, konstaterar arbetslivs- och organisationsforskaren Gisela Bäcklander.

Det kreativa arbetet är svårt eftersom det kräver mycket av vår uppmärksamhet och vårt fokus.

– Det störs lätt och när man väl är avbruten visar forskning att det kan det ta uppemot 25 minuter att komma tillbaka till det man höll på med, säger Gisela Bäcklander som i sin nya bok ”Ostörd” berättar om hur man kan prioritera och förvalta sina begränsade kognitiva resurser, så att de kan användas där de behövs som mest och dessutom är roligast att tillämpa – i svårt, kreativt, koncentrerat arbete.

Gisela Bäcklander tipsar att man som vd bör vara tillgänglig vissa tider eller dagar och otillgänglig andra.
Gisela Bäcklander tipsar att man som vd bör vara tillgänglig vissa tider eller dagar och otillgänglig andra. Gisela Bäcklander tipsar att man som vd bör vara tillgänglig vissa tider eller dagar och otillgänglig andra.

Just nu jobbar hon i ett projekt om implementering av aktivitetsbaserade kontor och arbetssätt, och håller även på med två olika studier om hemifrånarbete under och efter covid 19-pandemin.

Kan vara mer generös

Gisela Bäcklander avråder till exempel från att kolla mejlen det första man gör på morgonen för att få rätt start på dagen.

– Detta eftersom det ju är alla andras agenda för mig. Då finns risk att tappa fokus på det som egentligen var viktigast att göra just den här dagen.

En mycket positiv bieffekt av att avsätta tid för kvalitetsfokus är att man kan vara mer generös med sin tid vid andra tillfällen.

– Eftersom du vet att du har tid och möjlighet till ditt viktigaste arbete behöver du inte skydda det på övrig tid. Kollegor som kommer och frågar saker är inte ett hot mot det där viktiga som du hoppas få gjort. Du kan vara bjussig med din tid och kunskap. Du kan vara tillgänglig och öppen under den tid du väljer att vara det, säger Gisela Bäcklander.

En ironisk effekt

Hon berättar att flera studier visar att enskilda kontor inte alls är osociala.

– Det kan i många fall vara tvärtom. Att befinna sig oskyddad i ett kontorslandskap får den något ironiska effekten att man drar sig undan.

Forskare har visat att i olika sammanhang där man tvingas till sociala interaktioner med människor, i synnerhet med sådana som man inte valt, tenderar folk att reagera med defensiva beteenden och uppsöka platser där de får vara ifred.

– Om kontoret inte är en plats där man kan koncentrera sig, och har möjlighet att till exempel jobba hemifrån, kan effekten bli att man undviker kontoret så mycket man kan.

Vissa studier har också visat att vid införande av aktivitetsbaserat kontor går de sociala interaktionerna ansikte mot ansikte ner väldigt mycket

– Istället mejlas det mer vilket ju är en fattigare form av kommunikation. Detta bidrar dessutom till att företagets mejlflöde ökar vilket blir till störningar i andras ständigt öppna mejlkorgar, berättar Gisela Bäcklander.

Trevliga personer störs mest

En annan uppenbar faktor som orsakar störningar på kontor är ljudnivån.

– Stora kontorslandskap passar allra sämst för att uträtta koncentrerat arbete, framförallt på grund av ljudnivån, känslan av att kunna bli avbruten och bristen på avskildhet.

Ofta när man blir störd handlar det kanske om att hjälpa en kollega med någonting och det är ju generellt sett något positivt för företaget och inte bara för kollegan.

– Men det kan vara väldigt ojämnt. Den som både kan mycket och är trevlig och hjälpsam kommer att få många fler förfrågningar om att hjälpa till. Antagligen fler än den som kan mycket men är otrevlig och sur och fler än den som inte har lika mycket kunskap eller erfarenhet.

Gisela Bäcklander tipsar att man som vd bör vara tillgänglig vissa tider eller dagar och otillgänglig andra.

– Våga vara lite mindre tillmötesgående och trevlig om du vill vara ifred, särskilt om du informerat om när du faktiskt är tillgänglig, säger hon.

En giftig cocktail

Allt fler människor har mindre strukturerade jobb med stort förtroende och ansvar att själva organisera hur, var, med vem och kanske till och med vad man arbetar med.

– I kombination med en hög förväntan om tillgänglighet kan det bli en giftig cocktail av gränslöst arbete när som helst och var som helst blir arbete överallt, säger Gisela Bäcklander.

Förutom att det riskerar att bli för mycket arbete menar Gisela Bäcklander att risken är stor att det blir fel typ av arbete, det vill säga att reagera på det som larmar mest som mejl och inte på det som skapar mest värde alltså det som är mest intressant eller viktigt.

– Det senare är också det vi har stark motivation inför och som vi anser oss ha blivit anställda för. Det är där vi kan bidra med våra unika förmågor och specialkunskaper, avslutar hon

5 tips för att kunna arbeta ostört

  1. Planera i slutet av en arbetsdag vilka dina topprioriteringar är för nästa dag, 1–3 saker. Helst bara en sak som huvudsak! Skriv ner dem och vad den minsta, närmsta uppgift är att göra för att starta.
  2. Bryt ner dina “Att göra” i mindre, mer specifika delar än du tror. Poängen med detta är att du gör ett arbete innan, som förenklar ditt arbete senare. Troligen får du syn på att innan du kan göra det du först skrev ner så behöver du kolla upp något eller göra någonting annat, som är en förutsättning för det andra. Med den specifika att göra-listan behöver du i princip bara “följa instruktioner” vilket du lättare orkar även om du inte är på topp, särskilt när det är dina egna instruktioner.
  3. Att delegera är något man ju verkligen kan göra som chef så det ska man jobba med. Dels blir man på sikt avlastad, dels ökar det tillväxten av ledarkompetens i organisationen vilket är positivt. Man bör hela tiden bygga på lite grann för framtiden, utveckla saker, inte bara köra på. Att avlasta sin kunskap till processer, teknik, text är något man också kan göra. Men det kräver också tid för att bli av, men kan spara tid i det långa loppet. Det handlar om att inte vara en flaskhals. Få ner sin kunskap och hur man tänker på papper, som kan bli en guide till andra – ihop med delegering. Försök lära ut “hur du tänker” när du fattar olika beslut som folk vill ha din hjälp med, inte bara ”hur du gör”.
  4. Blockera fokuserade arbetspass i tid. Förbered dig genom att tänka och skriva ner vad det är du ska fokusera på, vad du ska göra. Om du tappar fokus läser du din påminnelse till dig själv och kommer tillbaka. Om du kommer på olika viktiga saker så parkerar du dem (skriver ner) på en separat lista och låter dem vila där tills du är klar med ditt fokuserade pass.
  5. Kommunicera kring din tillgänglighet så att andra vet vad de kan förvänta sig av dig, och planera separata tider för tillgänglighet och fokus. Lägg mindre koncentrationskrävande uppgifter under den tid då du är tillgänglig för andra, då kostar det mindre att bli avbruten och du kommer lättare igång igen med det du gör.

Karriär

Strategi & målstyrning

Kunskapsmaterial

Inspiration

Ledarskap & styrning

VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.