5 fallgropar för ledningsgruppen

Den första fallgropen är bristande enighet om ledningsgruppens funktion, syfte och uppgifter. Kai Wiklund konstaterar att den viktigaste frågeställningen är: Varför finns ledningsgruppen?

– Medlemmarna i ledningsgruppen måste vara eniga om ledningsgruppens syfte och funktion i företaget. Det är inte ovanligt att jag får helt olika svar från alla medlemmar i en ledningsgrupp och då fungerar den inte. Medlemmarna i gruppen måste veta varför de är där, ha koll på förväntningar och förutsättningar och ha ett tydligt formulerat uppdrag, säger Kai Wiklund.

Läs även om Lean i ledningsgruppen.

Han har sett att i många ledningsgrupper tas det för givet att alla delar samma bild av gruppen. Här kan man i ledningsgruppen undersöka tre frågeställningar:

• Vilken skillnad önskar vi att ledningsgruppen ska göra för vår verksamhet?
• Vad skulle hända med verksamheten om ledningsgruppen inte fanns?
• Vilket mervärde ska vår ledningsgrupp skapa för verksamheten?

Ineffektiva möten i ledningsgruppen

Den andra fallgropen handlar om Ineffektiva ledningsgruppsmöten.

– Det är viktigt att det finns en struktur för ledningsgruppens möten. Det gäller att få till arbetsformer och överenskommelser för hur själva ledningsmötena ska genomföras. Ledningsgruppens samtal ska inte vara som fikarumssnack, utan de ska vara utvecklande.

Kai Wiklund konstaterar att även i väl fungerande ledningsgrupper kan möten ibland upplevas som ineffektiva. Detta kan till exempel bero på bristande förberedelser eller bristande mötesledning.

– För att höja effektiviteten på ledningsgruppens möten, behöver man bli bra beställare, till både varandra och till personer som tillfälligt deltar i ledningsgruppens arbete. Man bör sträva efter en fokuserad kommunikation. Hålla diskussionen fokuserad på frågorna, och undvika långa utsvävningar. Man får inte vara rädda för att utmana varandra, våga bli utmanad och vara nyfiken när någon har andra synpunkter, berättar Kai Wiklund.

Han tycker att metoden med incheckning och utcheckning i ett möte, som blivit allt vanligare, är bra.

– Vid utcheckningen är det då viktigt att sammanfatta de beslut som tagits under mötet så att alla i ledningsgruppen går ut med samma information till verksamheten.

Ett samkört team

Den tredje fallgropen är att ledningsgruppen består av en samling enskilda ledare och inte ett samkört team.

– Det är alltför vanligt att medlemmar i ledningsgruppen har olika drivkrafter i arbetet i ledningsgruppen. En del chefer ser som sin uppgift att vara företrädare för sin egen verksamhet, medan andra tar för givet att det handlar om att tänka och arbeta utifrån hela verksamhetens behov och situation.

För att undvika att hamna i denna fallgrop, kan ledningsgruppen aktualisera följande frågor:

• Ser vi det som vår roll att hjälpa varandra?
• Ber vi om och ger vi varandra feedback?
• Står vi tillsammans bakom besluten som fattas i ledningsgruppen?
• Intar vi ett helhetsperspektiv i frågorna vi diskuterar?
• Delar vi resurser med varandra?

Relationsproblematik

Den fjärde fallgropen handlar om relationsproblematik i gruppen.

– Om man i ledningsgruppen har inställningen att vi ska lyckas tillsammans och har psykologisk trygghet leder det till ett tryggt klimat där man vågar vara oense, be om hjälp och erkänna sina misstag.

Kai Wiklund konstaterar att kunna ha diskussioner och olika uppfattning i sakfrågor har visat sig vara ett kännetecken för en välfungerande ledningsgrupp. Relationskonflikter däremot, vet man påverkar ledningsgruppens effektivitet på ett negativt sätt.

– Att arbeta förebyggande med den psykologiska tryggheten och klimatet i ledningsgruppen är avgörande för chefernas välmående och det resultat ledningsgruppen skapar.

Den femte fallgropen handlar om för lite reflektion över eget fungerande.

– Det gäller för ledningsgruppen att inte fokusera på detaljer och kortsiktig resultatuppföljning. Många som sitter i ledningsgrupper känner sig trygga med att jobba med operativa frågor. De är kunniga där. Det gör att ledningsgruppen jobbar alltför mycket med den konkreta verksamheten. Tiden sägs inte räcka till, men det är egentligen en fråga om att prioritera vad som är viktigt, säger Kai Wiklund.

När ledningsgruppen saknar reflektionen över hur de fungerar tillsammans, tycker Kai Wiklund att man kan ställa sig följande frågor:

• Har ni kreativa och funktionella arenor där ni reflekterar över hur ni fungerar tillsammans?
• Vågar ni tala om eventuella ”elefanter i rummet”?
• Vet du hur du ska säga vad som kan förbättras på ett sätt som gör att det blir konstruktivt?

Kai Wiklund avslutar med att poängtera att ledningsgruppen måste fråga sig vad den mäktar med.

– Det är viktigt att ledningsgrupper känner sina gränser och ser när det är dags att backa, när det är dags att sätta ner foten eller lätta på bromsen, säger Kai han.