11 tips för ett lyckat möte

Före mötet/planera planera planera

1. Klargör syftet. Varför ska det här mötet äga rum? Redan här visar det sig ibland att mötet kan ersättas av ett mejl eller ett samtal.

2. Sätt tydliga mål. Vad är det vi ska uppnå? Det kan vara ett eller flera mål.

3. Skriv agenda. Alla punkter ska driva mot målet. Stryk punkten Övriga frågor! Där dyker det ofta upp saker som är irrelevanta för pågående möte.

4. Ta ut laguppställningen. Med syfte, mål och agenda klargjort är det lättare att bjuda in rätt personer – och att välja bort dem som inte ska vara med.

5. Skala av en kvart. Planera för ett kortare möte – lite tidspress skapar ofta mer effektivitet. Börja med de viktigaste punkterna på agendan och ta det sista över mejl om ni inte hinner med allt.

Under mötet/Följ planen

6. Starta i tid. Det är ett sätt att visa respekt för allas tid.

7. Pulsera mötet. Se det som ett träningspass med uppvärmning, hårdträning och nedvarvning.

a. Uppvärmning: Hälsa välkommen, gå igenom agendan – och fråga om något tillkommit sedan agendan skickades ut. Det är absolut ok att vara social – men under begränsad tid.

b. Hårdträning: Börja med dagens tuffaste frågor så att ni vet att de hinns med. Se till att beslut verkligen blir beslut. Om något ska göras – vem ska göra det och när?

c. Varva ner: Runda av med punkter som mest är information och som vid tidsbrist kanske kan mejlas ut. Avsluta med att utvärdera mötet i 2–3 minuter. Vad gjorde ni bra, nådde ni fram till målen, vad ska justeras? Då jobbar ni med ständiga förbättringar och alla tar ansvar för kvaliteten.

8. Planera en paus. Är mötet längre än en timma så lägg in paus för att orka hålla fokus.

9. Sluta i tid – eller för tidigt! Följ agendan, boka nya möten för sådant som är viktigt men inte hör till just det här mötet. Om ni måste dra över ändå så fråga om det är okej.

10. ”Parkera” frågor. Ofta under möten kommer det upp frågor som visar sig vara väldigt viktiga att diskutera och blir till långa sidospår. Här är det viktigt att som mötesledare vara bestämd och tänka på tiden som går. Var snabb med att fånga upp de där frågorna som behöver ta lite mer plats och boka in ett nytt möte för dem, så att ni kan fortsätta med agendan och hinna med allt som ska hinnas med.

11. Vem, när, hur? Avsluta varje möte med en tydlig sammanfattning kring hur ni går vidare. Vem gör vad? När görs det? Hur görs det? Boka in ett uppföljande möte direkt så att alla vet tidsramen och får en tydlig känsla av framåtrörelse.