Vems ansvar är det då?

Här kommer lite fakta först.

Innan pandemin och 20 år bakåt fördubblades mötestiden i Sverige. Från pandemin startade till 2023 ökade mötestiden med ytterligare 13%. När tar denna oönskade utveckling stopp? Inget tyder på det, utan studier visar att den kommer att fortsätta öka. Hur känns det?

Trots att massor av studier visar att dåliga möten, för många möten är det största hotet mot produktiviteten. Trots att studier visar korrelationen mellan för många möten och stress, ohälsa och att medarbetare vill byta jobb.

Vi har en väldigt omoderna möteskultur i dag som inte har ett samband med vare sig affärsplaner, ledarskap- eller medarbetsfilosofier eller för den del värderingar. Vi har möten i mångt och mycket som på 70-talet. Det är monologer, otydliga syften och mål, undermåliga agendor et cetera. Stora delar av våra möten upptas av information, statusuppdateringar, avrapporteringar trots att vi har andra kanaler vi kan använda till just det.

Varför? Här kommer ett av svaren.

Ett av mina barnbarn, Alva, är fem år. Hon hade gjort något som hon vet att hon inte får göra och hade gjort det igen. Min svärson skulle prata allvar med henne. De satt bredvid varandra och Alva satt tyst och lyssnade. När tillrättavisningen var klar sa Alva, fem år: ”Är mötet slut nu pappa?”

Dvs en femåring lägger ihop något tråkigt med ett möte. Om två år börjar Alva ettan och när hon går ut grundskolan har hon inte fått en enda timmes utbildning inom möten. Likaså i gymnasiet, högskola och universitet. Sedan kommer hon in på sin första arbetsplats utan att veta att det finns ett alternativ. Tänk efter när du själv fick ditt första jobb där du fick vara med på ett möte. Eftersom vi är flockdjur så tittar vi på de andra för att se hur de gör. Efter några år så blir hon chef (tänk när du fick ditt första chefsjobb) då ärver hon möten från förgående chef och så där fortsätter det.

För hur skall det kunna bli en utveckling när ingen har utbildning?

Jag föreläste för 600 högt uppsatta chefer vars mötestid i snitt uppgick till 70 procent av arbetstiden, och frågade dem: ”Hur många av er är utbildade inom möteskultur?” Fem stycken räckte upp handen. Är du utbildad?

Den interna kommunikationen och möteskulturen är ett ledningsstrategiskt ansvar. Det går inte att delegera styrningen i verksamheten. Här kommer ett tips för hur strukturen av detta kan se ut:

Ledningsgruppen

• Sätter riktningen/strategin
• Föregår med gott exempel
• Utvärderar och följer upp möteskulturen

Stödjande funktioner, HR. Kommunikation, IT

• Erbjuder utbildning & verktyg
• Analyserar och förbättrar mötesklimatet
• Implementerar initiativ och driva förändring

Chefer

• Planerar och strukturerar möten
• Leder mötena effektivt och engagerande
• Dokumenterar beslut och säkerställer uppföljning

Medarbetare

• Tillämpar kultur och riktlinjer
• Bidrar aktivt och konstruktivt
• Utför egna åtgärder och beslut

Att ta tag i sin möteskultur är den lägst hängande frukten för att frigöra tid i en organisation. Verksamheter som tar tag i detta frigör 30 procent av mötestiden vilket i en medelstor och stor organisation är fyra timmar för en tjänsteperson och åtta timmar för en chef. I veckan.

Se er möteskultur som motorn i verksamheten. Om den inte är välsmort så kommer det att knacka och hacka. Vi kommer slösa bort en massa tid som inte skapar effekt, och stressnivåerna kommer att öka och engagemanget kommer fortsätta att sjunka. En välsmord motor kommer skapa en enorm framdrift som ökar engagemanget och måluppfyllelse.

Till sist bästa vd, vet du hur mycket lönekostnad ni investerar i er möteskultur varje år? Är det en ledningsstrategisk fråga för dig?

Homo Sapiens blev inte herre eller damen på täppan för att vi var starkast. Vi blev det för att vi började samarbeta och fick ett gemensamt språk. I dag är det många möten där inte grunden är samverkan utan information och statusuppdateringar. När det gäller språket gällande möten så finns det knappt. När jag skriver möteskultur, mötesstruktur, agenda, syfte, mål med ett möte exempelvis så vet jag att du har en annan uppfattning av vad det betyder än andra som läser den här texten. Hur skulle vi kunna ha ett gemensamt språk efter som nästan ingen är utbildad?

Till sist bästa vd, vet du hur mycket lönekostnad ni investerar i er möteskultur varje år? Är det en ledningsstrategisk fråga för dig?

Det finns en enorm potential om ni skapar en modern och hållbar möteskultur. En möteskultur där alla får känna lust, mening och delaktighet i varje möte. En enorm kraft!

Micke Darmell är föreläsare och författare med över 50 000 timmar i mötets tjänst.