Håll dig uppdaterad med vårt kostnadsfria nyhetsbrev

Varje vecka får du en sammanfattning av de senaste nyheterna direkt till din inkorg.

Registrera dig

Vad du behöver veta om medarbetarundersökningar

Verktygslådan Om en medarbetarundersökning används på rätt sätt kan den ge bra förutsättningar för medarbetarnas välmående såväl som på affärsresultat. Här reder företaget Puls Solutions ut begreppen och ger tips på hur man lyckas med en medarbetarundersökning. 

Vad du behöver veta om medarbetarundersökningar
Om man använder en medarbetarundersökning på rätt sätt kan den ge insikter och diskussionspunkter som verkligen förbättrar företaget, på riktigt! Foto: Adobe Stock

Medarbetarundersökningen diskuteras ofta i olika ledningsgrupper: ”Varför ska vi lägga tid på detta?” ”Vi pratar väl med vår personal, eller vågar de inte tala om vad de tycker i våra möten?” ”Vill vi göra en medarbetarundersökning för att vinna ett pris eller är vi ute efter att börja prata om sådant som vi kanske inte har pratat så mycket om tidigare men faktiskt behöver prata om?”

Om man använder en medarbetarundersökning på rätt sätt, så kan den ge er insikter och diskussionspunkter som verkligen förbättrar företaget, på riktigt!

En väl fungerande medarbetarundersökning ger viktiga insikter kring olika områden som till exempel:

• hur vi mår.

• hur attraktiva vi är som arbetsgivare.

• hur skapar vi engagemang och ett välmående?

• hur kan vi förbättra våra team?

• hur kan vi utveckla våra ledare?

Utmaningarna med medarbetarundersökningar är sällan att mäta och ställa rätt frågor, istället dyker det upp diskussioner kring:

• Hur kan jag som chef förstår vad jag behöver göra?

• Är det bara chefen som ska agera? Det handlar väl om allas ansvar?

• Hur kan vi veta att vi fokuserar på rätt saker som verkligen hjälper oss att utveckla team och ledare?

Lyckas med en medarbetarundersökning

Det finns olika sätta att jobba med medarbetarundersökningar och man bör fundera på vad som passar bäst in hos det egna företaget. Ett bra sätt att implementera en medarbetarundersökning på, är att gå igenom följande steg:

1. Bestäm syftet: varför ska vi jobba med en medarbetarundersökning hos oss?

2. Bestäm hur ni vill jobba med medarbetarundersökningen efter ni har fått resultatet.

3. Planera för hur ni ska få med er cheferna så att de verkligen använder datan.

4. Planera för hur ni ska få med er medarbetarna så att de är delaktiga.

5. Fundera på hur ni ska följa upp ert arbete så att ni verkligen drar nytta av aktiviteterna.

1. Vad är syftet med en medarbetarundersökning?

Fundera på vad syfte är med att jobba med en medarbetarundersökning. Är det för att vi ska sätta betyg på arbetsgivaren så att vi kan vinna priser och komma med på olika listor? Är det för att vi vill följa upp ofta och agera när det behövs så att vi verkligen menar allvar? Är det för att vi vill driva förbättringar kopplat till medarbetarengagemang och även affärsresultat? Fundera på vad syftet är med att jobba med en medarbetarundersökning hos er och tydliggör detta syfte så att alla förstår ert ”varför”.

2. Hur ska ni jobba med medarbetarundersökningen?

Årlig medarbetarundersökning

Många organisationer har en årlig medarbetarundersökning. Fördelen är att man får en komplett bild på hur allting ligger till just då vid den tidpunkten som man mäter. Utmaningarna med en årlig medarbetarundersökning är till exempel att den ofta tar lång tid att genomföra, det tar många gånger lång tid innan man får ett analyserat resultat som man kan agera på, man lägger allt fokus på datan som man samlat in vid en enskild tidpunkt vilket kan innebära att om någon haft en riktigt dålig dag just då så blir datan missvisande och man drar kanske fel slutsatser.

En kvartalsvis medarbetarundersökning

Kvartalsvis fungerar bra för många organisationer. Ofta kanske man redan arbetar med olika förbättringsåtgärder på kvartalsbasis till exempel enligt en OKR-metodik. Då passar det bra att genomföra medarbetarundersökningar kvartalsvis och följa upp olika KPIer kopplat till dessa medarbetarundersökningar. Gör man en medarbetarundersökning en gång per kvartal kan man fundera på att göra en mindre kortare pulsmätning och inte en fullständig undersökning.

En mindre medarbetarundersökning varje månad

En mindre kortare medarbetarundersökning i form av en pulsmätning varje månad fungerar bra för de flesta organisationer. Man mäter då med färre frågor som ger indikationer på olika områden i medarbetarundersökningen. Att mäta på månadsbasis gör det också enkelt för organisationen att koppla resultaten till olika KPIer som man redan tittar på varje månad: ofta mäter och följer organisationer upp finansiella nyckeltal på månadsbasis – varför inte även följa upp medarbetarengagemang varje månad? Medarbetarengagemang är ju förutsättningen för att kunna leverera bra på de andra mer affärsrelaterade KPIerna.

Mäter du varje månad behöver det inte innebära att du ska ta fram aktiviteter och handlingsplaner varje månad. Mät med syfte att stämma av att ni är på rätt väg, hitta tidiga varningssignaler och agera om och när ni behöver.

Medarbetarundersökning varje vecka

Att mäta och lyfta upp data kring medarbetarengagemang varje vecka sätter verkligen medarbetarengagemanget i fokus. Gör man en medarbetarundersökning varje vecka så pratar vi om en mindre kortare pulsmätning med ett fåtal frågor och helst ska det inte vara samma frågor som dyker upp varje vecka. Då kommer medarbetarna sannolikt att tröttna.

Denna metod passar ofta organisationer som redan jobbar mycket agilt, som kanske redan har en process på plats med veckomöten eller pulsmöten. Här är det viktigt att cheferna verkligen är redo för så hög frekvens av mätningar, för om ingen bryr sig om att reflektera över resultaten så kommer sannolikt medarbetarna sluta att svara på pulsmätningarna.

3. Hur ska vi få med oss cheferna i arbetet med en medarbetarundersökning?

Oavsett hur ofta ni tänker mäta så är det viktigt att cheferna är med på banan. Se arbetet med medarbetarengagemang som ett förändringsprojekt. Det är viktigt att cheferna förstår varför ni arbetar med en medarbetarundersökning och vilket värde detta arbete tillför till dem. Det är även viktigt att cheferna är delaktiga i hur ni ska jobba med medarbetarundersökningen så att de får vara med och påverka, för om de inte bryr sig om det eller inte köper in på metodiken så kommer det att bli stora utmaningar.

Datan som samlas in i en medarbetarundersökning kan hjälpa cheferna att utveckla sina team och sitt eget ledarskap så att de i slutändan blir bättre chefer, får gladare och mer engagerade medarbetare som har kul på jobbet och levererar bättre affärsresultat.

4. Hur ska vi få med oss medarbetarna i arbetet med en medarbetarundersökning?

Att få med sig medarbetarna med en hög svarsfrekvens i en medarbetarundersökning beror oftast på följande faktorer:

• Medarbetaren förstår varför ni gör en medarbetarundersökning.

• Medarbetaren har förtroende för hur svaren hanteras och att något händer med deras svar så att man inte bara samlar in en massa data.

• Att inte undersökningen är för lång för ofta så att det blir jobbigt att svara.

Vad är syftet för en medarbetare?

Varje medarbetare behöver förstå varför ni ska jobba med en medarbetarundersökning. Vad ger det mig för värde till mig som medarbetare? Är mina svar anonyma? Hur ofta ska jag svara på frågor? Måste jag delta varje gång? Det är viktigt att fundera på vilka frågeställningar som kan tänkas dyka upp och var redo att förklara detta för medarbetarna.

Skapa förtroende och se till att något händer när ni samlar in svaren

En studie av AON visar att de flesta medarbetarna anser att sin chef inte jobbar med medarbetarundersökningen efter att de fått svaren: de menar att medarbetarundersökningen mest är en grej som man ska bocka av att man har gjort. I grunden handlar det om att bygga ett högt förtroende hos medarbetarna. Ett förtroende som gör att man vågar säga vad man tycker och svara på ett sätt som man verkligen kan stå för utan att känna sig hotad. Inte att man svarar högt på frågorna för att det är kopplat till någon belöning eller dylikt. Det är även viktigt att förklara vad som händer med resultatet efter att ni har svarat på frågorna och hur ni ska jobba med resultatet.

Mäter man ofta med mindre pulsmätningar så behöver man inte skapa handlingsplaner och aktiviteter efter varje mätning. Men man måste göra det de gånger som man har sagt att man ska göra det – ”walk the talk”. Det man bör göra efter varje mätning är att tillsammans reflektera över resultatet i sitt team. Det kan räcka med att man tittar på resultatet under 5 minuter då man tillsammans snabbt reflekterar över till exempel veckans eller månadens resultat och funderar på om man är på rätt väg eller om man behöver agera på något. Precis på samma sätt som man reflekterar över till exempel sitt kundlager eller rörelsemarginalen.

Minska medarbetarundersökningens omfattning när frekvensen ökar

Mäter man en gång per år så kan medarbetarundersökningen innehålla ganska många frågor men mäter man varje vecka så måste det vara korta pulsmätningar som går snabbt att svara på. Även om ni skulle vilja stämma av och ha svar på alla frågor varje vecka så måste det gå snabbt för medarbetaren att svara på annars orkar man inte delta.

5. Följ upp arbetet med medarbetarundersökningen

Man får sällan optimala resultat om man inte följer upp sitt arbete och sina aktiviteter. Det gäller oavsett vad man jobbar med. Alltför ofta så agerar inte cheferna eller teamen på den feedback som man har fått. Då går man miste om många möjliga vinster:

• Olika förbättringsmöjligheter som kan påverka både medarbetarengagemang och affärsresultat.

• En förbättrad dialog med sina medarbetare och inom teamet

• Kunna bygga ett ökat förtroende i gruppen (om man mäter men ingen bryr sig så minskar förtroendet)

Inkludera dina medarbetare i processen, det skapar ett mer engagerat ditt team och desto lättare blir ditt jobb som chef.

Följ följande steg efter att du fått ett resultat:

1. Tacka dina medarbetare för att de har deltagit och svarat på en medarbetarundersökning.

2. Visa och gå igenom resultatet efter varje mätning.

3. Reflektera tillsammans över ert resultat och fundera på om ni behöver agera på något.

4. Definiera åtgärder vid behov – det behöver man inte göra varje gång om man mäter ofta.

5. Kommunicera och följ upp så att åtgärderna verkligen blir genomförda.

Viktiga lärdomar från olika medarbetarundersökningar som du kan dra nytta av:

1. Berätta varför vi ska arbeta med en medarbetarundersökning, vad ger det mig som medarbetare? Vad ger det mig som chef?

2. Säkerställ så att cheferna är med på hur ni ska arbeta.

3. Var öppen med era resultat: det är allas resultat och allas ansvar. Inte bara chefernas och ledningens.

4. Säkerställ så att medarbetarna kan svara anonymt och så att de känner sig trygga med att svara.

5. Förklara vad som kommer att ske med resultatet: mäter ni i syfte att identifiera åtgärder för att driva förbättringar eller är det för att säkerställa att ni är på rätt väg och kan agera i tid om ni behöver?

6. Var försiktig med att sätta bonus och andra belöningar kopplat till era resultat. Detta kan driva helt fel beteenden hos både chefer och medarbetare.

Karriär

Strategi & målstyrning

Kunskapsmaterial

Inspiration

Ledarskap & styrning

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.