Skickliggör din styrelse som vd i en stiftelse

I en stiftelse är det också viktigt att ha en styrelse som förstår och engagerar sig i verksamhetens långsiktiga syfte, och det är vd:ns ansvar att skapa rätt förutsättningar för detta samarbete. Helene Mellström, vd för vård- och omsorgsorganisationen Bräcke diakoni, förklarar att hon ser sin uppgift som att ständigt utbilda och informera styrelsen om stiftelsens ändamål.

–Det är mitt viktigaste uppdrag, att vi inte tappar bort varför vi finns till och hur vi tolkar vårt uppdrag i dag, säger hon.

Stiftelsens stadgar och ändamål, ofta satta för över hundra år sedan, måste tolkas i dagens samhälle och i linje med aktuella behov.

Ann Söderström, som är sjukhuschef för Carlanderska, en annan stiftelse, ser också den största skillnaden i bristen på en ägare.

– Det finns ingen ägare som kan skjuta till pengar i dåliga tider, vilket gör att vi som vd och styrelse måste vara mer självgående och långsiktiga i vårt arbete, förklarar hon.

Vikten av rätt förutsättningar

En central del i att ”skickliggöra” styrelsen i en stiftelse handlar om att säkerställa att den har de rätta förutsättningarna att fatta välgrundade beslut. För Helene Mellström innebär detta att hela tiden hålla styrelsen uppdaterad om stiftelsens mål och uppdrag.

– Vi utbildar nya styrelseledamöter i vad vi gör och hur vi tolkar ändamålen. Detta arbete sker som en del av styrelsens årshjul, där man varje år återbesöker och tolkar stiftelsens syfte och mål, förklarar hon.

Ann Söderström arbetar på ett liknande sätt. Hon poängterar vikten av att involvera styrelsen tidigt i strategiska diskussioner och beslut.

– Jag är noga med att inte komma till styrelsen med färdiga förslag, utan att vi gemensamt lägger upp strategin, säger hon. Detta skapar inte bara engagemang utan även en känsla av delaktighet och ägarskap i styrelsens arbete.

Kommunikation och engagemang

Kommunikationen mellan vd och styrelse är en annan central aspekt. För både Helene Mellström och Ann Söderström är det viktigt att skapa en öppen och transparent kommunikation, där styrelsen får den information den behöver för att kunna fatta beslut. – Jag gör egna rapporter, till exempel en sjukhuschefsrapport, som ger styrelsen en bra översikt av vad som händer i verksamheten, förklarar Ann Söderström.

Helene Mellström använder också rapporter och strategiska diskussioner för att skapa engagemang i styrelsen. Hon ser till att styrelsen får ta del av berättelser om de människor och grupper stiftelsen hjälper, vilket skapar ett emotionellt engagemang.

– För att styrelsen på bästa sätt ska kunna bidra med kunskap och engagemang så är det viktigt att rapporterna också innehåller berättelser från våra verksamheter, där vi möter dem vi finns till för, säger Helene Mellström.

Utmaningar och lösningar i styrelsearbetet

En av de största utmaningarna för en vd i en stiftelse är att hantera styrelsemedlemmar med olika bakgrunder och erfarenheter. Helene Mellström nämner att många av hennes styrelseledamöter kommer från olika professionella områden och kan ha olika synsätt på vad som är viktigt för stiftelsen. För henne är det en utmaning men framför allt en fördel att ha en styrelse med en mix av kompetenser.

– Styrelsen bidrar med olika perspektiv som vi gemensamt använder för att tolka ändamålen i den årliga arbetsprocessen, säger hon.

Ann Söderström beskriver också hur viktigt det är att styrelsen har rätt kompetens och förståelse för de beslut som fattas.

– För att skapa tillit och ett effektivt samarbete måste styrelsen kunna utmana mig. Men de behöver också förstå vad vi fattar beslut om och konsekvenserna av dessa beslut, förklarar hon.

För att uppnå detta arbetar Ann Söderström med att skapa en balans mellan att ge styrelsen tillräcklig information utan att överbelasta dem med detaljer.

Skapa långsiktig framgång

En annan viktig del i att skapa ett skickligt samarbete mellan vd och styrelse i stiftelser handlar om att navigera i den långsiktiga utvecklingen av verksamheten. Både Helene Mellström och Ann Söderström beskriver hur de måste vara kreativa i att hitta nya finansieringsvägar och strategier för tillväxt, eftersom de inte har samma flexibilitet som ett privat företag med externa ägare.

Helene Mellström lyfter fram hur det för stiftelsen kan vara svårt att växa snabbt eftersom det inte finns möjlighet att ta in kapital från externa investerare.

– Vi har vuxit mycket med operativ verksamhet, men vårt kapital räcker inte alltid till för att finansiera expansionen, säger hon. För att hantera detta arbetas det ofta med strategiska beslut om tillväxttakt och finansiering i nära samarbete med styrelsen.

Ann Söderström ser också på den långsiktiga utvecklingen som en viktig aspekt.

– Vi måste hela tiden arbeta med långsiktig planering och omvärldsbevakning för att förstå var vi är på väg och hur vi bäst kan möta nya utmaningar, säger hon.