Så skapas ett samarbetsklimat i ledningsgruppen

– Det är lätt att så kallad falsk konsensus uppstår berättar ledningsgruppsexperten och psykologen Michael Soderling. För ju mer man brustit i att ta fram ledningsgruppens syfte, primära intressenter och att definiera medlemmarnas mandat, ju mer upplagt är det för konflikter.

Enligt honom handlar det ofta om att på ett konkret sätt träna en ledningsgrupp för att undvika personkonflikter och öka förståelsen för varandras åsikter och därmed ge bättre förutsättningar för att skapa samsyn. En viktig del är hur man kommunicerar i gruppen.

– I lågpresterande ledningsgrupper så ägnar medlemmarna ofta 90 procent av tiden åt egen argumentation när de kommunicerar, men i väl fungerande ledningsgrupper så består en medlems kommunikation av 50 procent egen argumentation och 50 procent lyssnaNde och att försöka förstå andras perspektiv, konstaterar Michael Soderling.

God samsyn

Enligt honom underlättar god kommunikation processen att uppnå god samsyn och naturligtvis ger god samsyn god kommunikation. Hans rekommendationer för en bra kommunikation inbegriper bland annat följande:

– Att endast föra in information som är ny och/eller relevant.

– Att ställa öppna frågor.

– Att undvika ledande frågor.

– Att undvika ironi och olika former av klagande.

En vanlig fälla i en grupp är också den mänskliga tendensen att spekulera. Detta styrs ofta av omedvetna föreställningar om vad en person tycker eller om vad som ska hända. Enligt Michael Soderling bör man alltid se upp med spekulationer och försöka hålla sig till fakta. Annars tenderar spekulationerna att bli sanningar som biter sig fast och stör relationer och beslutsgången.

– Spekulationer driver vissa kommunikationsbeteenden som leder till motsatsen, det vill säga icke verklighetsbaserad problemlösning, betonar han.

Mångfald berikar

I de fall ledningsgruppen innehåller personer med stora olikheter kan mångfalden i sig vara berikande och ge större möjligheter till problemlösningar. Samtidigt är riskerna större då man kanske inte har lika stor samsyn.

Ett grepp för att öka samsynen kan här vara så kallade utforskande samtal genom functional subgrouping. Metoden utgår från att man inom en grupp har (minst) två subgrupper som tycker olika. Det vanligaste mönstret är att respektive subgrupp argumenterar för att övertyga den andra. Det förekommer inget äkta lyssnande utan när någon från den ena subgruppen pratar, väntar medlemmar i den andra på att talaren ska bli tyst så de får säga ”ja, men…” Functional subgrouping bryter det mönstret genom att låta subgrupp A diskutera sinsemellan medan subgrupp B endast lyssnar. Sedan byter man så att subgrupp B pratar sinsemellan och subgrupp A lyssnar. Härigenom uppstår ofta en större förståelse för den andra gruppens åsikter och därmed ökar möjligheterna att mötas.

– Angreppsättet innebär att man upptäcker en massa nyanser hos de andra, något som underlättar, avslutar Michael Soderling.

Exempel på hur man kan arbeta med functional subgrouping

Michael Soderling jobbade med en ledningsgrupp som drev ett företag som blödde pengar. Alla i ledningen hade insikt i problemet, men varenda diskussion körde fast. Ena subgruppen menade ”vi måste sätta igång en neddragningsprocess.” Den andra subgruppen menade ”ja, men vi kan ju inte sätta vår lojala personal på bar backe.”

Jag lät den första subgruppen prata om skälen till att dra ner under det att andra subgruppen lyssnade. I den rundan nyanserades och fördjupades frågeställningen. Istället för att varje utsaga möttes med ”ja, men”, möttes utsagorna med ”just det… dessutom… och en konsekvens av det är…” och så vidare. Sedan bytte grupperna roller och den andra subgruppen utforskade och fördjupade perspektivet kring etik, samhälls- och arbetsgivaransvar under det att den första lyssnade.

Ovanstående gjorde att nyanser framträdde och därefter kunde gruppen komma till det livsnödvändiga beslutet att sätta igång neddragningen. Dittills hade det varit bokstavligen omöjligt, de hade tragglat frågan i flera månader utan att ens närma sig en lösning. Det ovan beskrivna tog en kvart.

Fakta

Kommunikation i ledningsgrupper

• Skapa samsyn genom att ha syften och primära intressenter klara
• Definiera medlemmarnas mandat.
• Lyssna och förstå andras åsikter.
• Argumentera inte för ensidigt.
• Undvik ironi och att klaga.
• Spekulera inte om personer eller saker utan fokusera på fakta.