Så skapar du en trygg ledningsgrupp

Sedan 1960-talet har psykologisk trygghet varit ett begrepp inom organisationsforskningen. Det är en viktig förutsättning för att gruppmedlemmar ska våga lyfta nya idéer, ifrågasätta etablerade sanningar och erkänna misstag. Detta har bland annat uppmärksammats i en flerårig studie som Google genomfört på ett antal grupper i sin organisation.

– Hos Google konstaterades att det som framför allt särskiljer framgångsrika högpresterande team från mindre framgångsrika är psykologisk trygghet, säger organisations- och ledningskonsulten Ingrid Löjdquist, ILK AB.

Hon har i mer än 25 år arbetat med grupputveckling, framför allt som stöd till ledningsgrupper i sin strävan att bli samstämmiga, samarbetande och strategiska.

Öppenhet om fel

1999 publicerade Harvardprofessorn Amy Edmonson en studie där hon jämfört effektiva och mindre effektiva grupper.

– I studien framkom att de effektivare grupperna var de som rapporterade flest fel något som förvånade Amy Edmondson fram till dess att hon insåg att de som rapporterar flest fel behöver inte vara de som gör flest fel, bara att de är öppnare med de fel de begått. Öppenhet om fel är en viktig framgångsfaktor, berättar Ingrid Löjdquist.

Tillsammans med Amy Edmonson har hon utvecklat ett instrument för att mäta graden av psykologisk trygghet (klimatet) i en grupp och hur den förhåller sig till gruppens effektivitet i sitt interna respektive externa arbete. Klimatet mäts med hjälp av följande påståenden:

– Om du gör ett misstag i detta team hålls det ofta emot dig.

– Medlemmar i detta team kan ta upp problem och svåra frågor.

– Människor i det här teamet avvisar ibland andra för att de är annorlunda.

– Det är säkert att ta en risk i det här teamet.

– Det är svårt att be andra medlemmar i detta team om hjälp.

– Ingen i det här teamet skulle medvetet agera på ett sätt som undergräver mina ansträngningar.

– Genom att arbeta med medlemmar i detta team värderas och utnyttjas mina unika färdigheter och talanger.Formulärets överkant

Amy Edmonson konstaterar att det finns en stark direkt koppling mellan upplevelsen av psykologisk trygghet och lärandebeteenden såsom att ställa frågor, be om och ge feedback, experimentera, reflektera samt diskutera misstag och oväntade resultat.

– Psykologisk trygghet kan vara helt avgörande för lärande, innovation och prestation och speciellt nu i dagens alltmer komplexa, föränderliga och mångtydiga organisationer, konstaterar Ingrid Löjdquist.

Att vara psykologiskt trygg handlar om att alla har känslan av att ingen avisas, förlöjligas, föremjukas eller på annat sätt bestraffas när man till exempel ställer en fråga, kommer med en idé, erkänner ett misstag, ger eller tar emot feedback eller lyfter ett problem.

– Det ska vara tryggt att vara sig själv i gruppen och inte behöva tänka på att passa in. Alla ska känna sig inkluderade och komma till tals. En psykologiskt trygg grupp kännetecknas av jämn delaktighet. Mycket viktigt för en ledningsgrupps effektivitet är alla medlemmar känner sig lika mycket inbjudna till gruppens alla frågor, frågans alla delar och frågans hela resa från början till slut.

Man ska också vara trygg att ta till orda.

– Det vill säga att våga utmana varandras beteenden eller beslut och ifrågasätta, säger Ingrid Löjdquist.

Det ska också vara tryggt att ta risker eller att göra misstag.

– Utmaningar ska ses som möjligheter som ger tillfälle att experimentera och lära mer.

Vill undvika skam

Hon konstaterar att i hierarkiska strukturer blir människans instinkter starkare att inte uppfattas som dum, sårbar eller svag.

– I en sådan organisation styrs beteenden av viljan att skaffa sig fördelar av olika slag. Man strävar ofta efter att bli socialt accepterad, undvika skam och underordna sig ledningen i syfte att nå egen framgång. Det spontana sättet att nå detta är att vara tyst.

Ingrid Löjdquist lyfter fram psykologen Carol Dwecks forskning av statiskt och ett dynamiskt tankesätt.

– Det statiska innebär att en person tror att hen är fullärd, inte kan komma längre, ser egna fel som ett bevis för detta och ser andras framgångar som hotfulla. Ett dynamiskt mindset innebär att personen vill lära nytt, utvecklas, sätter inte gränser för sin förmåga och gläds åt andras framgångar. Det dynamiska tankesättet frodas i ett psykologiskt tryggt klimat och leder enligt Dwecks studier till framgångar på såväl individ- som organisationsnivå.

Ingrid Löjdquist menar också att det finns ett rakt samband mellan psykologisk trygghet och resultatet på nedersta raden i VUCA-världen.

Begreppsområdet VUCA är en förkortning för fyra utmaningar som organisationer idag ställs inför.

V står för Volatility – förändringar kommer allt snabbare.

U står för Uncertainity – det är svårt att förutse vad som kommer att hända.C står för Complexity – det finns många samverkande faktorer och otydliga orsakssamband.

A står för Ambiguity – det finns många intressen och perspektiv.

Driver inte framåt

Hon konstaterar att det inte räcker med psykologisk säkerhet, det tar bort bromsarna men driver inte framåt.

– Vi behöver även högt ställda krav, ständigt delande av kunskap och idéer och ett kontinuerligt vässat och meningsfullt syfte, mål och uppdrag.Ett vanligt beteende att se upp med i grupper är att hantera konflikter och meningsskiljaktigheter utanför rummet i enskildhet i stället för med varandra i gruppen.

– Man pratar då inte om misstag – hur de kan förebyggas och vad gruppen kan lära av dem och lyfter sällan oro avseende gruppens planer och beslut, avslutar Ingrid Löjdquist.

5 tips på hur man skapar psykologisk trygghet i en ledningsgrupp?

• Lyssna på varandra – på riktigt.
• Säkerställ återkommande att det finns en samsyn bland gruppmedlemmarna avseende gruppens syfte.
• Arbeta med strukturerade dialogtekniker som stöder lyssnade och jämn delaktighet.
• Använd feedback och ”after action review” som ett naturligt och återkommande inslag i gruppens vardag.
• Arbeta med att gemensamt definiera strategiska frågeställningar.
• Social känslighet. Träna att förstå hur andra känner inför tonfall, verbala och icke-verbala uttryck.
• – Mäta gruppens psykologiska trygghet