Förändringsprocesser och skräckscenarion

Sammanhanget är en organisation som var på väg in i en genomgripande förändring. Jag och vd:n hade pratat ihop oss om att han skulle inleda en medarbetardag med att dra bakgrunden till förändringen. Därefter skulle jag låta medarbetarna bearbeta informationen stegvis. Notera ordet stegvis. Att sortera i fakta, tankar och känslor skänker oss mindre otrygghet och större överblick.

Fakta. När vd:n dragit bakgrunden fick medarbetarna parvis samtala om vad de hört. Vad sa han egentligen? Hur ska vi förstå situationen? Sedan fick medarbetarna ställa frågor för att minska risken för felaktiga tolkningar och för att alla skulle ha samma bild.

Tankar. Därefter fick medarbetarna prata om vilka tankar som väckts. Vad kan det här innebära för oss? En del frågetecken kunde rätas ut. Andra frågetecken kunde de konstatera att de får leva med, vilket är en viktig aspekt av förändringsprocesser. Som vd kan du känna pressen att tillhandahålla svar på människors rimliga funderingar samtidigt som du inser att du inte kan ge tydliga svar eftersom framtiden är okänd. Följ denna vd:s exempel. Istället för att gissa eller ge luddiga svar svarade han ”vi vet inte just nu” eller ”det ska vi tillsammans besvara när vi kommer dit.”

Det var här som frågan om anställningen flöt upp till ytan. Vd:s upplevelse var som sagt att han redan kommunicerat i frågan, men förändring väcker oro och budskap landar inte. Vd:n kunde nu förtydliga att inga anställningar var hotade på grund av förändringsprocessen.

Känslor. Tredje steget blev att prata om vilka känslor som väcks. Nu blev den delen bra men jag undrar hur det hade blivit om vi inte tagit samtalet under ordnade former. Det inte är självklart att funderingen om anställningstryggheten kommit upp av sig själv. Istället hade en växande spiral av spekulationer och oro bakom stängda dörrar sannolikt påverkat produktiviteten och försvårat förändringsprocessen.

Vilja. Fjärde steget blev att prata om vilja, grad av motivation och energi framåt. Även den delen blev positiv och vd:n rapporterade efteråt att stämningen i organisationen hade blivit signifikant bättre.

Vad lär vi oss av detta? Förutom poängen med att tillhandahålla ett strukturerat samtalsformat, kanske också insikten att i tider av oro kan man inte vara för tydlig för att undvika inre skräckscenarion.