Få fart på budgetprocessen

Varför lägga tid på en budget? Den stämmer ju ändå aldrig! Det är en uppfattning Monika Lindberg, redovisningsekonom och affärsrådgivare på Grant Thornton, inte sällan stöter på bland företagare. Men vitsen med en budget är inte att ”man ska få den att stämma”, påpekar hon. Med en budget blickar man framåt i stället för att bara titta bakåt och jämföra med föregående år.

– En fördel med att jobba med budget är att man får organisationen att enas om mål och aktiviteter. Det vill säga, få bolaget och alla medarbetare att gå åt samma håll. Det blir också tydligt vad bolaget vill. I alla verksamheter behöver man ibland sätta sig ner och fundera över vart vill vi och var vill vi vara om X antal år? Och då är budgetprocessen ett bra verktyg, säger hon.

Planera för med- och motgångar

En viktig del av budgetarbetet är att tänka i scenarier. Vad är det bästa eller värsta som kan hända? Hur hanterar man respektive situation? Genom att sätta sig in i olika möjliga situationer så lär man känna verksamheten och får chans att fundera ordentligt på bolaget styrkor och svagheter samt omvärldens möjligheter och hot.

– Då lär man sig mer om mekanismerna och hur de hänger ihop, säger Monika Lindberg. På Grant Thornton förordar vi att man tittar på olika scenarier eftersom det blir en form av riskplanering.

Frågor som kan diskuteras är: Vad händer om vi tuffar på som föregående år eller året före pandemin? Tänk om bolaget får en skjuts i ekonomin? Hur påverkas det av en tillväxt på till exempel 20 procent? Om personal eller andra resurser saknas, hur löser vi det?

– Det har blivit högaktuellt, för det finns företag som går väldigt bra men som inte hittar leverantörer, kompetens, övrig personal, förklarar Monika Lindberg.

Även motsatsen gäller förstås: hur klarar bolaget en minskning med 20 procent? De företag som har förberett strategier för olika scenarier klarar sig oftast bättre i både upp- och nedgång, menar Monika Lindberg:

– Under pandemin märktes det väl. För då ställdes saker på sin spets på ett extremt sätt, och det blev tydligt att de som hade en plan och en backup-plan runt arbetssättet i bolaget klarade sig bättre, för de kunde agera lite snabbare. De var förberedda och hade jobbat sig igenom frågorna.

Budgeten för ut mål i verksamheten

Fördelen med budgetprocessen är dels att arbetet tvingar dig att göra en riskanalys, dels att det hjälper dig att sätta upp mål för verksamheten. Med hjälp av budgeten involveras hela organisationen och för dem samman på väg mot målet. När budgeten är satt – ”det här ska vi uppnå under ett år” – så går uppdraget vidare ut i den operativa verksamheten. Budgeten säger kanske att omsättningen ska öka med 10 procent. Vad innebär det för säljavdelningen? Hur många fler affärer måste göras? Hur påverkar det produktionen? Och så vidare.

– Ägarna måste ha en tydlig långsiktig bild. Styrelsen ska se till att det kan hända, och den operativa verksamheten gör så att det händer, säger Monika Lindberg.

Budget kan främja hållbarhetstänk

Ytterligare en vinst med budgetprocessen är att det är ett bra sätt att börja jobba med hållbarhet om man inte har gjort det tidigare. Bolag med fler än 250 anställda är enligt lag skyldiga att hållbarhetsrapportera. Bolag som levererar till stora kunder som Volvo har förmodligen också kundkrav på sig att leverera hållbara produkter från en hållbar verksamhet. Men mindre bolag med mindre kunder har kanske inte insett nyttan med att jobba med hållbarhet ännu, understryker Monika Lindberg. Då är budgetarbetet ett utmärkt tillfälle att börja.

– Jobbar du med budget och ska sätta mål, då ska du sätta mål inom ESG. Begreppet ESG står för ”Environmental, Social and Governance”, det vill säga miljö, socialt ansvar och bolagsstyrning, säger hon.

Sätt till exempel ett mål inom Environment: hur kan vi bidra till en bättre planet? Och inom Social: hur ska vi får medarbetarna att må bättre, hur ska vi få ner sjuktalen och så vidare. Vad gäller bolagsstyrningen sätter man kanske upp hållbara kassaflöden och finansiella mål.

– Får du till alla delarna, då har du fått in hållbarhetsperspektiven i verksamheten. Det är en ingång till att jobba mer hållbart, säger Monika Lindberg.

FAKTA

5 tips för budgetarbetet

1. Börja med det du vet ska hända. Lägg därefter till vad du vill ska hända.

2. Se till så att alla medarbetare känner till bolagets mål och riktning.

3. Inför nytt budgetår – se över redovisningsstrukturen.

4. Använd er av systemstöd som även stödjer er i uppföljningen.

5. Tveka inte att ta hjälp!

Källa: Grant Thornton