Bygg en lyckad ledningsgrupp på den här grunden

– Grunden för att en ledningsgrupp ska bli framgångsrik är att de förstått sitt syfte och uppdrag. Det gäller att lägga tid på att få den förståelsen och tillsammans lägga fast vad man kan åstadkomma som grupp. Det är också viktigt att ledningsgruppen vet vilket mandat de har, säger Stefan Drackner.

Han lyfter fram boken ”The Five Dysfunctions of a Team” där den amerikanske författaren Patrick Lencioni utforskar arbetsteamets dynamik och erbjuder lösningar för att hjälpa ett team att prestera bättre. Han har identifierat fem områden som ett team behöver kunna identifiera och bemästra för att uppnå resultat. Dessa är:

• Avsaknad av förtroende.
• Undvikande av konflikt.
• Frånvaro av engagemang.
• Undvikande av ansvar.
• Oförmåga att nå resultat.

Psykologisk trygghet

Att skapa psykologisk trygghet i ledningsgruppen är viktigt.

– Bottenplattan är att man litar på varandra och vågar visa sina svagheter och erkänna misstag. Man måste ha ett öppet klimat där deltagarna i ledningsgruppen till och med vågar utmana sin vd och ta upp känsliga frågor. Det är också viktigt att man har kul i ledningsgruppen, konstaterar Stefan Drackner.

Han betonar även vikten av att lära känna varandra personligt i ledningsgruppen och att man vet vilket område/vilka områden var och en i gruppen ansvarar för.

– En fallgrop som jag ofta sett är att man helt enkelt inte tillräckligt bra känner till varandras verksamheter. Då är det svårt att hjälpa och stötta andra medlemmar i ledningsgruppen.

Gemensam målbild

Ledningsgruppen måste ha sin gemensamma målbild klar.

– Utan ett helhetsansvar finns risk att var och en i ledningsgruppen har sin egen agenda och bara arbetar för att optimera sin egen verksamhet.

Ledningsgruppen måste också enas om vad som behöver prioriteras.

Då kan man fokusera på det och följa upp resultatet av insatserna.

När det gäller sammansättningen av ledningsgruppen konstaterar Stefan Drackner att om fler än åtta personer ingår i den blir beslutsgången ofta inte speciellt effektiv.

– Om gruppen är för stor finns nämligen risk att alla medlemmar inte kommer till tals. I de riktigt effektiva ledningsgrupperna är det inte bara vd som ansvarar för alla frågor utan alla medlemmar har ett eget ansvarsområde.

Struktur

Det krävs också struktur i ledningsgruppens arbete.

– Här behövs en kombination av fasta mötestider och möjligheter till möten ad hoc. Att gruppen har tillgång till bra tekniska hjälpmedel är också viktigt.

Stefan Drackner har sett att i många ledningsgrupper tar man alltför lätt på agendan.

– Alla ska ha fått ta del av den i god tid innan mötet och veta vem som har ett personligt ansvar för en viss punkt. Bra är också om man tidsatt varje del i dagordningen. Det är även viktigt att i slutet av varje möte lägga 5–10 minuter på att utvärdera mötet, se till att alla har fått komma till tals och diskutera kring vad som kan förbättras.

Han menar att ledningsgruppsmötet ska innehålla så lite information som möjligt. Alla förväntas ha läst in sig på utskickat material.

– Detta spar mycket tid och gör att man snabbare kan komma in på de riktigt viktiga frågorna.

Stefan Drackner betonar också vikten av att man ska vara tydligt om det handlar om en informationspunkt, en diskussionspunkt eller ett ärende där det ska fattas ett beslut.

– När man lämnar ett ledningsgruppsmöte ska man ha fått energi och alla medlemmar ska ha samma bild av vad som beslutats eller diskuterats så att man inte lämnar rummet med olika bilder, vilket kan leda till en hel del frustration bland medarbetarna. Man kan vara oeniga på mötet men eniga om vilken information som ska gå ut i organisationen, avslutar Stefan Drackner.