Företagskort – utvecklingen mot digitala integrationer

För drygt 15 år sedan var företagskort enbart ett kreditkort där företaget, eller den anställde, hade betalningsansvar. Det var ett betalningsalternativ som gjorde det enkelt för de anställda att göra inköp som sedan betalades av företaget en gång i månaden.

För många företag var alltså den primära fördelen att undvika privata utlägg och få en tydligare överblick på kortinköpen. Men självklart har även ytterligare förmåner utnyttjats så som försäkringar, rabatter och i vissa fall bonusprogram.

Digitalisering och PSD2

Idag är det fortfarande en fördel att företagskort kan användas för att undvika privata utlägg, men korten, och deras kringliggande funktioner, har betydligt fler funktioner än tidigare. Till stor del beror det på den digitalisering som skett på finansmarknaden under 2000-talet samt PSD2 som implementerades 2018.  

PSD2 innebär att bankerna är tvungna att dela med sig av sin data och att det därmed snarare är kunden som avgör hur information och transaktioner ska delas och inte banken. Därmed kan allt från appar till kortlösningar byggas med interaktion mot banker på ett helt nytt sätt.

Det skulle däremot dröja flera år innan resultatet av digitalisering och PSD2 kunde ses på marknaden för företagskort. En undersökning från 2020 visar exempelvis att bara 24 procent av företagarna då hade helt digitaliserade utläggsprocesser.

Integration allt viktigare

Digitaliseringen har resulterat i att företagskort inte längre bara är ett fristående betalningsalternativ med en månadsfaktura. Nu är korten integrerade i företagens bokföringsprogram och är en, av många, delar i ett större finansiellt system där kortbetalningar hanteras på olika sätt.

Vilket företagskort som anses vara bäst beror till mindre del på bonusar och förmåner och till större del hur det kan integreras i företagets olika ekonomiska delar. Det syns exempelvis i större jämförelser av företagskort där funktioner som virtuella kort, delade konton, bokföringsintegration och valutakonton lyfts upp som fördelar på de bästa kortalternativen.

Ekonomisk överblick i realtid

Med molnbaserade bokföringsprogram, och kort som är integrerade till dessa program, skapas en tydligare överblick på inköpen än med kort utan denna integration.

När de anställda gör ett inköp kan de fota kvittot, koppla det till transaktionen och ladda upp det till ekonomisystemet direkt. Antingen bokförs inköpet direkt eller så behöver en administratör attestera det innan det godkänns. Oavsett skapas ett tydligt flöde där inköpen registreras vid inköp istället för som tidigare, i efterhand via en pappersfaktura.

Olika fördelar beroende på företagets storlek

Ett tydligare, enklare och säkrare flöde, från inköp till bokföring, ger fördelar till både enmansföretag och de större företagen. Däremot handlar det delvis om olika fördelar beroende på företagets storlek.

För större företag skapar de digitala lösningarna en tydlighet kring kortinköp och hantering av kvitton och utlägg. De kan även skapa flera olika digitala kort som snarare är knutna till projekt än person. På så vis kan alla kortinköp kopplas till ett specifikt projekt eller kostnadspost vilket skapar en mycket god överblick.

Allt från kortkredit, begränsningar, valutor och transaktioner kan kontrolleras via en administrationspanel som snarare liknar en banks hemsida än hemsidan för ett traditionellt kreditkort.

För de allra minsta företagen, med kanske bara en eller ett par anställda, kan realtidsbokföringen vara det mest avgörande i val av kort. Kassaflöde, budget och resultat kan ses direkt utan behovet av att vänta på att en bokföringsbyrå har bokfört och rapporterat in resultatet, vilket ofta sker en månad senare. 

Dessutom minskas risken rejält för fel då utläggen registreras i en app som via pushnotiser kommer att påminna om det saknas underlag inför månadsskiftet.

AI – nästa steg

Samtliga finansbolag som erbjuder företagskort har gått över till digitaliserade tjänster och de allra flesta har integration med flera olika bokföringsprogram. Det som för bara några år sedan sågs som en unik fördel kan nästan ses som standard idag. Däremot skiljer det sig självklart åt gällande vilka bokföringsprogram som kan integreras och ytterligare integrationer och digitala funktioner.

Det som anses vara nästa stora steg för företagskortens utveckling är AI. Det har börjat implementeras genom att AI kan upptäcka avvikelser och misstänkta köpmönster samt automatiskt matcha inköpen mot korrekt kategori. Ett exempel är kortföretaget Mynt som använder AI för att låta företagen ”följa och analysera utgifter och slippa överraskningar”.

Försäkringar, bonusar och rabatter kan fortfarande locka företagare – men i val av företagskort väger de digitala lösningarna allt tyngre. Detta tack vare bland annat tidsbesparing i automatiserad bokföring, ökad säkerhet och realtidsöverblick på inköpen.

Företagskort är inte längre bara ett sätt att göra inköp utan att personliga utlägg behöver ske – det är ett verktyg för kontroll, säkerhet och datadriven ekonomistyrning.