Håll dig uppdaterad med vårt kostnadsfria nyhetsbrev

Varje vecka får du en sammanfattning av de senaste nyheterna direkt till din inkorg.

Registrera dig

Krånglig administration bidrar till byte av jobb

Affärerna En färsk undersökning visar hur kostsam krånglig administration kan vara för företag. Närmare hälften av företagen spenderar upp till en hel arbetsdag till utläggsrapporter och hos var sjunde har krånglig administration varit så irriterande att det bidragit till att de bytt jobb.

Krånglig administration bidrar till byte av jobb
Den psykologiska kostnaden för krånglig administration är sannolikt ännu större än den ekonomiska.

Upp till en arbetsdag per vecka. Så mycket tid spenderar närmare hälften av svenska företag på utgiftsrapporter. Det innebär nästan fyra arbetsdagar per månad, vilket betyder värdefull arbetstid försvinner åt verksamhet som inte är värdeskapande. Detta kan sammankopplas med det faktum att var sjunde svensk förvärvsarbetare anger krånglig administration som skäl för att byta jobb. Det visar rapporten gjord av YouGov, på uppdrag av Pieo.

– Den psykologiska kostnaden för krånglig administration är sannolikt ännu större än den ekonomiska. Att behöva ägna timmar åt byråkratiska blanketter för att redovisa ett inköp av fredagsfika till kollegorna bygger inte direkt ditt varumärke som arbetsgivare. Därför är jag långt ifrån förvånad över att var sjunde svensk förvärvsarbetare anger krånglig administration som skäl till att byta jobb, säger Sebastian Klintberg, Sverigechef för Pleo.

Ett annat problem är hur utläggen sker. Hela 92 procent av respondenterna angav att de tvingats göra utlägg på jobbet för privata pengar.

– I princip alla respondenter har någon gång själva lagt ut pengar för inköp på jobbet. Med tanke på hur mycket tid det tar att beskriva utlägget i en rapport senare kanske en del av dem tycker det är värt att bjuda kollegorna på fikat av egna pengar framför att drunkna i administration senare, fortsätter Sebastian Klintberg.

Mindre än hälften av medarbetarna i studien hade tillgång till ett företagskort, vilket indikerar centraliserade inköp. Samtidigt förväntas hela sexton procent av anställda att betala för utlägg på jobbet med egna pengar.

– Förutom den faktiska arbetstiden som försvinner känner medarbetare att de inte riktigt har ledningens förtroende. Jag brukar säga att om någon litar så mycket på en person att denne får anställning, vilket kostar tiotusentals kronor varje månad, är det konstigt att samma person ska genomföra en mindre deklaration för att berätta hur hen har använt ett par hundralappar för att köpa bullar till fredagsmötet, säger Sebastian Klintberg.

Idag är det inte mer än 24 procent av respondenterna som uppger att deras utläggsprocess är helt digitaliserad. Således har Sverige som ofta beskrivs som ett föregångsland inom IT och teknik fortfarande en bit kvar att gå.

– Hantering av inköp på jobbet är en av de sista kvarlevorna från en analog värld. När många företag nu kämpar för sin överlevnad känns det extra onödigt att spilla tid på administration. Rent tekniskt skulle utläggshantering och annan administration ske i det närmaste automatiskt, avslutar Sebastian Klintberg.

Karriär

Strategi & målstyrning

Kunskapsmaterial

Inspiration

Ledarskap & styrning

VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.