5 tips för att lyckas med förändringsledning

– Dessutom är det många gånger bråttom, mer bråttom än du tror, konstaterar Helena Othelius, managementkonsult vid företaget Frontit.

På förändringsresan lägger vd ofta inte tillräckligt med kraft på att få med sig människorna.

– Det som vi ofta hör i verksamheter där vi jobbar är att vd eller ytterst ansvarig för förändringen syns alldeles för litet, och inte är aktiv i förändringen. Då är det heller inte så lätt att själv få en bild av vad som faktiskt händer, hur det går och vad som behöver ske härnäst, säger Helena Othelius.

Hon menar att vara synlig och aktiv är det allra viktigaste för en vd för att förändringarna ska nå avsett resultat. I att vara aktiv gäller det att kommunicera varför förändringen ska ske, och vilka effekter som önskas.

– Här gäller det att kommunicera på hjärnans villkor för att skapa förståelse och motivation, och därmed en förflyttning i verksamheten. Om det inte finns en öppenhet kring varför förändringen sker och om medarbetarna inte känner tillit till ledningens beslut är det lätt hänt att förändringsmotstånd eller inget momentum i arbetet uppstår.

Konsten för att lyckas med en förändring är enligt Helena Othelius delaktighet.

– Ju fler som är med och drar desto större är sannolikheten att det kommer att gå vägen. Vd behöver också ha kunskap om medarbetarnas sociala behov som ligger bakom eventuellt motstånd, så att hen kan förstå och parera motståndet mot förändringen.

Krävs uthållighet

Förändringströtthet är ett kulturellt fenomen som sitter i väggarna där medarbetarna helt enkelt tappat orken, medan motstånd handlar om att individer ifrågasätter förändringen.

Att reagera på förändringar är helt naturligt eftersom de rubbar vårt sätt att arbeta och kräver att vi tänker på ett nytt sätt. Och om förändringen är oönskad är det extra svårt för medarbetarna att få tilltro till den. Helena Othelius betonar att all förändring måste börja hos ledarna och här räcker det inte med att bara peka ut riktningen.

– Som vd måste jag själv tro på att förändringen leder till något positivt och att den är nödvändig. Det är lätt att dra i gång en förändring men här krävs uthållighet hos vd:n som måste omfamna förändringen och stå framför förändringen, som en dirigent framför sin orkester, hela resan.

Vd behöver ha ett bra stöd när hen leder medarbetarna genom en förändring.

– Utan bollplank med vilka man öppet kan tala om sina egna känslor och farhågor kring förändringen kan det vara svårt att orka hela vägen.

Det är nödvändigt att vd prioriterar sin tid för att se till så att förändringen sker, och att det finns både en gemensam vision och plan för genomförandet.

– Saknas den gemensamma och förankrade visionen blir det förvirring och mycket tappad energi, och litet som för Alice i Underlandet: ”om du inte vet vart du ska så spelar det inte heller någon roll vilken väg du tar”, konstaterar Helena Othelius.

Säg som det är

Hon har sett alltför många exempel på när vd initierat en förändring och inte varit ärlig med syftet. Ett exempel är minskade lokalkostnader genom införande av aktivitetsbaserade kontor.

– Här kan man ha många fina argument och önskade bieffekter, men pratade inte öppet om att det handlar om att dra ner på lokalkostnaden. Det fattar nog de flesta så det är bättre att vd säger rakt ut vilken grundorsaken är för förändringen.

Helena Othelius erfarenhet är att medarbetarna ofta har hög tilltro till förändringar som genomförs av ekonomiska skäl för att företaget ska vara lönsamt och överleva.

– Det kan då till och med handla om uppsägningar. Svårare är det med förändringar som direkt berör ens sätt att arbeta, till exempel byte av affärssystem.

Hon har sett att det finns två skolor när det gäller förändringsledning. Den ena går ut på att rekrytera eller utbilda förändringsledare som leder processen för att få till stånd en förändring. Den andra skolan är att företagets ledare tar den rollen.

– Förmodligen är det bästa en kombination av dessa två skolor, avslutar Helena Othelius.

5 tips för att lyckas med förändringsledning

1. Stå framför förändringen, som en dirigent, och se till att synas – hela resan.

2. Använd kraften i din ledningsgrupp för motivation, delaktighet och engagemang.

3. Bygg tillit – både till dig som leder förändringen, och förändringen i sig.

5. Jobba löpande med lärande och reflektion för att få förändringen hållbar.

6. Fråga nyfiket och ofta ”Hur går det? Hur vet du det?”