5 sätt att undvika mötesstressen

Möten I slutet på 90-talet blev jag rekryterad till Ericsson. Jag kom från en tjänst som account manager på ett it-företag där de flesta möten jag hade var med kunder. Att komma till ett huvudkontor där jag nu hade 12 000 kollegor, bara i Kista, var som att byta värld.

5 sätt att undvika mötesstressen

På kort tid blev min almanacka fylld av andras möteskallelser, och jag kände mig så… COOL! Jo det är sant. Jag kände mig viktig. Jag kände mig upptagen, i början på ett bra sätt men ganska snart på ett dåligt. Under en period när jag var marknadsansvarig för ett affärsområde var jag så stressad att det bara var plinget i telefonen som talade om var jag skulle vara en kvart senare. Det blev ohållbart. Jag undrade: Är det bara jag som tycker att det här är helt snett?

Som chef lägger du 50-80 procent av din tid i möten. Det är så många koordineringsmöten, statusmöten, tisdagsmöten, ledningsgruppsmöten, projektmöten. Möten, möten, möten.

Det i sig är inte fel – om dina möten är bra. Tyvärr visar undersökningar att bara hälften av alla möten anses bra. Resten är ineffektiva , saknar syfte, mål och engagemang. De skapar onödig stress.

Så hur gör du för att undvika mötesstressen? Här är fem enkla tips:

1. Tänk Sigmund Freud. Jag läste att hans möten varade 45 minuter. Om alla era möten hädanefter börjar hel timme och slutar senast kvart i så kommer hela din organisation att bli mindre stressade. Visst behöver vissa möten vara längre, kanske flera timmar. Se ändå till att de slutar senast kvart i.

2. Tänk syfte och mål. När du blir kallad till ett möte där du inte förstår syftet eller målet. Svara med att tacka och sedan fråga: ”Vad är syftet med mötet och hur tänkte du att jag skulle bidra?” Får du inget tillfredställande svar kan du med gott samvete tacka nej.

3. Tänk offline – online. Min föreläsarkompis Mia Liljeberg menar att det du kan säga på en timme kan dina medarbetare läsa på tio minuter. Därför ska du dela upp mötet i två delar. En där du ger informationen innan och en där du reflekterar och involverar under själva mötet. Nu kan du dra nytta av den kollektiva intelligensen och erfarenheten i rummet.

4. Tänk spelregler. Är det ok att komma sent? Är det ok att glutta på telefonen under mötet? Är det ok att mötesledaren avbryter en diskussion? Är det ok att komma oförberedd? Är det ok att visa känslor? Allt det här bestämmer ni tillsammans. På det sättet blir det mycket enklare att möta och bemöta.

5. Tänk både relation och resultat. Människor som mår bra presterar bra. Stressen minskar när vi känner oss delaktiga, sedda, hörda och när vi är på gott humör. Att vara glad på jobbet är en ren produktivitetsåtgärd till och med för den mest resultatinriktade chefen.

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.