Inga produkter i varukorgen.
Viktigt att ha ett effektivt bokslutsarbete
Ekonomistyrning En allt snabbare utveckling i omvärlden och ständigt ny lagstiftning ställer allt högre krav på ett effektivare bokslutsarbete och är en utmaning för många mindre företag och deras ekonomiavdelningar. Det gäller därför att ständigt se över hur man kan effektivisera deras arbete för att hushålla med resurser.
Malin Knutsson. Foto: PWC
Den snabba utvecklingen där regelverket hela tiden förändras bland annat i takt med att EU-krav kommer kring hållbarhetsarbetet gör att ekonomiarbetet ofta blir en trång sektor i mindre företag.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– Det blir allt viktigare att få ordentliga processer på plats och att man inte bara tvingas släcka bränder, säger Malin Knutsson som är affärsrådgivare på PwC i Kristianstad. Bokslutsarbetet har en central process som är viktig för många medarbetare och avdelningar för att se hur det går för deras verksamheter.
Se över processer
Hon konstaterar att det är vanligare att mindre och medelstora företag har behov att se över sina processer och hur de kan arbeta effektivare och inte minst utnyttja system och teknik. Grunden i detta arbete, betonar Malin Knutsson, är att ha effektiva rutiner för månadsboksluten och hon rekommenderar att dessa ska vara klara inom en tiodagarsperiod från månadsslutet.
– Situationen är ofta ansträngd på ekonomiavdelningen och många hinner inte med att hålla sig à jour och kompetensen är därför inte alltid vad den behöver vara, säger Malin Knutsson. Om man investerar i satsar på att bygga processer så hinner man bättre med att förstå och analysera vad som händer. Det gör också medarbetarna på ekonomiavdelningarna mer delaktiga.
Konkreta tips
Hon har en rad konkreta tips för att förbättra situationen. Det som, enligt henne, blivit allt viktigare under senare tid är systemstöd och AI som ett komplement för att skapa effektivare och mer standardiserade processer. Här kan man automatisera rutinmässiga och repetitiva uppgifter, vilket minska risken för mänskliga fel. Med ett bra system kan man också fa fram information i realtid.
Ytterligare tips att ha en samsyn hur bokslutsarbete ska genomföras och att ha en tidplan. Men en tidplan undviks fördröjningar. Den är även stöd i planeringen så att man kan se till att tillräckliga personella resurser finns.
Det är nödvändigt att skapa rutiner kring varje månadsbokslut för det är ju grunden till årsbokslutet. Har man löpande rutiner får medarbetarna större förståelse för sitt arbete utifrån dokumentation och analyser.
Fakta
Några fallgropar i bokslutsarbetet
- Avsaknad av tidplan och en tydlig ansvarsfördelning förlänger bokslutsprocessen och resulterar ofta i onödiga kostnader och ökar belastningen för personalen.
- Avsaknad av rutiner kring månadsbokslut ökar risken för att fel inte upptäck, vilket kan leda till felaktigheter i rapporteringen till beslutsfattare, intressenter och myndigheter.
- Att man inte har koll på senaste redovisningsstandarder och lagar, vilket kan leda till att bolaget lever med en risk samt att implementeringen inte sker på bästa möjliga sätt utifrån tid, kostnader och kvalitet.
- Att man avstår att investera i ekonomiavdelningen kan på sikt leda till att den inte har förmågan att leverera den information till rapportering som krävs.
- Avsaknaden av ett effektivt systemstöd ökar risken för manuella fel och bidrar till svårigheter att få fram relevant information i rätt tid.
Att ha koll på regelverk och rekommendationer är också ett mycket viktigt område.
– Annars är risken att man inte anammat regelverket i tid och man då i efterhand tvingas lägga ner med tid på bokslutsarbetet, understryker Malin Knutsson.
Och även mindre företag kan ju drabbas av nya regelverk indirekt. Kanske några av de större kunderna ställer krav på hållbarhetsredovisningar eller annat. Kort sagt gäller det att stå på tårna som ekonomiavdelning. Här kan naturligtvis en revisor eller rådgivare vara behjälplig.
