Granskad, ifrågasatt, exponerad – hur ska en vd räcka till?

Mediestormen är ett faktum. Bolaget befinner sig mitt i en granskning och plötsligt vill precis alla ha tillgång till dig som vd. Alla vill ha en bit av din tid, din energi och ditt svar – samtidigt. Media ringer. Styrelsen kräver uppdateringar varje timme. Kunder fyller kommentarsfälten. Medarbetarna ser pressade ut vid kaffemaskinen. Hur håller man ihop det hela utan att själv gå under?

När vi hjälper företag med kriskommunikation ser vi stora skillnader i hur ledare hanterar situationen. Vissa gör det mycket väl, andra kraschar och behöver plockas bort tillfälligt för att inte förvärra läget. Skillnaden ligger sällan i vad som granskas – även om det alltid upplevs som värst när man är personligt drabbad – utan i hur man organiserar sig när larmet går. Eller kanske ännu mer: hur väl man har förberett sig och om organisationen har övat på kris.

Först: acceptera att du inte kan vara överallt

Det kanske mest oväntade rådet är också det viktigaste: sluta försöka göra allting själv. En vd:s styrka är inte att kunna svara på varje fråga personligen i realtid, utan att bygga ett välfungerande kristeam runt sig. Press- och kommunikationschef, jurister, operativ chef och medarbetare med tydliga mandat. Ofta även expertstöd utifrån.

Vd:n ska fokusera på det ingen annan kan göra: hålla den strategiska linjen och vara närvarande där det verkligen behövs.

Intern kommunikation är inte något man gör om det finns tid över

Medarbetarna läser tidningen före frukost. De ser rubrikerna i mobilen. Om företagets version når dem först via ett mejl sent på eftermiddagen har de redan hunnit forma sin egen bild – och i värsta fall sprida den vidare. Under tiden har oro och frustration vuxit.

Se därför alltid till att medarbetarna får information direkt från er, innan de möter krisen i media.

Att före första mediekontakten prata med företagets nyckelpersoner är avgörande för hur krisen landar internt. Budskapet kan vara enkelt:

Det här är vad vi vet. Det här gör vi nu. Nästa uppdatering kommer i morgon vid lunch.

Inget fluff – bara fakta och en plan.

Det skapar inte bara trygghet, utan gör också medarbetarna till ambassadörer i stället för oroliga åskådare.

Styrelsen behöver kontext, inte bara uppdateringar

Styrelsens roll i en mediekris är att stötta, inte att operativt styra. Men för att det ska fungera krävs rätt typ av information. Inte bara att ”läget är under kontroll”, utan sammanhang: Vad säger journalisterna mellan raderna? Vad är den faktiska risken? Vilka beslut kan behöva fattas de närmaste dagarna eller veckorna?

En erfaren vd vi har arbetat med ringde ett treminuterssamtal om dagen till styrelseordföranden under en intensiv granskningsperiod. Tre minuter, informellt och ärligt. Det byggde förtroende och gjorde att ordföranden kunde hantera oroliga styrelsekollegor – utan att vd:n behövde sitta i extrainkallade möten hela dagarna.

I media: var mänsklig, inte perfekt

När du – eller en annan talesperson, för det behöver inte alltid vara vd:n – möter journalister eller står framför kameran, var äkta och så transparent som situationen tillåter. Det betyder inte att ni ska erkänna sådant som inte är sant, men ni behöver visa att ni förstår allvaret.

”Jag förstår att det här väcker frågor” är ofta starkare än ”vi har agerat helt enligt regelverket”. Båda kan vara sanna, men bara det ena signalerar empati. Ta ansvar och visa vägen framåt – men lova inte mer än ni kan hålla. Företaget granskas också på hur ni hanterar själva krisen.

Så orkar du hålla ut

Sanningen? Du håller inte om du försöker göra allt själv. Delegera operativt. Sov. Ät. Gå ut i friska luften. Och kom ihåg att en mediegranskning inte definierar vare sig dig eller företaget. De flesta stormar passerar.

Men hur du leder under krisen – det minns människor.

Räck till genom att vara där du behövs som mest. Resten måste du lita på att andra klarar.

Anne Ekberg och Elin Boberg är kommunikationsrådgivare och driver Boberg ∙ Millvina Kommunikation. De arbetar främst med kriskommunikation, medieträning och opinionsbildning. Med bakgrund från politikens absoluta kärna, som författare till boken Granskad av media – från kris till kontroll och med erfarenhet från allt från börsbolag till startups och organisationer, skriver de nu som bloggare i VD-tidningen om krishantering ur vd:ns perspektiv. Har du frågor? Hör gärna av dig på millvina@millvina.se.