Digitala verktyg – så använder du dem i ledarskapet

Digitalisering Kommunikation är ett av de viktigaste verktygen för ledarskapet. I dagens digitala värld finns en uppsjö av sätt att kommunicera på. Nina Rapp, affärsområdeschef för modern work på Microsoft Sverige, ger sina bästa tips på hur du väljer rätt.

Digitala verktyg – så använder du dem i ledarskapet
Foto: Pressbild/Adobe Stock

För att välja rätt verktyg behöver man se över vad man vill göra och vilket behov som finns, menar Nina Rapp. Behovet kan skilja sig åt beroende på om man kommunicerar till sina närmsta medarbetare, längre ut i organisationen eller utåt, och då passar olika verktyg olika bra.

– I kommunikationen med den närmsta gruppen, ledning och så vidare där man har en återkommande dialog, ser vi att verktyg som Teams ofta passar bäst, säger Nina Rapp.

– Där har du allt från anteckningar till möten, chattar och så vidare. Teams blir där vi startar och Teams-strukturen passar väldigt väl med i sättet vi kommunicerar på när vi pratar om en storlek på upp till 200 personer, fortsätter hon.

Se över syftet med kommunikationen

Ska man kommunicera bredare är dock inte Teams det optimala valet. Då finns i stället plattformar som Viva Engage, som fungerar som ett socialt nätverk där ledare kan ha en egen Ask Me Anything-sida, eller Viva Connections, som fungerar som en samlingsplats för alla nyheter och alla flöden.

Tittar man på kommunikation utåt är det de klassiska plattformarna som LinkedIn, hemsida och vanliga sociala medier som gäller. Här gäller det att ha koll på det som kommuniceras och tänka på att även om det inte är intern kommunikation så påverkar det de anställda och deras syn på bolaget.

– En spännande aspekt är att 85 procent av ledare anser att man som organisation kommunicerar bra vad gäller förändringar och nyheter och vad som händer. Men det är bara 55 procent av anställda som känner att det är tydligt kommunicerat, säger Nina Rapp.

Ska man istället fånga upp vad som händer i verksamheten och inte bara kommunicera från ledning till medarbetare kan VivaPuls vara ett bra verktyg. Det fungerar som en enkätundersökning bland de anställda och kan ställas in för olika grupper i organisationen. Då får man som ledare konstant feedback på sitt arbete från de anställda, där de även har möjlighet att vara anonyma och kan ta upp saker som annars kan vara svåra att belysa. Pulsundersökningar är bra komplement till de större medarbetarundersökningarna för att snabbt kunna agera på behov och feedback.

Mejl bör ses som en envägskommunikation, framhåller Nina Rapp. Det är inget verktyg som är eller ska vara interaktivt. Det bjuder inte in till samtal på samma sätt och det bör hållas i mycket mindre skala för att vara effektfullt.

Finns inte bara en lösning

Det är just de interaktiva verktygen man vill ha i vardagen, men även här är det viktigt att se till att man har rätt verktyg för rätt syfte.

– Det är inte ett verktyg som gäller i dagsläget, utan man behöver se vart är vi, vem ska vi kommunicera med och hur kan vi fånga det, säger Nina Rapp.

Ett stort misstag många gör är att tro att det finns ett ”one size fits all”. Kommunikationen behöver vara mycket flexibel än vad den har varit tidigare och man behöver se till att de anställda känner att de får en tydlig bild av sina ledare och kan följa dem, menar Nina Rapp.

– Kommunikationen behöver också finnas i flera kanaler och det måste sättas en tydlig struktur kring vilka verktyg som används.

Fakta

Så skapar du en bättre och effektivare kommunikation med digitala verktyg

  1. Se över vad det finns för gap i era kommunikationskanaler idag
    Börja inte med lösning utan fråga dig vad och till vem du vill kommunicera. Var behöver du behöver ta din kommunikation till nästa nivå?
  2. Jobba med lösningar som är integrerade i strategin
    Säkerställ att de hänger ihop och skapa inga nya monster i onödan. Möt era anställda i de verktyg de redan arbetar i idag.
  3. Jobba både ovanifrån och underifrån
    Säkerställ att du har bra ambassadörer och eldsjälar på arbetsplatsen som är engagerade i förändring och kan få med sig resten av gruppen.
  4. Våga prova
    Utmana ledningsgruppen och våga testa nya vägar. Det är viktigt att du som ledare själv vågar testa nya saker, inte bara förlitar dig på att andra förändrar sig.
  5. Utbilda och kommunicera
    Var tydlig med varför förändringen sker och skapa tydliga utbildningsprogram.

Tips: Nina Rapp talar på VD-tidningens konferens ”Vårt nya arbetsliv” den 6 november på Moderna Museet i Stockholm. Säkra din plats här.

Bloggen

På nytt jobb

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
VD-tidningen

VD-tidningen Premium

Med fullt fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.