Det digitala arbetslivet är här för att stanna och den digitala revolutionen har vi bara sett början av. Med AI som en drivande kraft kommer framtidens företagskommunikation att vara ännu mer effektiv och samarbetsorienterad. Organisationer som lutar sig fram och utmanar sig att jobba med AI är de som kommer att vinna i längden – och dessutom ha konkurrensfördelar. Men var börjar man?
Så tar du in AI i verksamheten
Digitala verktyg
AI kan både utveckla och förbättra vårt sätt att jobba, men det kan vara svårt att navigera i den nya tekniken och veta vilka saker som bör prioriteras. Nina Rapp och Henrik Byström ger sina bästa tips för att lyckas med AI-implementeringen på jobbet.

Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
- Strategiska artiklar med tips och analyser.
- 6 fullmatade magasin årligen.
- Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
- 100 procents fokus på vd-rollen.
Här gäller det att försöka forma idéerna utifrån affärsmålen, menar Henrik Byström, som är AI-expert och grundare av AI-labbet. AI-arbetet behöver göras till en strategifråga, där man tittar på strategiska ambitioner och faktiskt kan tillämpa AI-lösningar för att möta dem.
Olika typer av AI
Till att börja med är det viktigt att ha en förståelse för att AI kommer i många former.
–Just nu är det generativ AI och dess möjligheter som är topp och mind för alla. Men det är ju bara en del av AI, säger Henrik Byström.
Det finns en hel uppsjö av andra AI-tjänster som också kan användas och vi behöver anpassa oss och ta fram lösningar som passar för just oss – och som kan baseras på den teknik som redan finns.
– AI kommer både i hårdvaran och i mjukvaran – och vi kan ta fram tjänster själva. Idag byggs det in AI i vår mötesutrustning som skapar förutsättningar för att ha intelligenta möten både i och utanför konferensrummen, säger Henrik Byström.
Även Nina Rapp, Affärsområdeschef Modern Work på Microsoft Sverige, poängterar vikten av att ta in hela användningsområdet som AI erbjuder.
– Med generativ AI har det blivit mer förståbart vad AI är än tidigare. Tjänster som bakgrundsreducerare eller ljudreducering i Teams till exempel, är AI baserat. Så AI är inget nytt utan har länge varit en naturlig del av utvecklingen. Det som är nytt, de senaste två åren, är den generativa AIs som kan skapa texter, bilder och mycket mer, säger hon.
Börja med behovet
Idag är AI en av sakerna som det pratas mest om och det får en allt större roll i arbetsprocesserna. Men trots det enorma genomslag och framfart AI har känner sig flera företagsledare lite vilsna. 61 procent av ledare i Sverige uppger att deras organisation saknar en plan och vision att implementera AI enligt Microsofts senaste Work Trend Index rapport.
Ett första steg i att börja arbeta med nya verktyg och tekniker är att se över behovet – var i arbetet kan AI komma till bäst nytta just nu?
Fakta
Henrik Byströms tips för att lyckas med AI-arbetet
- Lyft frågan i ledningsrummet
- Se över behovet och vilka områden som är strategiskt prioriterade
- Fokusera på lösningar som kan tillämpas av tekniken som redan finns
- Skapa en nyfikenhet och intresse för ny teknik i organisationen – för att öka kunskapen
- Gör det inte till en teknikfråga
- Ha koll på lagen och kritiken
– Sedan får man titta på resurser och prioriteringar och bryta ner det därifrån, för att se vad det finns för lösningar man skulle kunna införa. Här kan det finnas vissa områden som är strategiskt prioriterade just nu och där man behöver lägga in extra kraft, säger Henrik Byström.
En annan viktig del är kunskap.
– För att förstå vad man kan göra så måste vi ha kunskap. Därför måste man skapa en nyfikenhet i organisationen. Det kan man göra genom att lyssna på webbinarier, poddar, läsa eller gå på teknikmässor. Att hitta och förstå vad det finns för teknik och vad man faktiskt kan göra är jätteviktigt.
Det viktiga är att ämnet inte görs till en teknikfråga, framhåller Henrik Byström.
– AI skall inte vara en fråga för IT-avdelningen att planlöst rulla ut ny teknik, men det kan vara bra att på ett kontrollerat sätt genomföra piloter och framför allt nyttja den teknik som externa leverantörer tar fram eller som vi redan har köpt.
Koll på lagen
En ytterligare sak som Henrik Byström lyfter är vikten av att koppla grepp om AI-strategin, både vad för teknik som används och vad som är på väg att användas. Det handlar om ansvarsfrågan. Utvecklingen går i resande fart och därtill medföljer även ny lagstiftning. Senast i ledet är införandet av en ny AI-lag inom EU som gäller sedan den 1 augusti 2024.
– Här behövs det tas fram en AI-policy så att det finns en trygghet och kontroll på vad som ligger i ansvaret. Så att man både driver fram den affärsmässiga, men också har koll på ansvaret så att man inte gör fel – för det kan bli väldigt kostsamt, säger Henrik Byström.
Ta vara på AI-tjänsterna i dina dagliga verktyg
Det finns en hel del AI-hjälpmedel att använda sig av i de dagliga verktygen. Nina Rapps bästa tips är att börja våga testa. De integrerade AI-verktygen kan både underlätta vid beslutsfattande och minimera tiden som läggs på administrativa uppgifter.
Bland annat kan du ta hjälp av den inbyggda AI-tekniken i Outlook för att hjälpa till med coaching kring hur dina budskap kommer att tas emot i organisationen. I verktyg som Viva-plattformen kan man få hjälp med hur man bör formulera verksamhetsförändringar eller mäta hur tydlig kommunikationen verkligen är. Du kan få hjälp med att hitta mönster och få påminnelser om ditt arbetssätt kopplat till din kalender, med förslag på åtgärder.
Hon är noga med att understryka att AI-tjänster som Copilot verkligen är en co-pilot, ett hjälpmedel.
– Det är viktigt att komma ihåg att det inte är en autopilot. AI är inte här för att ersätta oss, utan för att stötta oss när vi fortfarande sitter i förarsätet, säger Nina Rapp.
Fakta
De 10 första scenariona att testa när du kommer igång med AI i arbetslivet
1. Sammanfatta ett möte
2. Sammanfatta en e-posttråd
3. Skriva email
4. Sammanfatta ett dokument
5. Berätta om ett ämne eller projekt
6. Ge idéer och förslag
7. Skrivhjälp i Word
8. Ta fram vad någon sagt
9. Revidera innehåll
10. Översätta meddelanden
Källa: Microsoft
Tips: Både Henrik Byström och Nina Rapp talar på VD-tidningens konferens ”Vårt nya arbetsliv” den 6 november på Moderna Museet i Stockholm. Säkra din plats här.