Medierna tar inte semester – har vd:n säkrat beredskapen?

”Kan det här vänta till augusti?”

Det är en fråga du säkert har hört många gånger genom åren. Den kan komma när en journalist ringer under semestern eller när ett kritiskt inlägg i sociala medier börjar spridas. Någon hoppas att omvärlden ska acceptera att det är juli.

Det gör den sällan.

Efter många år som medie- och krisexperter har vi lärt oss en viktig sak: vad som helst kan bli stort under sommaren. Det är en myt att medierna går på semester. Nyhetsflödet fortsätter. Däremot förändras konkurrensen om uppmärksamheten. När färre planerade nyheter slåss om utrymmet kan en enskild händelse få betydligt större genomslag än man räknar med.

Vi har varit med om att hantera situationer där en till synes liten fråga under sommaren har utvecklats till en nationell nyhet på några timmar.

Vi har varit med om att hantera situationer där en till synes liten fråga under sommaren har utvecklats till en nationell nyhet på några timmar. Inte för att händelsen i sig varit större än andra, utan för att organisationen varit oförberedd. Sommarkriser fångar oss när garden är nere.

Men vi har också sett motsatsen. Händelser som hade kunnat utvecklas till fullskaliga mediekriser, men som aldrig gjorde det eftersom organisationen var tränad, rollerna tydliga och beslutsvägarna fungerade trots sommarstiltjen.

Många organisationer bygger fortfarande sin vardag kring några få nyckelpersoner. Så länge alla är på plats fungerar det. Beslut fattas snabbt, frågor hittar rätt mottagare och kommunikationen flyter. Sedan kommer semestern och de personerna är lediga.

De företag som hanterar mediekriser bäst är ofta de som har byggt en krismedvetenhet i hela organisationen, fördelat ansvar och skapat en kultur där människor vågar fatta beslut även när något oväntat händer. Det är först när organisationen prövas som man ser hur stark den verkligen är.

Som vd behöver du förstås återhämtning precis som alla andra. Frågan är om du har byggt en organisation som klarar sig utan att du behöver krishantera från hängmattan.

Om svaret är ja finns goda förutsättningar för en lugn sommar. Om svaret är nej har du fortfarande några veckor på dig.

Fem råd till vd:n inför sommaren

1. Delegera mandat och beslutsfattande
   Vem fattar beslut när du och andra ordinarie ansvariga är lediga? Tydliggör vem som är chef och ansvarig på plats under sommarveckorna. Dokumentera vem som har befogenhet att godkänna akuta kostnader, personalfrågor och avtal.
2. Sätt ramar för tillgänglighet
   Bestäm hur och när du ska bli kontaktad. Kommunicera tydligt till organisationen vilka kanaler som gäller, till exempel telefon vid akuta ärenden, och under vilka tider du läser mejl. Våga sedan stänga av och logga ut.
3. Öva praktiska krisscenarier före semestern
   En timmes övning avslöjar ofta fler risker än en krisplan. Gå igenom tänkbara scenarier för att säkerställa att rutiner och ansvar fungerar i praktiken.
4. Uppdatera kontaktvägarna
   Säkerställ att telefonlistor och journummer är uppdaterade. Se till att vikarier och inhoppare finns med i interna beredskapslistor.
5. Utvärdera sommarkontoret första veckan ni är tillbaka
   Vad fungerade bra och vad behöver ni ändra till nästa längre ledighet? Gör utvärderingen direkt på första ledningsgruppsmötet, medan sommaren fortfarande är färsk i minnet. Notera lärdomar och genomför de förändringar som krävs inför nästa semesterperiod.

Anne Ekberg och Elin Boberg är kommunikationsrådgivare och driver Boberg Millvina Kommunikation, med inriktning på kriskommunikation, medieträning och opinionsbildning. De har arbetat nära statsministrar, partiledare och företagsledare och har erfarenhet från politik, börsbolag, startups och organisationer. I VD-tidningen skriver de om hur vd:ar kan bygga beredskap, förtroende och kontroll när organisationen granskas. De är också författare till boken Granskad av media. Från kris till kontroll.

Har du frågor? Kontakta dem på millvina@millvina.se