Så bygger vd:n en organisation som håller ihop i kris

Men hur skicklig vd:n än är på att förklara, lyssna och kommunicera räcker det inte. Särskilt inte i en kris. Det kommunikativa ledarskapet måste bäras av fler än en enda person.

I en kris sätts ledarskapet på prov. När medierna granskar verksamheten och organisationen är under press blir det avgörande att det finns ett etablerat internt förtroende för bolaget, vd:n och ledningen. Annars kan den externa krisen snabbt utvecklas till en intern.

Det sista en vd behöver under intensiv mediebevakning är medarbetare som har tappat förtroendet för den egna ledningen och i stället vänder sig anonymt till medierna. Då får krisen snabbt ytterligare kraft.

Därför behöver vd:n inte bara utveckla sitt eget kommunikativa ledarskap, utan också involvera ledningsgruppen och cheferna i hela organisationen. Fler måste kunna leda genom tydlig kommunikation. Chefer behöver tillsammans säkerställa att exempelvis kulturförändringar och organisationsförändringar inte bara informeras om, utan kommuniceras och följs upp tills de är förankrade i verksamheten.

Att i vardagen använda möjligheterna att leda genom kommunikation är ett av chefens viktigaste verktyg. Det handlar inte främst om stora anföranden eller genomarbetade presentationer. Det handlar om att använda det dagliga flödet av möten, korridorsamtal och beslut för att skapa klarhet, riktning och förtroende.

Det är i vardagen som krisberedskapen byggs.

Att ha kommunikation högt på ledningsgruppens agenda handlar om att behandla den som den strategiska fråga den är. Inte som en punkt under övrigt. Inte som något som tas om hand först när något har gått fel. Utan som ett kontinuerligt arbete.

Hur kommunicerar vi om det som är svårt? Hur säkerställer vi att våra chefer har rätt information i rätt tid? Hur skapar vi en kultur där problem kan lyftas tidigt, internt, innan de når omvärlden? Klarar våra beslut en granskning om medierna ringer?

Organisationer som står stadigt under medietryck är sällan beroende av att en enda person agerar snabbt när frågorna kommer. De har byggt upp ett gemensamt språk, en gemensam bild och ett ömsesidigt förtroende långt innan krisen är ett faktum.

Därför behöver även de små mötena ses som tillfällen att bygga relationer. Inte bara genom information uppifrån, via intranätet eller i vd-brevet, utan i det dagliga mötet mellan chef och medarbetare. Hur en teamledare hanterar en svår fråga på ett morgonmöte. Hur en avdelningschef väljer att vara öppen med att något ännu är osäkert.

Varje sådant samtal kan betraktas som en insättning i, eller ett uttag från, organisationens förtroendekapital. I en kris lever ni på det kapital som har byggts upp över tid.

När krisen väl är ett faktum är det mycket värt att ha fler chefer som kan kommunicera och känner sig rustade att göra det. En organisation där vd:n ensam äger kommunikationen blir sårbar. När frågorna kommer snabbt, från flera håll och med kort svarstid, behöver chefer på alla nivåer veta vad de kan säga och vad de inte bör uttala sig om.

Det kräver förberedelse, övning och en ledningsgrupp som har talat igenom möjliga krisscenarier innan de inträffar.

Kommunikativt ledarskap är med andra ord inte en egenskap som kan säkras genom en enda rekrytering. Det är en struktur. En vd kan vara både medievan och en skicklig kommunikatör, men om organisationen under ytan präglas av otydlighet, osäkerhet och outtalade konflikter kommer det att märkas när medietrycket ökar.

Kommunikation är det som gör att en organisation kan hålla ihop även när den utsätts för press. Och det arbetet kan inte bäras av vd:n ensam.

Fem sätt att bygga kommunikativ krisberedskap innan det händer:

• Medieträna fler chefer än vd:n.

• Krisöva regelbundet och realistiskt.

• Skapa en kultur där problem lyfts tidigt.

• Prioritera intern kommunikation lika högt som extern.

• Bygg förtroende i vardagens samtal.

Anne Ekberg och Elin Boberg

Anne Ekberg och Elin Boberg är kommunikationsrådgivare och driver Boberg Millvina Kommunikation, med inriktning på kriskommunikation, medieträning och opinionsbildning. De har arbetat nära statsministrar, partiledare och företagsledare och är författare till boken Granskad av media. Från kris till kontroll.

Har du frågor? Kontakta dem på millvina@millvina.se