9 tips för att göra svåra samtalen lite lättare

Svåra samtal De flesta vd:ar och chefer tvekar inför att genomföra svåra och utmanande samtal med medarbetare i samband med att personrelaterade problem uppstått. Lösningen heter träning, förberedelse och att ta tag i problemen i tid.

9 tips för att göra svåra samtalen lite lättare

Det första ofta grundläggande problemet när svårigheter uppstår kopplade till medarbetare är att chefen i fråga dröjer för länge med att ge en återkoppling. Det menar Ewa Carlsson Hallberg, skådespelare och konsult som tränar företagsledare bland annat i just svåra samtal.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– Många gånger har vd:n legat vaken klockan fyra på natten och grunnat och skaffat sig en massa argument, konstaterar hon. Ändå är det svårt att ta tag i samtalet och man behöver träna på dem.

Det viktigaste enligt henne är att försöka mota olle i grind och återkoppla tidigt till en medarbetare om något inte fungerar. Det kan vara efter att någon fått nya arbetsuppgifter eller är ny på jobbet.

En annan problembild som upplevs som svår är att ta samtal kring misstänkt missbruk. Ewa Carlsson Hallberg menar att sådana situationer visst kan vara knepiga, men att man samtidigt här ofta har olika policys att luta sig emot.

– En bra ledstång att stödja sig mot är en policy, konstaterar hon. Det är också viktigt att ta reda på vilka andra hjälpmedel man har, till exempel genom företagshälsovården.

Viktigt att träna

Generellt förespråkar hon vikten av att som vd träna på svåra samtal och att i olika övningar märka skillnad på hur olika förhållningssätt påverkar resultatet. Ju mer förberedd man är ju enklare blir samtalet. För själva samtalet har hon en rad konkreta tips. Prata bara om det som är viktigt och undvik för mycket förklaringar. Tala enkelt, begripligt och kortfattat.

Ewa Carlsson Hallberg är skådespelare men hjälper också företagsledare med träning i svåra samtal.

– Det är viktigt att inte prata för mycket för då är risken att det viktigaste i budskapet hamnar i en bisats och inte uppfattas av mottagaren, säger Ewa Carlsson Hallberg. Utan fokusera på det som det verkligen handlar om, kommer någon för sent prata då om tider, handlar det om arbetsbelastning så prata bara om den.

Det är viktigt att lyssna mycket under samtalet. Ibland kan det göra att personen i fråga själv kommer med en lösning. Det är också viktigt att låta denne själv sätta ord på vad man kommit överens om i samtalet.

Syfta klart

Det ska alltid vara väldigt tydligt vad mötet har för syfte att lösa, men det är också att lösningen handlar om förändring. Försök undvika att det bara handlar om rätt och fel och får en juridisk ton.

– Som chef bör man också använda ett jag-budskap. Att det är man själv som upplever, inte att man hört någon annan säga det, betonar Ewa Carlsson Hallberg.

Hon är också noga med att man bör undvika en del ord under samtalet som ”faktiskt” och ”alla andra”. Utan säg ord som ”jag vill att du”, ”jag ser att du” eller ”jag tycker att du ska”.

Tempot är slutligen viktigt. Tala inte för snabbt för det kan upplevas aggressivt. Ett ytterligare tips är att välja ett neutralt avskilt rum för samtalet och att man själv sitter bra på en stol med fötterna i golvet. Det ger trygghet.

– Ett råd är att som vd odla ”small talk” med medarbetarna. Avslutar Ewa Carlsson Hallberg. Härigenom skapas trygghet och det blir lättare att prata om problem utan att det blir en stor sak.

Fakta

Tips för svåra samtal

  1. Var väl förberedd, träna gärna.
  2. Var tydlig med mötets syfte.
  3. Prata inte för mycket, för då är risken att budskapet missas.
  4. Lyssna, så kanske motparten kommer med en lösning.
  5. Tala lugnt.
  6. Undvik ord som ”faktiskt” eller ”alla andra”.
  7. Använd jag-form, det vill säga ”jag tycker” och hänvisa inte till att andra upplever.
  8. Sitt i ett neutralt rum.
  9. Sitt på en bekväm stol med fötterna i golvet, det skapar trygghet.

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.