3 framgångsnycklar för att skapa effektiva möten
Möten
I en ny studie rapport framtagen av företaget Mötesutveckling beskrivs tre nycklar för att inkludera alla i ett möte. De har också kartlagt fyra personlighetstyper för att ge svar på frågan – vad krävs för att ett möte ska vara effektivt för alla?
Kalendern fylls av möten som ingen tycker är riktigt effektiva – enligt studien Svenskars möten 2019 kan det bero på att mötet inte är anpassat för dem som deltar på mötet.
Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
- Strategiska artiklar med tips och analyser.
- 6 fullmatade magasin årligen.
- Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
- 100 procents fokus på vd-rollen.
– Ett effektivt möte består av diskussion och samtal, inte långdragna presentationer. För att alla ska komma till tals krävs en aktiv mötesledare och genomtänkta övningar. För att tydliggöra våra olika förutsättningar har vi tagit fram profilerna Sociala Sara, Försiktiga Frans, Kluriga Klas och Drivande Doris baserat på frågor om personliga egenskaper i studien Svenskars möten 2019, berättar Fredrik Bauer på företaget Mötesutveckling.
Sociala Sara tycker att möten är till för att umgås och får ny energi bara av att träffa sina kollegor. Försiktiga Frans vill att allt ska vara sig likt och både han och Kluriga Klas behöver veta vad ni ska prata om i god tid innan mötet för att kunna delta i diskussionen. Drivande Doris däremot skjuter gärna från höften och är snabb på att springa vidare i nya projekt.
– För att lösa uppgifter på bästa sätt behövs alla. Alla individer har olika perspektiv men alltför ofta hörs Drivande Doris mest och de smarta lösningar som Försiktiga Frans tänker på får ingen reda på under mötet, fortsätter Fredrik Bauer.
För att inkludera alla och skapa ett effektivt möte har Mötesutveckling tagit fram tre framgångsnycklar.
1.Dialog istället för monolog
En tydlig mötesledare avbryter när det behövs och använder metoder som gör att alla kommer till tals.
2.Var förberedd eller utebli
Alla tjänar på att ha tänkt igenom det ni ska prata om innan. Den som inte är förberedd behöver inte delta på mötet.
3. Löpande summering skapar samsyn
Innan ni går vidare till nästa fråga eller nästa möte är det klokt att upprepa vad ni har kommit fram till och vem som gör vad till när.
Mötesledarens roll är avgörande för att lyckas. Trots att många tjänstepersoner sitter i möten stor del av sin arbetstid saknar enligt studien 55 procent av dem som håller i möten helt utbildning för det och över hälften av alla på mötet är osäkra på vad som har bestämts när mötet avslutas
