Så undviker du fallgroparna i distansarbetet

– Det är bra att distansarbetet har fått en puff framåt. Vissa organisationer har tidigare inte tillåtit detta, av rädsla till exempel för att kundservicen skulle bli sämre eller arbetet inte utfört på rätt sätt. Jag tror att många nu märker att farhågorna inte förverkligats, utan att medarbetarna levererar med fortsatt kvalitet, säger Kristina Palm, docent vid KTH, forskare vid Karolinska Institutet och Karlstad Universitet.

Fördelar som att slippa lägga tid på resor, skona klimatet och att kunna vistas mer i naturen har vi sett. Men hur det fungerar på individnivå att arbeta på distans varierar. Människor har olika preferenser. För den som vill ha tydliga gränser mellan arbete och fritid är situationen utmanande. Det gäller såväl uppdelning i tid och rum, som mellan olika digitala hjälpmedel. Den som helt vill separera de två världarna använder kanske i vanliga fall inte ens bär med sin dator utanför kontoret.

Utmaning för separerare

– Det går inte att göra en strikt uppdelning nu under coronakrisen, framför allt inte rent fysiskt. De som gillar att separera kan därför uppleva stress och frustration; få svårt att koncentrera sig och svårt att somna. Det gäller särskilt om de har ett tankekrävande arbete, som dessutom är stressande och pressande, menar Kristina Palm.

Personer i denna grupp kan behöva sätta upp nya gränser. Lättast är detta om man bor stort, men det går kanske att dela av ett rum och göra en bestämd del till arbetsplats. Tidsmässigt kan man till exempel bestämma sig för att jobbet pågår mellan 8.30 och 17.00.

– När tiden gått ut gäller det att bryta av med något annat. Byt om, ta en promenad med hunden, kör ett träningspass eller liknande för att markera början på fritiden, föreslår Kristina Palm.

Tomatteknik för bättre fokus

Även mentalt går det att skapa en tydligare gräns, om det behövs på grund av bristande koncentration. Här går det att ta hjälp av den så kallade Pomodorotekniken, som bygger på att ställa en timer för till exempel 45 minuter av fokuserat arbete. De följs sedan av 15 minuters paus, som används till något helt annat, som att tömma diskmaskinen eller byta glödlampa.

Ett annat förslag är att se över sin teknikanvändning.

– För att slippa blir störd vid fel tillfälle är det bra att till exempel sluta använda jobbdatorn för att titta på film och stänga av jobbrelaterade pushnotiser i mobilen. Det finns gott om forskning som visar att plinget stör och gör oss mindre effektiva, det uppstår alltid en startsträcka för att återgå till arbetet, säger Kristina Palm.

Teams öppet eller stängt

Vissa utmaningar gäller för alla i coronatider, som att få till de sociala relationerna i jobbsammanhang. Även här finns i och för sig variationer i behov mellan olika människor.

Program som Microsoft Teams är viktiga, och kan vid sidan av rena jobbmöten även användas för sociala kontakter. Vissa arbetsgrupper låter Teams vara öppet hela dagarna för att kunna småprata när andan faller på eller bara se och höra andra människor.

– Men här det viktigt att testa och prata ihop sig inom gruppen om vad som känns bra, menar Kristina Palm.

Den som trivs med att arbete och fritid hela tiden går i varandra har en större fördel när de ordinarie arbetsplatserna är stängda.

– Men de kan tycka att situationen är frustrerande av andra skäl, som att de saknar möten och energiflödet från andra människor. Generellt är just risken för social isolering stor.

Fysiska arbetsplatser blir kvar

Kristina Palm tror som många andra att vi är på väg mot en ny version av vad som är normalläge, med en större mix mellan att jobba på distans och att vara på arbetsplatsen.

– Då uppstår nya utmaningar. Medan alla nu kommunicerar via varsin länk, kommer vissa samarbeta fysiskt och andra digitalt. Det blir sämre möten om olika förutsättningar gäller. De som möts fysiskt i samma rum kommunicerar på ett annat sätt än de som finns på länk. Utforskandet av vilka lösningar som fungerar kommer att behöva fortsätta. Men digitala möten kommer aldrig att helt kunna ersätta fysiska. Det finns andra dimensioner i fysiska möten som ger oss energi. En framtid helt utan arbetsplatser kan jag inte se, avslutar hon.