Så skickliggör du din styrelse i ett kommunalt bolag

Anders Djup har en bakgrund som byggnadsingenjör och har varit vd för Lidköpings näringslivsfastigheter sedan 2007. Under dessa 18 år har han sett flera styrelser komma och gå, och hans erfarenheter har gett honom insikter om vad som krävs för att som vd i ett kommunalt bolag bidra till att utveckla en effektiv och välinformerad styrelse.

En av de mest utmärkande aspekterna i ett kommunalt bolag är att styrelsen vanligtvis byts ut vid varje mandatperiod. Detta innebär att du som vd vart fjärde år kan förvänta dig en ny grupp ledamöter som ofta helt saknar styrelsevana. Kontinuiteten som finns i många styrelser i privata näringslivet saknas således här.

Anders Djup ser det som en central del av hans roll som vd att utbilda nya styrelseledamöter om bolagets verksamhet och styrelsens ansvar.

– Jag har tre systerbolag och vi går ofta ihop och tar hjälp av organisationer som Styrelseakademien eller PwC och andra experter från branschen, för att klargöra skillnaderna mellan att sitta i en kommunal nämnd och i ett aktiebolags styrelse. Det är avgörande att alla förstår sitt ansvar enligt aktiebolagslagen, säger han.

Var öppen med all information

Viktigast av allt är att styrelseordföranden förstår sitt ansvar, så att det blir konsensus i stället för politik i beslutsfattandet. Anders Djup är nu inne på sin femte styrelse och har också lärt sig vikten av öppenhet med all information för att bygga ett starkt samarbete med styrelsen.

– Upp med allt på bordet direkt, även obehagliga och dåliga saker. Undanhåll aldrig information, inte ens när det handlar om problem eller misslyckanden. Styrelsen förlåter lättare om de får reda på saker tidigt och kan vara med och hitta lösningar, säger han.

Han ger ett exempel: För några år sedan utsattes han för ett mediadrev. En närståendes byggfirma hade vunnit en upphandling, och TV4 fick nys om vad de trodde var en riktig korruptionsskandal. För att just undvika att hamna i en jävssituation hade bolaget låtit kommunens upphandlingsavdelning sköta anbudsförandet. Men trots detta hängdes Anders Djup ut med namn och bild. Journalisterna verkade förvänta sig att han skulle få sparken.

– Det hade varit lätt för någon politiker i styrelsen att hänga på drevet, för att visa sig handlingskraftig. Men hela styrelsen sa att nej, vi har kvar vårt förtroende för VD tills vi har tagit reda på hur det förhåller sig med detta. Efter en kort utredning konstaterades att allt gått rätt till och arbetet kunde fortsatta som vanligt. En sådan gång var det gott att ha byggt upp ett starkt förtroende hos den sittande styrelsen, konstaterar Anders Djup.

Transparens och förtroende – nycklarna till framgång

Anders Djup har som metod att mellan styrelsemöten skicka ut vd-brev med uppdateringar om vad som hänt i bolaget. Detta hjälper ledamöterna att hålla sig informerade, vara uppdaterade när de kommer till mötena och det minskar risken för missförstånd. Med en styrelse som ofta består av personer utan tidigare erfarenhet av att leda eller sitta i bolagsstyrelser är det viktigt att anpassa informationen:

– Jag håller rapporterna korta och koncisa, ofta max en A4-sida. Allt för att göra det enkelt för ledamöterna att ta till sig relevant information, säger han.

Det är också viktigt att tänka på att politiskt tillsatta ledamöter ha skilda ideologiska åsikter. För att skapa enighet framhåller Anders Djup vikten av teambyggande aktiviteter och en tydlig agenda:

– Vi har organiserat gemensamma aktiviteter som gokart eller sociala tillställningar för att bryta ner barriärer mellan ledamöterna. Det skapar en bättre arbetsmiljö i styrelsen och underlättar diskussioner, säger han.

En annan aspekt som Anders Djup lyfter är att styrelser i kommunala bolag ofta är stora. I Lidköpings näringslivsfastigheter har styrelsen sju ordinarie ledamöter och lika många ersättare, vilket innebär att 12–13 personer vanligtvis deltar i varje möte.

– Det blir lätt för mycket konferens. Alla vill gärna säga sitt, och då är det extra viktigt att som vd hålla sig till en standardiserad agenda. Styrelsemötena måste vara effektiva och fokuserade på framtidsfrågor, säger Djup.

Råd till andra vd:ar

Efter 18 år som vd i ett kommunalt bolag har Anders Djup alltså dragit flera viktiga lärdomar:

• Utbilda styrelsen tidigt. Ge nya ledamöter en gedigen introduktion till bolagets verksamhet och deras ansvar.
• Var transparent. Informera styrelsen om såväl framgångar som utmaningar.
• Håll informationen kort. Korta, koncisa rapporter gör det lättare för styrelsen att följa verksamheten.
• Bygg relationer. Sociala aktiviteter och informella samtal skapar enighet i en politiskt tillsatt styrelse.
• Att vara vd i ett kommunalt bolag kräver en strategisk ansats för att utveckla styrelsen. Genom utbildning, öppen kommunikation och relationer kan vd:n skapa en effektiv och kompetent styrelse som kan navigera de utmaningar som följer med den politiska strukturen. Anders Djups erfarenheter visar att det är möjligt att övervinna dessa hinder genom aktivt ledarskap och engagemang i styrelsearbetet.
• Genom att investera tid i att utbilda och stödja sin styrelse kan vd:n säkerställa att bolaget inte bara uppfyller sina mål utan också bidrar positivt till samhället som helhet.