Förbered dig för semestern – Så gör du din verksamhet redo

När semestertiderna börjar närma sig är det dags att förbereda företaget inför ledigheten. Det är många saker som ska vara på plats för att allting ska kunna fortsätta fungera effektivt när du inte är på plats. Så innan du börjar drömma om att ligga i sköna hängmattor för lata dagar, se till att semesterplaneringen är spikad för att verksamheten ska rulla på i oförändrad takt.

Hur du planerar för en smidig övergång till semestern

För en smidig övergång till semestern bör du planera i god tid. Se till att dina projekt är slutförda och att dina dokument är uppdaterade. Kontrollera din e-post regelbundet för att se om det finns några meddelanden som måste besvaras innan du åker. Gör en checklista som hjälper dig hålla reda på allting som behöver göras, som:

1. En plan för ansvarsområden bland medarbetarna under semestern. 
2. Ta med information och eventuella dokument som du behöver ha tillgång till.
3. Uppdatera ditt autosvar för e-post med ett nytt meddelande till kunder och andra kontakter.
4. Se till att alla rutiner och grundfunktioner för verksamheten har uppdaterats. 
5. Kontrollera att all teknisk infrastruktur inklusive IT  fungerar optimalt. 
 

Hur hanteras kommunikationen med kunder och leverantörer?

Under semestern är det viktigt att hantera kommunikationen effektivt. Alla relevanta personer bör vara införstådda med företagets semesterrutiner. Det är också viktigt att informera kunder och leverantörer om vilka alternativa kontaktvägar som finns under semestern, som e-post, telefon eller sociala medier. Om möjlighet finns bör man även ange en svarstid för eventuella förfrågningar till företaget. För att undvika missförstånd bör man även bekräfta alla avtal som gjorts innan semesterperioden börjar. Genom att hantera kommunikationen med kunder och leverantörer på rätt sätt under semestern kan man undvika många problem.

Tips för att koppla av under semestern

För att hjälpa dig att slappna av och njuta av din semester, är det viktigt att ha en rutin för hur du ska hantera jobbrelaterade saker. Det kan verka som en omöjlighet att stänga av mobilen och att sluta kolla mejlen. Men du bör åtminstone försöka att hålla dig borta så gott det går. Kanske räcker det att kolla mejlen ett par gånger i veckan, samt att bara tillåta samtal från din närmaste medarbetare vid nödfall. Försök också att ta ledigt från jobbet några dagar innan semestern börjar, så att du har tid att trappa ned engagemanget i verksamheten, istället för att bryta tvärt av.

För att du ska kunna få ut det mesta av semestern och företaget fortsätta sin produktivitet behöver du förbereda dig ordentligt och se till att verksamheten är redo. Om du har förberett ordentligt finns alla förutsättningar för en avkopplande semester utan att störas av jobbrelaterade tankar.