Möten är din starkaste kanal som vd – använder du den rätt?

Vilken enorm respons statsepidemilogen Magnus Gisslén fick efter kritiserat FHM. Ha lade ut fyra kortfilmer på bland annat på LinkedIn där han beskrev ineffektiviteten i myndigheten. Han tog särskilt upp möteskulturen. Han har fått massor av respons och 99 procent är positiv. Många känner igen sig.

Är det då någon skillnad mellan offentlig verksamhet och näringsliv?

Nej är min uppfattning. Precis som inom offentlig verksamhet så finns det verksamheter som tagit tag i detta och precis detsamma i näringslivet. Dock har majoriteten av alla verksamheter i Sverige inte gjort det. Det är också lika mycket mötestid i näringslivet som i offentliga sektorn visar mätningar.

Precis som i offentliga sektorn så har också näringslivet endast fem procent av cheferna någon form av utbildning i möteskultur.

En kollega var en del av en vd-utbildning för näringslivet. Efter en timme började alla berätta hur de gjorde för att undvika möten. De flesta ojade sig över alla möten och då ställde hon frågan: ”Vem äger möteskulturen i din organisation?”

Det blev tyst. Hon väntade och tittade ut över alla deltagare. Tystnaden blev obekvämt lång. Hon fortsatte att titta runt på alla. Efter två minuter säger en vd för ett börsnoterat företag: ”Det borde vara jag, va?”

Svaret är ja! Efter 20 års arbete med detta ser jag bara en sak som kan skapa en modern och hållbar möteskultur: ett ledningsstrategiskt initiativ.

Det fungerar sällan att någon stödfunktion tar tag i detta. Det tynar snabbt bort. De har sällan den kunskap eller det mandat som krävs för att göra detta på riktigt. Det blir mest tidsfördriv.

Om du som vd ser mötena och den interna samverkan som din främsta kanal för att styra verksamheten i den riktning som ledningsgruppen beslutat, öppnas en stor möjlighet att öka måluppfyllelsen och bli mer syftesdrivna. Det gör i sin tur medarbetarna mer motiverade och engagerade.En bra start är antingen att ställa några frågor om era möten i medarbetarundersökningen eller göra en enkel mätning på er möteskultur.

Ta tempen på möteskulturen!

(Svara på fråga 1 med procenttal. Frågorna 2–9 skattas på en skala 1–6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt.)

• Hur stor andel av din arbetstid är mötestid (%)?
• Våra möten bidrar till att öka mitt engagemang i verksamheten.
• Våra möten är väl förberedda.
• Våra möten har tydliga syften där mening och nytta framgår.
• Våra möten har tydliga mål så att alla vet vad som ska uppnås under mötet.
• Våra möten leds på ett engagerande och effektivt sätt.
• Våra möten präglas av hög delaktighet.
• Våra möten använder tiden effektivt.
• Våra möten utvärderas regelbundet.

Efter att ha gjort detta får du/ni en bra bild av nuläget.

Det ger er möjlighet att följa och mäta utvecklingen inom de olika områdena.

Du som har läst hit – vad hindrar dig från att göra detta?

Räkna själv: antalet chefer i din organisation gånger åtta timmar gånger 42 veckor (med avdrag för semester och några mindre mötesintensiva veckor). Den siffra du får fram är den tid som skulle frigöras varje år, bara för dina chefer.

Till sist ett räkneexempel som jag hoppas ska motivera dig att prova. Det här baseras på över 50 000 timmars erfarenhet av arbete i många medelstora och stora organisationer. I snitt frigörs 30 procent av mötestiden, för en chef är det minst åtta timmar i veckan.

Räkna själv: antalet chefer i din organisation gånger åtta timmar gånger 42 veckor (med avdrag för semester och några mindre mötesintensiva veckor). Den siffra du får fram är den tid som skulle frigöras varje år, bara för dina chefer.

På köpet får ni högre måluppfyllelse, större arbetsglädje, mer engagerade medarbetare och blir en attraktivare arbetsplats.

Så, vad väntar du på? Du har allt att vinna på att skapa mötesglädje som ger värde för verksamheten.

Lycka till!

Micke Darmell, föreläsare, utbildare & författare