Att jobba på distans kräver tydlighet

Att kunna se varandra är ett sätt att hjälpa upp situationen, som ändå blir mer utmanande vid virtuella möten. Vid fysiska möten hjälper spegelneuronerna i hjärnan till med att kalibrera vad som händer i rummet, till exempel att avläsa om stämningen är arg eller glad.

– Det är svårare att få bekräftelse av varandra på distans. Därför blir också människor mycket tystare i ett sådant möte, menar Camilla Ekstrand.

Småprat faller ofta bort, vilket kan göra det svårare att bygga relationer och tillit.

– Sätt gärna upp det som en punkt på agendan; att fråga hur det är, hur familjen har det etc.

Distansmöten kräver träning

Av flera skäl kräver virtuella möten en del träning. Gruppen som möts behöver kunna kommunicera med varandra och inte minst chefen måste vara extra väl förberedd.

– Ett sätt att engagera alla är till exempel att alltid börja med en runda där var och en i tur och ordning säger någonting, och därmed får sin plats i gruppen. Som ledare är det också särskilt viktigt att vara beredd på att presentationer fungerar annorlunda. Nickar, hummanden och kommentarer uteblir, så det gäller att vara beredd på att inte få detta gensvar. Kanske behöver presentationerna vara kortare eller läggas upp annorlunda, säger Camilla Ekstrand.

Ju fler man är, desto svårare är det att hålla i gång ett distansmöte, menar Camilla Ekstrand. Det kan vara bra att komplettera större möten med träffar i digitala grupprum.

– Är man fler än fyra gäller det verkligen att medvetet tänka efter, säger hon.

Verktygen en del av ”onboarding”

En rad verktyg finns för distansmöten, däribland Teams, Zoom, Skype och Whereby (tidigare appear.in).

– Det verktyg som används ska alla ha tillgång till och få kunskap om. Idealet är att detta är en naturlig del av organisationens ”onboarding” för nyanställda. Vid själva mötet ska så lite tid som möjligt ägnas åt själva tekniken. Om den ändå krånglar bör det finnas någon att fråga som löser problemet snabbt.

Fler faktorer än den nuvarande coronapandemin bidrar till att ledarskap på distans är aktuell.

– Det är väldigt vanligt att chefer leder helt eller delvis på distans. Många har sin arbetsgrupp utspridd på olika kontinenter, eller kan av andra skäl inte ses regelbundet. Klimathänsyn gör ju också att antalet fysiska möten begränsas, konstaterar Camilla Ekstrand.

Viktigt vara tydlig

Ofta satsar man i dessa organisationer ändå på att träffas fysiskt någon eller några gånger per år, medan det i övrigt är dagliga kontakter genom andra kanaler samt virtuella möten som gäller.

– Många väljer att göra regelbundna avstämningar med medarbetarna individuellt. Vissa typer av samtal kräver extra mycket tydlighet, som coachning. Ett råd är att vänja sig vid att fråga extra mycket; ”när jag säger så här, hur uppfattar du det?”, ”nu är du tyst, är det för att du funderar på det jag sa eller beror det på något annat?”, föreslår Camilla Ekstrand.