Håll dig uppdaterad med vårt kostnadsfria nyhetsbrev

Varje vecka får du en sammanfattning av de senaste nyheterna direkt till din inkorg.

Registrera dig

Att jobba på distans kräver tydlighet

Distansarbete Se till att ni ser varandra när ni kommunicerar på distans. Ljud räcker inte om kommunikationen ska bli så komplett som möjligt. Satsa på att alla kommer till tals och var extra tydlig. Det är några råd om distansmöten med kvalitet från psykologen Camilla Ekstrand.

Att jobba på distans kräver tydlighet

När man inte har möjlighet att träffas i ”verkliga livet” är det lätt hänt att mötet reduceras till ett vanligt telefonsamtal.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– Men då försvinner många intryck av kroppsspråk, ansiktsuttryck och andra kommunikationsmedel som vi har vid sidan av rösten. Var därför noga med att få med både ljud och bild, säger Camilla Ekstrand, psykolog och utbildningsledare på utbildningsföretaget Framfot.

Att kunna se varandra är ett sätt att hjälpa upp situationen, som ändå blir mer utmanande vid virtuella möten. Vid fysiska möten hjälper spegelneuronerna i hjärnan till med att kalibrera vad som händer i rummet, till exempel att avläsa om stämningen är arg eller glad.

– Det är svårare att få bekräftelse av varandra på distans. Därför blir också människor mycket tystare i ett sådant möte, menar Camilla Ekstrand.

Småprat faller ofta bort, vilket kan göra det svårare att bygga relationer och tillit.

– Sätt gärna upp det som en punkt på agendan; att fråga hur det är, hur familjen har det etc.

Distansmöten kräver träning

Av flera skäl kräver virtuella möten en del träning. Gruppen som möts behöver kunna kommunicera med varandra och inte minst chefen måste vara extra väl förberedd.

– Ett sätt att engagera alla är till exempel att alltid börja med en runda där var och en i tur och ordning säger någonting, och därmed får sin plats i gruppen. Som ledare är det också särskilt viktigt att vara beredd på att presentationer fungerar annorlunda. Nickar, hummanden och kommentarer uteblir, så det gäller att vara beredd på att inte få detta gensvar. Kanske behöver presentationerna vara kortare eller läggas upp annorlunda, säger Camilla Ekstrand.

Ju fler man är, desto svårare är det att hålla i gång ett distansmöte, menar Camilla Ekstrand. Det kan vara bra att komplettera större möten med träffar i digitala grupprum.

– Är man fler än fyra gäller det verkligen att medvetet tänka efter, säger hon.

Verktygen en del av ”onboarding”

En rad verktyg finns för distansmöten, däribland Teams, Zoom, Skype och Whereby (tidigare appear.in).

– Det verktyg som används ska alla ha tillgång till och få kunskap om. Idealet är att detta är en naturlig del av organisationens ”onboarding” för nyanställda. Vid själva mötet ska så lite tid som möjligt ägnas åt själva tekniken. Om den ändå krånglar bör det finnas någon att fråga som löser problemet snabbt.

Fler faktorer än den nuvarande coronapandemin bidrar till att ledarskap på distans är aktuell.

– Det är väldigt vanligt att chefer leder helt eller delvis på distans. Många har sin arbetsgrupp utspridd på olika kontinenter, eller kan av andra skäl inte ses regelbundet. Klimathänsyn gör ju också att antalet fysiska möten begränsas, konstaterar Camilla Ekstrand.

Viktigt vara tydlig

Ofta satsar man i dessa organisationer ändå på att träffas fysiskt någon eller några gånger per år, medan det i övrigt är dagliga kontakter genom andra kanaler samt virtuella möten som gäller.

– Många väljer att göra regelbundna avstämningar med medarbetarna individuellt. Vissa typer av samtal kräver extra mycket tydlighet, som coachning. Ett råd är att vänja sig vid att fråga extra mycket; ”när jag säger så här, hur uppfattar du det?”, ”nu är du tyst, är det för att du funderar på det jag sa eller beror det på något annat?”, föreslår Camilla Ekstrand.

Karriär

Strategi & målstyrning

Kunskapsmaterial

Inspiration

Ledarskap & styrning

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.