Så blir ekonomichefen vd:ns beslutsstöd

För vd:n är det en styrningsfråga. Om ekonomichefen fastnar i manuell rapportering blir ekonomifunktionen en leverantör av siffror bakåt. Om tid frigörs kan samma funktion ge vd:n bättre underlag om marginaler, kassaflöde, prissättning, investeringar och prioriteringar.

– Frågan är inte längre om man ska investera i AI eller inte, utan hur snabbt man kan bygga in det i organisationen och använda det som ett verktyg för både effektivisering och affärsutveckling, säger Sofia Sköld, partner och expert på finansiell rapportering och risk på PwC Sverige.

När ekonomichefen fastnar i rapportering

Skillnaden mellan en ekonomiroll som rapporterar bakåt och en som hjälper vd:n att styra bolaget handlar i första hand om hur tiden används.

– Skillnaden är hur mycket tid och kraft som läggs på att samla in data och manuellt sammanställa rapporter. Förflyttningen handlar om att automatisera mer rutinmässiga arbetsuppgifter och frigöra tid för insikt och analys, säger Sofia Sköld.

För vd:n är den första frågan därför inte vilket nytt system bolaget ska köpa. Den första frågan är var ekonomifunktionen fastnar.

En varningssignal är att rapporterna kräver mycket manuell handpåläggning. En annan är att ekonomichefen sällan hinner analysera siffrorna innan nästa rapportperiod börjar. Om ledningsgruppen får historik men få slutsatser, handlingsalternativ eller prognoser är ekonomifunktionen sannolikt för operativt belastad.

– I en snabbt föränderlig värld behöver du kunna navigera och anpassa dig fort. Då kan du inte lägga för mycket tid på att först samla ihop informationen. Nyckeln är att snabbt kunna sammanställa aktuell data, göra analyser och få fram insikter, säger Sofia Sköld.

AI i ekonomifunktionen ger främst effektivisering

AI-användningen i ekonomifunktionen ökar. I PwC:s undersökning uppger 30 procent att AI helt eller delvis har integrerats i ekonomifunktionens arbetsflöden, jämfört med 13 procent året före. Ytterligare 29 procent planerar att börja implementera tekniken under det kommande året.

Men effekten syns hittills främst i effektivisering. Var tredje CFO upplever att AI har ökat effektiviteten i det egna arbetet. Bara 7 procent ser en tydlig positiv effekt på intäkter och 2 procent på lönsamhet.

Att börja med interna processer är enligt Sofia Sköld en rimlig väg. Men AI-arbetet får inte stanna i administrationen.

– De flesta börjar i de egna rutinerna och processerna och automatiserar dem. Det är en bra startpunkt. Men utväxlingen kommer när ekonomifunktion, försäljning och produktägare sitter tillsammans och använder AI för att utveckla både affären och intäktsgenereringen, säger hon.

Börja med processen – inte verktyget

För att AI och automatisering ska ge större affärsnytta måste ekonomifunktionen först frigöra tid. Sofia Sköld pekar på bokslut, reseräkningar, tidrapportering, fakturering och rapportgenerering som exempel på processer där automatisering kan minska den manuella belastningen.

För många mindre och medelstora bolag behöver arbetet inte börja med stora systeminvesteringar.

– Många av verktygen finns redan tillgängliga, till exempel i Microsoft Office-paketet. Det är inte verktygen eller en stor systembudget som nödvändigtvis är lösningen. Använd det som finns och börja med en process, inte ett verktyg, säger hon.

Därmed blir frågan snabbt en ledarskapsfråga. Vd:n behöver göra det möjligt för ekonomifunktionen att testa, förenkla och ändra arbetssätt, understryker Sofia Sköld:

– De största hindren är sällan tekniska eller ekonomiska. Det är ledarskapet, vanor, rutiner och rädslor för det nya. Genom att bara investera med en större budget löser du inte det.

Så får vd:n bättre beslutsstöd

Nästa steg är att använda den frigjorda tiden rätt. Om ekonomifunktionen bara blir snabbare på att producera samma rapporter har bolaget inte tagit hela steget. Värdet uppstår när ekonomichefen får en tydligare roll i diskussioner om affären.

För vd:n innebär det att ekonomichefen bör involveras tidigare i frågor om tillväxt, lönsamhet, prissättning, investeringar och prioriteringar. Rätt använd kan ekonomifunktionens data hjälpa vd:n att se vilka kunder, produkter eller projekt som stärker marginalen – och vilka som binder tid och kapital utan att ge tillräcklig avkastning.

Sofia Sköld menar att vd:n bör börja med att fråga hur ekonomifunktionen ser på automatisering, hur långt arbetet har kommit och vilken plan som finns. Om arbetet redan är i gång blir nästa fråga vad nästa steg ska vara.

För mindre och medelstora bolag handlar det sällan om att bygga en stor CFO-funktion. Det handlar om att använda den ekonomikompetens som redan finns bättre.

När manuella rutiner tar för stor plats blir ekonomichefen en leverantör av historiska rapporter. När tid frigörs till analys kan samma funktion hjälpa vd:n att se risker tidigare, prioritera hårdare och fatta bättre beslut om bolagets nästa steg.