Möten utan mål – vd:ns blinda fläck

Min uppfattning är att svaret är nej. Precis som i offentlig sektor finns det verksamheter i näringslivet som har tagit tag i detta – men det stora flertalet har inte gjort det. Mätningar visar att mängden mötestid i näringslivet är lika hög som inom det offentliga.

Och precis som i offentlig sektor är det endast fem procent av cheferna i näringslivet som har fått någon form av utbildning i möteskultur.

Min kollega deltog nyligen som föreläsare på en vd-utbildning. Redan efter en timme började deltagarna berätta hur de gör för att undvika möten. De flesta beklagade sig över möteshetsen – varpå min kollega ställde frågan:

– Vem äger möteskulturen i din organisation?

Det blev knäpptyst. Hon stod stilla och lät tystnaden tala. Efter två minuter sa en av deltagarna, vd för ett börsnoterat bolag:

– Det borde väl vara jag, va?

Svaret är ja.

Efter 20 års arbete med möten ser jag en tydlig slutsats: Det krävs ett ledningsstrategiskt initiativ för att skapa en modern och hållbar möteskultur. Det fungerar sällan när någon stödfunktion försöker ta tag i frågan – det rinner ofta ut i sanden. Dessa funktioner saknar ofta både kunskap och mandat. Resultatet blir mest ett tidsfördriv.

Men om du som vd ser era möten och den interna samverkan som din främsta kanal för att styra verksamheten i den riktning ni i ledningsgruppen har beslutat – då finns stora möjligheter att öka måluppfyllelsen och bli mer syftesdrivna. Då kommer också motivation och engagemang hos medarbetarna att öka.

En bra start är att börja mäta möteskulturen. Du kan till exempel ta med ett par enkla frågor i medarbetarundersökningen – eller göra en separat mätning. Här är ett enkelt förslag:

Ta tempen på möteskulturen – ställ dessa frågor (2–9 med svarsalternativ 1–6):

1. Hur stor andel av din arbetstid är mötestid, i procent?
2. Våra möten bidrar till att öka mitt engagemang i verksamheten.
3. Vi är väl förberedda inför våra möten.
4. Våra möten har tydliga syften – det är klart vad de ska leda till.
5. Våra möten har tydliga mål – alla vet vad som ska uppnås under mötet.
6. Våra möten leds på ett engagerande och effektivt sätt.
7. Vi har hög delaktighet under våra möten.
8. Vi använder vår mötestid effektivt.
9. Vi utvärderar regelbundet våra möten.

När ni har gjort mätningen har ni en tydlig nulägesbild – och en möjlighet att följa upp och mäta utvecklingen över tid.

Och till dig som har läst hela vägen hit: Vad hindrar dig från att göra detta?

Ett räkneexempel som kanske motiverar dig:

Det här bygger på över 50 000 timmars erfarenhet från arbete med möten i både medelstora och stora organisationer. När vi arbetar metodiskt med möteskulturen frigörs i snitt 30 procent av mötestiden. För en chef innebär det minst åtta timmar per vecka. Multiplicera det med antalet chefer i din organisation, och därefter med 42 veckor (för att exkludera semestertid och lågsäsong). Den summa du får är antalet timmar som kan frigöras – varje år.

Och på köpet får ni:

• högre måluppfyllelse
• ökad arbetsglädje
• mer engagerade medarbetare
• en attraktivare arbetsplats.

Så, vad väntar du på?

Du har allt att vinna på att skapa den mötesglädje som skapar verkligt värde för din verksamhet.

Lycka till!

Micke Darmell, föreläsare, utbildare och författare