Inga produkter i varukorgen.
Tre dokument som minskar risken för dyra styrelsebeslut
Vd & styrelse Vd:ar som saknar tydliga styrdokument riskerar onödigt gnissel med styrelsen och i värsta fall beslut som blir dyra att backa ifrån. Agneta Franksson, lärare vid Styrelseakademien, listar tre dokument som bör vara på plats.
Foto: Adobe Stock/ privat.
En chef inom ett vårdbolag som vd:n rekryterade ville bli anställd som konsult. Sagt och gjort. Men, man kan inte ha någon anställd som konsult under flera år – och i slutänden fick personen köpas ut av företaget.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
Ett misstag som hade undvikits med rätt styrdokument, menar Agneta Franksson vid Styrelseakademin.
– De här dokumenten finns ju till av en anledning. De ska skydda både bolaget, styrelsen och vd:n, säger hon.
Skyddande ramar
Det du ska ha på plats är: vd-instruktion, styrelsens arbetsordning och rapportinstruktion. För dig som vd är det kanske viktigaste dokumentet vd-instruktionen. Det reglerar vilka beslut som vd måste förankra i styrelsen, och handlar om beslut med långsiktiga konsekvenser.
– Det gör att styrelsen kan sätta stopp för beslut som skulle kunna bli en dikeskörning. Som att anställa chefen som konsult, säger Agneta Franksson.
– Det är alla stoppgrejer. Sånt som kan få stora effekter för bolaget. Till exempel att teckna långa hyresavtal, gå in i juridiska konflikter eller dela ut aktier.
Agneta Franksson understryker att syftet inte är att begränsa vd:n, utan att skydda både vd-rollen och bolaget.
– En vd kan få lämna på några timmar. Men ett tioårigt hyresavtal ligger kvar.
Värdeskapande struktur
Styrelsens arbetsordning beskriver hur styrelsearbetet ska fungera i praktiken.
– När ska kallelse och material skickas ut? Hur ofta ska vi ses? Hur ser agendan ut? Allt det där ska vara bestämt. Vi rekommenderar under styrelseutbildningarna en årlig uppdatering av alla tre dokumenten, säger Agneta Franksson.
När strukturen saknas förlorar styrelsemötena sitt värde.
– Material som kommer dagen innan gör att ingen hinner läsa. Då kan vi inte fatta beslut. Vi får skjuta på besluten som bolaget behöver. Och då blir mötena ineffektiva och frustrerande för vd.
När det gnisslar handlar det ofta om att styrande dokument inte finns på plats menar Agneta Franksson – eller helt enkelt inte följs.
– Det är ofta ren okunskap. Och ibland tidsbrist. Vd:ar är ofta otroligt duktiga entreprenörer, med väldigt mycket på sina bord. De hinner inte med allt hur mycket de än vill, säger Agneta Franksson.
Minska risken för missförstånd
Rapportinstruktionen anger vilken information styrelsen ska få, när och hur.
– Det är ett lagkrav: styrelsen är skyldig att hålla sig informerad, och vd är skyldig att följa styrelsens riktlinjer och anvisningar, säger Agneta Franksson.
Här ingår vanligtvis resultat- och balansräkning, likviditet samt kontroll av skatter och avgifter.
Agneta Franksson betonar att styrdokument inte är till för att samla damm.
– Får vi ordning och reda på plats, då kan vi vara kreativa sen. Då vet vi var gränserna går.
Hon menar att tydliga dokument minskar risken för missförstånd och gör styrelsen till ett verkligt stöd.
– Vd-rollen är otroligt ensam. De här dokumenten finns för att hjälpa, inte för att sätta dit någon.
