Tre kontroller som förhindrar bedrägerier

Det är en av de vanligaste svagheterna i den interna kontrollen hos små och medelstora företag, enligt Carolina Brandtman, vd för konsult- och rådgivningsföretaget Azets Sverige.

Företagen oroar sig för att upptäcka bedrägerier för sent

I den senaste upplagan av Azets Barometer uppger 73 procent av de svenska respondenterna att de oroar sig för organisationens förmåga att upptäcka bedrägerier innan de orsakar betydande skada. Nästan lika många, 74 procent, oroar sig för interna bedrägerier eller andra ekonomiska regelbrott.

Carolina Brandtman menar att en viktig del av problemet handlar om att företag förlitar sig på att människor och etablerade arbetssätt fungerar som de ska.

– Många svenska företag har en hög grad av tillit. Vi litar på att medarbetare och leverantörer gör det de ska, vilket i grunden är positivt. Ett skydd för både organisationen och medarbetaren är att rutiner, arbetssätt och avtal är dokumenterade och att verksamheten säkerställer att dessa faktiskt följs.

Carolina Brandtman lyfter tre områden som särskilt viktiga.

1. Säkerställ att ingen ensam kan genomföra större transaktioner

Den första kontrollen gäller hur företagets ekonomiska beslut fattas och vem som har rätt att godkänna dem.

– Tydliga besluts- och attestordningar är viktiga. Det ska vara tydligt vem som får fatta vilka beslut, godkänna inköp eller ingå avtal. Det är viktigt att använda fyra-ögonsprincipen, så att en enskild person inte ensam kan fatta avgörande beslut eller genomföra större transaktioner, säger Carolina Brandtman.

För ett mindre företag kan det innebära att se över om samma person har möjlighet att hantera hela kedjan från inköp och fakturagodkännande till utbetalning.

2. Granska vilka företaget gör affärer med

Den andra kontrollen handlar om leverantörer och externa affärsrelationer.

En risk uppstår om företaget inte har tillräcklig kunskap om dem man köper varor och tjänster av, eller om avtal tecknas utan att relevanta uppgifter kontrolleras.

– Det handlar om att granska leverantörer innan avtal tecknas, exempelvis ägarförhållanden, ekonomisk ställning och andra relevanta bakgrundsfaktorer. Krav och förväntningar bör vara tydligt reglerade i avtal, och företaget behöver också följa upp att avtalen efterlevs, säger Carolina Brandtman.

Hon pekar också på risker som kan uppstå genom personliga relationer mellan medarbetare och externa aktörer.

– Det är viktigt att ställa frågor om det finns risk för jäv, vänskapskorruption eller situationer där någon kan ha personliga intressen som påverkar affärsbeslut.

3. Följ upp avvikelser och kontrollera att rutinerna fungerar

Den tredje kontrollen handlar om att upptäcka när något avviker från det normala. Carolina Brandtman framhåller att dataanalys och digitala verktyg kan underlätta den löpande kontrollen.

– De kan hjälpa företag att upptäcka avvikande mönster i exempelvis fakturor och utbetalningar, eller fånga upp förändringar hos leverantörer som skulle kunna innebära ökade risker.

Men kontrollen behöver också omfatta det som inte syns i den ekonomiska rapporteringen. Om medarbetarna inte vågar ifrågasätta beslut, lyfta misstänkta avvikelser eller påtala när rutiner inte följs kan problem fortsätta utan att nå ledningen.

– En vd bör därför vara uppmärksam på tecken på tystnadskultur, missnöje eller att etablerade rutiner och regelverk regelbundet kringgås, säger Carolina Brandtman.

Börja med att granska fakturahanteringen

Hur ska då vd:n veta om företagets interna kontroll håller måttet? Carolina Brandtman föreslår att börja med en genomgång tillsammans med ekonomiansvariga. Fakturahanteringen är ett konkret område att undersöka.

– Ta exempelvis fakturahanteringen: vem godkänner fakturan, vem attesterar den, hur säkerställs att uppgifterna är korrekta och vem följer upp processen?

Syftet är att identifiera moment där en person kan genomföra utbetalningar utan tillräcklig kontroll, eller där företaget riskerar att betala för något som aldrig beställts eller levererats.

Men en genomgång av rutinerna visar inte nödvändigtvis om de fungerar.

Därför föreslår Carolina Brandtman också att vd:n och ekonomiansvariga prövar ett annat perspektiv: Hur skulle någon kunna utnyttja företagets befintliga rutiner?

– Om någon skulle försöka tillskansa sig pengar från företaget, var skulle det vara möjligt att utnyttja brister i processerna? Det kan låta enkelt, men är ofta ett effektivt sätt att identifiera kryphål, otillräckliga kontroller och områden som behöver stärkas, säger hon.