Mark Zuckerberg ska bygga sin egen vd-assistent – så bygger du din i fem steg

Steg 1: Välj program

På bara några år har arbetet bakom att bygga en egen AI-assistent gått från ett tekniskt specialprojekt till något som ryms inom en vd:s egen verktygslåda. Utvecklingen drivs av att plattformar som Microsoft, Open AI och Anthropic gör det möjligt att konfigurera egna lösningar utan programmering.

– Tidigare var det framförallt tredjepartslösningar som gällde om man ville skapa en AI-assistent. Men nu är det så enkelt att man faktiskt kan ta hjälp av AI för att bygga sin egen agent, säger Paulina Modlitba.

Tröskeln för att komma igång har med andra ord aldrig varit lägre. Det gäller bara att välja vilken tjänst eller program som passar just sin organisation bäst – där finns det lite olika sätt att tänka.

– Min favorit är till exempel Claude Code, den har jag byggt min personliga assistent genom. Det är ett verktyg som Anthropics AI- verktyg har släppt där du själv kan vara med och påverka processen mycket.

Vanliga program

• Copilot Agent Builder  ( Microsoft)
• Claude Code (Anthropics AI)
• n8n – Fristående program som gör det lätta att själv styra innehåll och struktur hos din agent.
• Codex ( Open AI)

Steg 2: Säkerhet

Hon lyfter säkerheten som en central fråga i valet av program. Flera av programmen är duktiga på ungefär samma sak – men innan man laddar över dokument, företagsfiler och information behöver valet av program förankras med resterande säkerhetstänk inom bolaget.

– Använder ni er redan av Microsoft paketet på företaget kan det vara en fördel att använda sig av Copilot för att bygga sin assistent. Då har ni redan alla dokument lagrade i det systemet och har bedömt det som en säker lösning, säger Paulina Modilitba.

AI-assistenter och agentlösningar är inte färdiga produkter utan behöver löpande justeras och kontrolleras. Resultat kan bli felaktiga och systemen kan agera på oväntade sätt om de får för bred tillgång till information. Därför är det viktigt att vara noga i de instruktioner man ger sin assistent. Att radera filer, skicka mail eller att på andra sätt ta beslut utan att du kontrollerar arbetet bör undvikas.

– Den här typen av assistenter är inte perfekta. Det finns fortfarande en hel del barnsjukdomar hos dessa verktyg. Du behöver själv kontrollera att det som tas fram stämmer och vara noga med vilken access du ger till data och system.

Steg 3: Lär dig mer

När beslutet att bli med AI- assistent är taget, du har valt plattform och sett över säkerheten är det dags att inta skolbänken. Det finns en uppsjö av information och experter när det kommer till AI och ibland kan det vara svårt att se skogen för alla träd. Paulina Modlitbas bästa tips är ätt på något vis prioritera utbildning i ämnet – stort som smått där YouTube kan var minst lika värdefullt som en tredagars konferens.

– Det finns flera typer av intro kurser för att bygga egna AI-agenter, jag håller själv i sådana. Det finns också ett bolag som heter Abundly AI som håller kurser specifikt för ledare här i Sverige, säger Paulina Modlitba och fortsätter:

– Men jag skulle säga att man numera kan få jättebra hjälp helt gratis också genom att kolla på YouTube-tutorials som AI-experter eller AI-bolagen själva lägger upp.

Lär mer här:

• Anethopics egna Youtube Kanaler – tutorials om sina egna plattformar.
• Microsoft Copilot tutorials på Youtube.

• Abundly AI håller i fysiska kurser specifikt för ledare.
• Paulina Modlitbas egna kanaler och nyhetsbrev på Substack.

Steg 4: Var kan just du få störst nytta av din assistent

Redan i skapandeprocessen kan det vara bra att fundera över i villka sammanhang du vill få hjälp av din assistent. Där upplever Paulina Modlitba att många famlar lite i mörkret. Att skaffa en AI-assistent är inte detsamma som att satsa på AI. Det gäller att använda assistenten på ett sätt som gör att du som vd faktisk spar tid – och det kan se olika ut för alla.

– De vanligaste frågorna jag får är ungefär som titeln på min bok. Alltså: vad fan ska vi med AI till? säger Paulina Modlitba.

Hon menar att det som gör störst skillnad är när man börjar kombinera flera informationskällor för att få hjälp med att se mönster, prioritera uppgifter, sammanfatta information och skapa en helhetsbild.

På frågan vad man som vd kan använda sin AI-assistent till är Paulina Modlitbas svar kort och gott: Allt!

– Allt du kan tänka dig. Det mindset som jag försöker få mina kunder att använda är att varje gång man tampas med något ställa sig frågan: vänta nu, undrar om AI skulle kunna hjälpa mig med det här. Och oftast är svaret – ja.

Som vd går en stor del av arbetsdagen åt att på olika vis sammanställa information och utefter dessa prioritera bolagets nästa steg.

Bara en sådan till synes vardaglig uppgift som att skriva ett veckobrev kräver att en hel del information, från mellanchefer, ledningsgrupp och diverse möten, slås samman. Det är ett klockrent exempel där din AI- assistent på ett ögonblick kan sammanställa en lista på de punkter som är värda att lyfta i brevet.

– Jag använder själv min assistent mycket till att transkribera möten för att efteråt kunna se vad som sagts, hur ska jag omsätta det här till handling och vad jag behöver prioritera först. Det hjälper mig jättemycket.

Men det går även att be AI:n ta fram scenarion på situationer du vill öva på – kanske ett knepigt lönesamtal eller scener för att att bygga en workshop i ledningsgruppen. Den kan även underlätta i konkretiseringen av arbetsflödet.

– Låt säga att ni har fastställt er AI-strategi. Fråga då assistenten: Vilka borde de första stegen vara? Hur kan vi bryta ner det här? Vem i organisationen borde ta ”lead”? Säger Paulina Modlitba och fortsätter:

– Allt ifrån projektledning till den här typen av konkritisering där vi bryter ned större strategier och mål till action points är AI jätteduktig på.

Steg 5: Ta rygg på en expert – håll dig uppdaterad

Utvecklingen går snabbt på AI fronten där det du lär dig idag inte nödvändigtvis är rätt förhållningssätt om en månad. Att följa en eller några utvalda experter eller plattformar minskar risken för att arbetet stannar av eller blir ineffektivt.

– Det kommer nya funktioner hela tiden som gör AI agenterna ännu bättre. Hitta någon expert som har örat mot rälsen och som du kan följa. Annars är det lätt att man känner sig helt överväldigad av all AI information som cirkulerar. Jag har själv ett nyhetsbrev som kommer varannan vecka där jag skriver om den här typen av frågor, säger Paulina Modlitba.

I sina nyhetsbrev på Substack guidar hon läsaren i AI frågor utifrån sina egna trendspaningar. Breven berör allt ifrån hur man kommer igång med programmet Claude Cloude, vad hon själv använder sin assistent till, kommande kurser och generella AI- spaningar i vardagen.

Utöver sina egna kanaler tipsar hon om två andra AI-experter att följa:

• Allie K Miller – Finns på Youtube, Substack och Linked In.
• Grace Leung – Finns på Youtube.

Se till att avsätta tid: det har du att vinna på AI

Precis som så mycket annat tar det tid att lära sig något nytt. Men när de nya rutinerna väl satt sig finns det en hel del tid och resurser att spara.

– Jag skulle säga att jag som egen konsult numera är som en och en halv person. Och det har bara tagit ett halvår för mig att jobba upp min assistent till den nivån, säger Paulina Modlitba.

Men för att verkligen hämta hem vinsten av sin AI-assistent gäller det att investera den tid som blir över på rätt saker. Paulina Modlitba förklarar att vi gärna ser till att fylla dessa tomrum snabbt.

– Vi är så drillade i att vi ska vara produktiva och fylla luckor med mer jobb. Och det kommer vi att göra om vi inte ställer om vårt arbetssätt och syn på AI i organisationen. Ofta är det dem som är mest entusiastiska kring AI som gärna tar på sig extra jobb för att de tror sig hinna – och sen blir de utbrända, säger hon.

Därför handlar implementeringen av AI lika mycket om att skapa en kultur i företaget av att: nu kommer vi alla med hjälp av AI att få mer tid över. För att därefter ge ett färdigt svar på frågan vad just den tiden faktiskt ska användas till.

– Förhoppningsvis kan man lägga tiden på att utbilda sig ännu mer om AI. Ta tid till att affärsutveckla, innovera, reflektera, tänka långsamma tankar och inte bara springa runt i ekorrhjulet. Så där har man också en jätteviktig roll som ledare när man inspirerar organisationen till att använda AI.