Så ska en bra vd-instruktion se ut

Styrdokumentskolan del 2 Vd-instruktionen är vd:ns ansvarsbeskrivning i förhållande till styrelsen. En välskriven sådan underlättar både vd:ns och styrelsens arbete betydligt. Styrdokumentskolans Eva Gianko förklarar vilka punkter en bra vd-instruktion bör innehålla.

Så ska en bra vd-instruktion se ut
Eva Gianko. Foto: Adobe stock

Styrelsens instruktion till vd:n

Ägarna utser en styrelse på bolagsstämman, och talar om för den vad man vill att styrelsen ska åstadkomma. Styrelsen tillsätter i sin tur den operativa ledningen, alltså vd:n, och ger denna i uppdrag att leda verksamheten i enlighet med styrelsens och ägarnas vilja. Detta uppdrag beskrivs i en vd-instruktion. En sådan måste finnas i alla bolag som har en vd, det står i aktiebolagslagen.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

Utöver det finns inga uttalade krav på vad den ska innehålla. Men för att vd-instruktionen ska bli det bärande dokument den kan vara för verksamheten, så bör den innehålla följande punkter.

Eva Gianko är vd på Styrelseinstitutet, civilekonom och leg. psykoterapeut. Hon har också en bakgrund som vd, styrelseledamot och styrelseordförande i flera företag.

Mål och uppdrag

En bra vd-instruktion beskriver tydligt vilka mål styrelsen förväntar sig att vd:n ska uppnå. Detta är viktigt eftersom målen ligger till grund för hur vd:n sedan styr verksamheten ute i organisationen. Vd-instruktionen bör också tala om enligt vilken struktur vd:n förväntas jobba med ledningsgruppen och styrelsen för att ta fram den strategiska planen.

Rapportering – hur?

Det är viktigt att styrelsen vet vilken typ av rapportering den vill ha av vd:n på styrelsemötena. Hur ska de ekonomiska rapporterna se ut, vilken typ av information vill styrelsen få från vd, vilka punkter ska finnas på informationslistan?

Det är också en fördel om det framgår hur informationen ska presenteras. Om den alltid följer samma struktur så blir det lättare för styrelseledamöterna att förstå och återkoppla på informationen, oavsett om den är av ekonomiskt redovisande eller mer beskrivande karaktär.

Rapportering – hur ofta?

Hur ofta ska vd:n återrapportera till styrelsen? Är det tillräckligt att få informationen vid styrelsemötena eller vill styrelsen bli informerad även mellan mötena? Det bör stå tydligt beskrivet i vd-instruktionen, annars riskerar vd:n att få ägna orimligt mycket tid åt rapportering – dessvärre ett vanligt problem, enligt Eva Gianko.

Mandat

Inom vilka områden har vd:n rätt att fatta beslut? Det bör framgå av vd-instruktionen, liksom vilka begränsningar som gäller. Vd:n brukar exempelvis inte ha rätt att ta beslut om investeringar, förvärv, ersättningar eller avyttringar som överskrider en viss nivå. Det bör gå att läsa sig till när ordförandens godkännande krävs.

Till sist: fallgroparna

En vanlig fallgrop är att vd-instruktionen blir ett dokument som skrivs en gång per år men inte följs. Då blir det inte ett styrande dokument i arbetet, och konsekvensen är att styrelsen kan ställa nya krav på vd:n varje nytt möte.

– Man ändrar till exempel rapportinstruktionen löpande. Det kan låta som litet misstag eller fel men det tar mycket kraft av alla och mycket tid av alla. Särskilt om vd:n inte orkar säga ifrån och stå upp för att det är vd-instruktionen som gäller, avslutar Eva Gianko.

Bloggen

På nytt jobb

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

Med fullt fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.