Styrande dokument – verktyg i en vd:s vardag

Styrdokument Enkelt och stringent är melodin om styrande dokument ska bli något annat än dammsamlare. Men rätt utförda och använda blir de kraftfulla verktyg i verksamheten.

Styrande dokument – verktyg i en vd:s vardag
Styrdokumenten bör vara ett stöd för vd:n. Foto: Adobe Stock

Styrande dokument är avgörande för att säkerställa att aktiebolag fungerar effektivt och att alla parter i företaget arbetar mot samma mål. Dessa dokument innehåller regler och riktlinjer som reglerar hur företaget ska drivas och hur beslut ska fattas. Ett bra styrdokument ska vara en hjälp i vardagen, en ”ledstång” för vd:n att hålla sig i arbetet med att driva verksamheten.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

Fakta

Vd-instruktionens innehåll

Enligt aktiebolagslagen måste alla publika bolag ha en vd-instruktion. Instruktionen definierar vd:ns uppdrag i bolaget. Syftet är att vd:n ska ha frihet i sitt uppdrag men med en tydlig gränsdragning gentemot styrelsen.

Det här kan ingå i en vd-instruktion:

  • Sköta aktiebolagets löpande förvaltning enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Större utrymme här ger en friare vd-roll.
  • Fatta beslut i förvaltningsfrågor som egentligen utgör styrelsens ansvar när styrelsens beslut inte kan erhållas utan väsentlig olägenhet för aktiebolaget.
  • För firmateckning bör det framgå nivåer för tecknande av exempelvis avtal, leasingavtal, investeringsnivåer, upptagande av lån, ansvarsförbindelser, engagera konsulter, arbetsmiljöansvar och firmateckning. Styrelsen får bemyndiga vd:n eller någon annan att företräda bolaget och teckna dess firma. Begränsingar för vissa långsiktiga avtal kan finnas med tanke på snabba omvärldsförändringar.
  • Eventuella inskränkningar i vd:s befogenheter bör tydligt framgå.
  • Ansvara för att bolagets bokföring sköts i överensstämmelse med lagar och god redovisningssed.
  • Med omedelbar verkan underrätta styrelsens ordförande när det finns anledning till att styrelsen måste ta ställning i en viss fråga eller ett visst ärende.
  • Fortlöpande informera styrelsen om viktiga förhållanden och händelser som berör aktiebolag.
  • I samarbete med styrelsens ordförande förbereda styrelseärenden och föredra dessa vid styrelsens sammanträden.
  • I god tid före början av varje nytt räkenskapsår upprätta och inlämna ett förslag till affärsplan och årsbudget innehållande likviditetsbudget, resultatbudget och balansbudget till aktiebolagets styrelse.
  • Inom ramen för sin behörighet delegera beslutanderätt till annan tjänsteman inom aktiebolaget samt utfärda fullmakt.
  • *Ansvara för att interna rutiner i den interna kontrollen följs.
  • Närvara vid bolagsstämmor och styrelsemöten.
  • Ansvara för information kring bolaget både externt och internt.
  • På senare tid har även mjukare inslag i vd-instruktionen tillkommit som är relaterat till värderingar, med andra ord exempel på väsentligheter som ska prägla vd:s roll i bolaget.
  • Vd-instruktionerna bör utvärderas och eventuellt uppdateras en gång om året i samband med det konstituerande styrelsemötet.

Rätt använda ge de styrande dokumenten i ett bolag en tydligare struktur för beslutsnivåer, ansvar, enhetlighet i innehåll med mera. Vissa styrdokument måste finnas på plats i ett bolag, till exempel bolagsordningen och arbetsordningen för styrelsen.

Fakta

6 skrivtips –så ska ett styrdokument se ut!

  1. Se till att vara klar över syftet med dokumentet när du upprättar det. Utgå från frågan, hur driver vi verksamheten på ett bra sätt?
  2. Formulera dig kort och tydligt i nivåer med rubriker och underrubriker. Se till att alla dokument hänger ihop och är konsekventa.
  3. Ta ett helhetsgrepp – undvik att det blir en uppsjö av instruktioner.
  4. Styrdokumentet ska vara vägledande, inte detaljstyrande.
  5. Utgå från den dagliga verksamheten och involvera de som jobbar där.
  6. Skriv inte i negationer.

Ett aktiebolag måste också ha en vd-instruktion. Den definierar bland annat vd:ns ansvar och befogenheter, men också inskränkningarna i dessa befogenheter. Man kan säga att vd-instruktionen både fastslår vad vd:n kan och får göra, samtidigt som den drar upp gränserna mot det som är styrelsens ansvar.

Matcha mål och strategi

Styrelsens arbetsordning är ett annat viktigt dokument. Detta dokument beskriver styrelsens uppgifter och ansvar och reglerar hur styrelsen ska arbeta och fatta beslut. Dokumentet anger också hur ofta styrelsen ska träffas och hur styrelsemöten ska genomföras.

En vd behöver ha en klar förståelse för företagets policyer och rutiner. Dessa dokument reglerar hur företaget ska hantera viktiga frågor som exempelvis anställning, konflikthantering, datahantering och riskhantering. De fastställer också företagets etiska och sociala ansvar.

Fakta

Bolagsordningen

Ett av de viktigaste styrande dokumenten för ett aktiebolag är bolagsordningen. Tillsammans sätter aktiebolagslagen och bolagsordningen regelverket för verksamheten. Bolagsordningen måste innehålla följande:

  • Företagets namn.
  • Styrelsens säte, alltså den ort där bolagsstämman ska hållas.
  • Företagets verksamhet.
  • Det registrerade aktiekapitalet eller de lägsta och högsta aktiekapital som är tillåtet.
  • Antalet aktier.
  • Antalet styrelseledamöter.
  • Antalet revisorer, eller uppgift om att bolaget inte ska ha revisor.
  • Hur kallelsen till bolagsstämman (årsstämman) ska ske.
  • Eventuellt vilka ärenden som ska finnas med på årsstämman.
  • Räkenskapsåret.

En vd måste också se till att företagets policyer och rutiner är i linje med företagets strategi och mål. Om en vd beslutar att ändra en policy eller rutin måste denne se till att beslutet överensstämmer med bolagsordningen och styrelsens arbetsordning, och att alla relevanta parter informeras om förändringen.

Kort och stringent

När man upprättar styrdokument gäller det att ha tungan rätt i mun. ” Det dunkelt sagda är det dunkelt tänkta” diktade Esaias Tegnér, ord som är värda att tänka på om inte dokumenten ska bli liggande i en pärm och samla damm. Den som skriver styrdokument ska väl känna till verksamheten och strategin. Gör dokumenten korta och stringenta och förankra dem i företagskulturen. Lyckas du så har du en bra grund för att fortsätta med interna styrdokument, det vill säga dokumenten om hur du ska driva verksamheten och jobba.

Bloggen

På nytt jobb

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

Med fullt fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.