Stora brister i målstyrningen – gör det för komplicerat

Men psykologen Stefan Söderfjäll konstaterar att på detta område finns det ofta stora brister, vilket ofta visar sig bland annat i medarbetarundersökningar.

– Medarbetarna tycker ofta att målen är svåra att begripa, att de inte följs upp tillräckligt bra och att de inte är meningsfulla för verksamheten. Det är också vanligt att det är för många mål och att olika mål motsäger varandra, eller också saknas målen helt och hållet, säger han.

Stefan Söderfjäll, som tillsammans med psykologen Christopher Svensson skrivit ”En liten bok om mål”, berättar att det forskats en hel del kring mål och att denna forskning entydigt visar att målarbetet är ett bra sätt att motivera och engagera, främja trivsel, minska stress, samt påverka resultat och arbetsprestationer.

– Men det verkar tyvärr som om denna forskning inte nått ut till företagsledningarna. Det finns en stor villrådighet kring hur man rent praktiskt ska arbeta med mål och ofta gör man det för komplicerat. Mål handlar förenklat om fantasier om ett önskvärt tillstånd.

Påverkar beteenden

Den viktigaste förklaringen till varför mål påverkar beteenden handlar om motivation.

– Mål påverkar vår motivation eftersom de anger vad vi ska göra och inte göra, samt hur mycket och hur länge vi behöver anstränga oss för att uppnå dem. Målen hjälper oss att prioritera så att vi inte irrar runt som yra hönor utan att vi kan ta vägval som för oss framåt.

Stefan Söderfjäll konstaterar att mål också kan ha en effekt på vårt känslotillstånd.

– När vi får klart för oss vad vi ska göra och vad som förväntas av oss, tar vi helt enkelt bort en betydande källa till stress och oro. Men det förutsätter att det inte finns för många mål, att de inte är svåra att tolka och att de inte motsäger varandra.

Att nå upp till mål kan också ge en känsla av stolthet och om målet känns personligt meningsfullt ger det även en känsla av meningsfullhet.

– Självklart gäller även motsatsen. Dåligt utformade mål kan resultera i stress och lågt engagemang.

Olika typer av mål

Även om alla mål har det gemensamt att de beskriver önskvärda tillstånd som ligger framåt i tiden kan de också skilja sig åt på en rad olika sätt.

Det vanligaste målet i säljsammanhang är resultatmål. När det gäller den typen av mål kan den inblandade bara till viss del ha kontroll över resultatet medan prestationsmål går att kontrollera. Där handlar det om den kvantitet och kvalitet som man vill att olika arbetsuppgifter ska genomföras med under en viss tidsperiod.

– Men goda prestationer behöver inte leda till önskvärda resultat alla gånger och på samma sätt kan resultaten falla väl ut trots att prestationen varit undermålig. Till exempel kan en försäljare lyckas sälja en dyr smart mobil, även om hen gjort dåligt ifrån sig i kundkontakten. Det är med anledning av detta som det är viktigt att skilja prestationsmål från resultatmål, säger Stefan Söderfjäll.

En annan typ av mål som han tar upp är lärandemål som handlar om att förvärva kunskaper, kompetenser och färdigheter på ett visst område, för en viss individ eller grupp.

Han lyfter fram tre olika typer av processmål.

– Beteendebaserade processmål anger vilka beteenden och aktiviteter man har för avsikt att utföra medan känslomässiga processmål handlar om vilka emotionella upplevelser som en individ eller ett team önskar uppnå. Slutligen finns det tankemässiga processmål som har att göra med hur vi tänker före, under och efter genomförande av arbetsuppgifter.

Anledningen till att det är viktigt att skilja mellan olika typer av mål är enligt Stefan Söderfjäll att forskning visat att de lämpar sig olika väl för olika individer och i olika sammanhang. En och samma typ av mål kan nämligen upplevas väldigt olika av olika individer.

– För personer med god förmåga och kompetens kan resultat- och prestationsmål vara att föredra, medan alltför detaljerade lärande- och processmål kan upplevas som hämmande och kontrollerande. Här kan man i större utsträckning överlåta åt dem själva att ansvara för lärande och handlingsplaner och lägga fokus på att följa upp resultat och faktiska prestationer, berättar Stefan Söderfjäll.

När det rör sig om personer som inte uppnått denna nivå av kompetens och förmåga så är det enligt honom bättre att hjälpa dem att formulera mål på lärande- och processnivå.

Resultat och prestationer när det gäller komplexa arbetsuppgifter är i regel avsevärt mycket svårare att kontrollera.

– Därför är det bäst att använda lärande- och processmål när uppgifterna är komplexa medan resultat- och prestationsmål fungerar bra när det är en lägre komplexitet, säger Stefan Söderfjäll.

Individuella och gemensamma mål

Man skiljer också mellan individuella och gemensamma mål.

– När uppgifterna inte ställer krav på samarbete är det bättre att formulera individuella mål och när behovet av samarbete är högre finns det mycket att vinna på att formulera mål som också innefattar teamet.

Han konstaterar att när gemensamma mål formuleras för icke-ömsesidigt beroende arbetsuppgifter, är risken att enskilda individer tappar motivationen, eftersom de upplever att de inte kan påverka slutresultatet.

– Här finns fara för ett reducerat ansvarstagande och socialt maskande. Gemensamma mål kan formuleras även i sådana sammanhang, men de bör i så fall oftast kompletteras med individuella mål.

Han menar att de gemensamma målen kan kompletteras med individuella, men då är det viktigt att dessa är underordnade de gemensamma och att de fokuserar på hur de enskilda individerna ska bidra till teamet som helhet.

– En ledningsgrupp som har uppdraget att fatta beslut som främjar hela verksamheten missgynnas till exempel om enskilda ledningsgruppsmedlemmar har mål för sina respektive verksamheter som inte stöder helheten, berättar Stefan Söderfjäll.

Mjukvaruföretagen bäst på mål

Han har sett att de företag som många gånger kommit längst när det gäller målstyrning i praktiken är mjukvaruföretagen. Många av dem arbetar med en projektledningsmodell. Den är inriktad mot konkreta lösningar i syfte att bryta ner, strukturera, förutsäga och tidsbestämma skeendet i ett projekt.

Som exempel på detta tar han den användarcentrerade systemutvecklingsprocessen scrum som tillämpats sedan mitten av 1990-talet. Tanken med scrum är att få ordning i projekt med kontinuerliga förändringar i önskemålen om funktion, till exempel att kunden upptäcker ett förbisett problem under provning av en prototyp.

– Detta system har visat sig fungera riktigt bra.

Slutligen poängterar Stefan Söderfjäll vikten av att följa upp målen.

– Det är minst lika viktigt som att sätta upp målen. Tyvärr missar många företag att göra ordentliga uppföljningar. Man väljer istället att fokusera på det som man vill ska hända och ser inte den omedelbara vinningen av att se på det som varit, avslutar Stefan Söderfjäll.