Så hanterar du tuffa personalfrågor

Personalfrågor Att hantera svåra personalfrågor är komplicerat. Den som känner sig själv och kan både psykologin och juridiken kommer att lyckas bäst.

Så hanterar du tuffa personalfrågor
Var väl förbered inför det svåra medarbetarsamtalet. Foto: Adobe Stock

Psykologi och juridik – i svåra personalärenden måste du som arbetsgivare vara beredd att använda dig av båda kunskapsområdena. Misskötsel, missbruk eller att medarbetare inte presterar som de ska – denna typ av frågor behöver oftast hanteras genom samtal och åtgärder inom de ramar som sätts upp av LAS.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

Emelie Allansson är legitimerad psykolog och organisationskonsult och utbildar i dessa frågor. Hon menar att en vd behöver vara kunnig inom båda områdena, oavsett om hen personligen hanterar personalärenden eller stöttar chefer som har personalärendena på sitt bord. Det är viktigt att veta vad som krävs av dig juridiskt, men det räcker inte för att ha ett bra samtal.

Lär känna dina egna fallgropar

Och ett samtal är ofta vad ett svårt personalärende inleds med. Den vanligaste bristen vid dessa samtal är dålig förberedelse.

Emelie Allansson är legitimerad psykolog och organisationskonsult med mångårig erfarenhet av arbetsgruppsutveckling.

– Man går in och kör lite på volley, och har inte riktigt landat i vad man ska använda mötet till, vare sig rationellt eller emotionellt. Och då ökar risken att man själv hamnar i affekt och blir reaktiv på den andres reaktion, förklarar Emelie Allansson.

– Fundera på risker hos dig själv. Vad behöver du punktmarkera hos dig själv för att inte hamna i dina egna fallgropar?

Att hålla ett bra samtal är ett hantverk som man behöver träna sig i för att uppnå skicklighet. Den som ska hålla ett svårt samtal med en medarbetare måste visa respekt för det tar tid att förbereda. För många är dessa samtal gruvsamma och då hamnar man lätt i undvikanden. De viktiga förberedelserna skjuts upp tills man inte har tillräckligt med tid inför mötet.

Fakta

Tips för det svåra samtalet

  • Förbered innehållet. Vad måste jag förmedla? Vad ska ha gått fram hos den andre när mötet är slut? Vilken struktur ska samtalet följa och hur ska du presentera de viktiga punkterna?
  • Förbered dig emotionellt. Hur tror jag att personen kommer att reagera? Vilka emotionella reaktioner jag kommer att få? Om hen blir arg, ledsen, och så vidare – hur gör du då?
  • Ha en plan för dina och medarbetarens reaktioner. Känslor är viktiga och måste få finnas, men de ska inte styra samtalet, så validera, bekräfta men behåll fokus på sakfrågan och hur ni ska gå vidare.
  • Svåra ärenden kräver ofta flera samtal. Ett svårt samtal är tröttande för båda parter, så bedöm hur långt du förväntar att komma den här gången, och planera för en uppföljning.
  • Struktur är lugnande. Berätta för den andre i början: ”Vi möts i dag för att prata om… Vi ska prata i en halvtimme och vi kommer att följa upp samtalet längre fram…”
  • Förtydliga rollerna. Säg: ”Jag kommer att ge min bild av hur jag ser på situationen, men jag förväntar mig att du också bidrar med…”. Ibland har man med sig en person från HR eller en annan chef, då blir det ännu viktigare att förtydliga vad var och en har för roll under mötet.

Satsa på tydlighet

En viktig förberedelse gäller hur eventuell kritik ska framföras.

– Min erfarenhet är att många är rädda för att tala klarspråk, och därför lindar in kritiken så mycket att den andre inte förstår vad samtalet handlar om, förklarar hon.

Hennes råd är att träna på situationen för att bättre lära känna sig själv. I utbildningar använder hon rollspel där deltagarna får öva sig mot en skådespelare. Kanske har du någon betrodd person du kan öva på att framföra viktig kritik till, och få feedback på ditt framförande?

Tydlighet har också en lugnande inverkan. Att klargöra strukturen för mötet och vara tydlig med vilka roller ni har skapar trygghet både för dig och för medarbetaren.

– Ibland kan man vara fler än två på mötet. Man kanske behöver emotionellt stöd från en annan chef, eller behöver en kollega som antecknar för dokumentation, eller ha någon att bolla med efteråt. Men då är det viktigt att förtydliga medarbetaren varför man gör så och även bolla med någon inför mötet om vad det kan göra med den andra personen att det sitter flera där, understryker Emelie Allansson.

Först skyldigheter, sedan uppsägning

Georg Frick är specialist på praktisk arbetsrätt, arbetsgivarkonsult och författare och utbildar i arbetsrätt, bland annat på uppdrag av Kunskapsgruppen.
Georg Frick är specialist på praktisk arbetsrätt, arbetsgivarkonsult och författare och utbildar i arbetsrätt, bland annat på uppdrag av Kunskapsgruppen.

När det gäller uppsägning träder man in på juridikens område. När arbetsgivaren har landat i att en medarbetare måste sägas upp, gäller det att följa de arbetsrättsliga lagarna noga för att undvika de onödiga kostnader som följer på ett inkorrekt uppsägningsförfarande.

Och den processen är sällan snabb Georg Frick som är specialist på praktisk arbetsrätt förklarar:

– Den enda gången en uppsägning kan ske omedelbart – med avsked – är om medarbetaren har gjort sig skyldig till extrema handlingar, som stöld eller våld på arbetsplatsen. Annars måste man förhålla sig till anställningsskyddet, och då gäller frågan: kan arbetstagaren utföra arbetet åt arbetsgivaren. Arbetsgivaren har olika skyldigheter innan uppsägning kan bli aktuellt.

Fakta

Uppsägning och avsked

  • Uppsägning på grund av personliga skäl: Kan ske vid upprepad misskötsamhet efter varning.
  • Sjukdom: När problem i anställningen beror på sjukdom har arbetsgivaren rehabiliterings- och anpassningsskyldighet. Exempelvis alkoholism är sjukdomsklassad. Narkotikamissbruk på arbetstid kan däremot föranleda avsked. Detta eftersom det gäller förbjudna substanser.
  • Avsked: Innebär att anställningen upphör genast. Det är möjligt vid mycket allvarliga brott mot anställningsavtalet, såsom brottsliga handlingar i arbetet.
  • Tvister: De flesta tvister görs upp mellan parterna. Men når man ingen överenskommelse kan arbetstagaren stämma arbetsgivaren i domstol. Arbetsgivaren har alltid bevisbördan.

Vänta inte med att agera

Skyldigheterna rör arbetsanpassning, information och uppföljning. Arbetsgivaren är skyldig att försöka lösa problemen genom till exempel omplacering. Handlar problemen om alkoholmissbruk har arbetstagaren ett förstärkt anställningsskydd och arbetsgivaren har ett rehabiliteringsansvar. Detta eftersom alkoholism klassas som sjukdom.

Efter en händelse som kan betraktas som misskötsel gäller tvåmånadersregeln. Den innebär att arbetsgivaren måste agera inom två månader efter händelsen. Georg Frick rekommenderar alla arbetsgivare att agera så snabbt som möjligt när problem uppstår.

– Väntar man för länge så kommer juridiken att slå tillbaka. Har du accepterat ett beteende under lång tid så kan beteendet nästan betraktas som en lokal sedvänja på arbetsplatsen. I en tvist kommer då motfrågan, varför har ni accepterat det så länge om ni ansåg att det här beteendet var ett problem? understryker han.

Var inte blåögd

Ska en medarbetare sägas upp måste arbetsgivaren ha bevis för sina anklagelser. Arbetsgivaren måste också ge arbetstagaren en ”las-varning” före uppsägningen.

– Det är en tydligare juridisk påminnelse om att man måste sköta sitt jobb. Den måste man ge eftersom en uppsägning aldrig får komma som en överraskning för en anställd, säger Georg Frick.

Samtidigt måste facket varslas, och sedan har processen sin gilla gång. Facket kan begära överläggning, och så länge de pågår får inte uppsägningen verkställas. I värsta fall hamnar tvisten i arbetsdomstolen. Det kan bli en utdragen process.

– Det är lättare att låta bli att anställa fel än att bli av med en felaktig rekrytering, säger Georg Frick. Var omsorgsfull i din rekrytering, ta referenser och var inte blåögd.

Bloggen

På nytt jobb

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

Med fullt fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.