Så hanterar du tuffa personalfrågor

Emelie Allansson är legitimerad psykolog och organisationskonsult och utbildar i dessa frågor. Hon menar att en vd behöver vara kunnig inom båda områdena, oavsett om hen personligen hanterar personalärenden eller stöttar chefer som har personalärendena på sitt bord. Det är viktigt att veta vad som krävs av dig juridiskt, men det räcker inte för att ha ett bra samtal.

Lär känna dina egna fallgropar

Och ett samtal är ofta vad ett svårt personalärende inleds med. Den vanligaste bristen vid dessa samtal är dålig förberedelse.

– Man går in och kör lite på volley, och har inte riktigt landat i vad man ska använda mötet till, vare sig rationellt eller emotionellt. Och då ökar risken att man själv hamnar i affekt och blir reaktiv på den andres reaktion, förklarar Emelie Allansson.

– Fundera på risker hos dig själv. Vad behöver du punktmarkera hos dig själv för att inte hamna i dina egna fallgropar?

Att hålla ett bra samtal är ett hantverk som man behöver träna sig i för att uppnå skicklighet. Den som ska hålla ett svårt samtal med en medarbetare måste visa respekt för det tar tid att förbereda. För många är dessa samtal gruvsamma och då hamnar man lätt i undvikanden. De viktiga förberedelserna skjuts upp tills man inte har tillräckligt med tid inför mötet.

Satsa på tydlighet

En viktig förberedelse gäller hur eventuell kritik ska framföras.

– Min erfarenhet är att många är rädda för att tala klarspråk, och därför lindar in kritiken så mycket att den andre inte förstår vad samtalet handlar om, förklarar hon.

Hennes råd är att träna på situationen för att bättre lära känna sig själv. I utbildningar använder hon rollspel där deltagarna får öva sig mot en skådespelare. Kanske har du någon betrodd person du kan öva på att framföra viktig kritik till, och få feedback på ditt framförande?

Tydlighet har också en lugnande inverkan. Att klargöra strukturen för mötet och vara tydlig med vilka roller ni har skapar trygghet både för dig och för medarbetaren.

– Ibland kan man vara fler än två på mötet. Man kanske behöver emotionellt stöd från en annan chef, eller behöver en kollega som antecknar för dokumentation, eller ha någon att bolla med efteråt. Men då är det viktigt att förtydliga medarbetaren varför man gör så och även bolla med någon inför mötet om vad det kan göra med den andra personen att det sitter flera där, understryker Emelie Allansson.

Först skyldigheter, sedan uppsägning

När det gäller uppsägning träder man in på juridikens område. När arbetsgivaren har landat i att en medarbetare måste sägas upp, gäller det att följa de arbetsrättsliga lagarna noga för att undvika de onödiga kostnader som följer på ett inkorrekt uppsägningsförfarande.

Och den processen är sällan snabb Georg Frick som är specialist på praktisk arbetsrätt förklarar:

– Den enda gången en uppsägning kan ske omedelbart – med avsked – är om medarbetaren har gjort sig skyldig till extrema handlingar, som stöld eller våld på arbetsplatsen. Annars måste man förhålla sig till anställningsskyddet, och då gäller frågan: kan arbetstagaren utföra arbetet åt arbetsgivaren. Arbetsgivaren har olika skyldigheter innan uppsägning kan bli aktuellt.

Vänta inte med att agera

Skyldigheterna rör arbetsanpassning, information och uppföljning. Arbetsgivaren är skyldig att försöka lösa problemen genom till exempel omplacering. Handlar problemen om alkoholmissbruk har arbetstagaren ett förstärkt anställningsskydd och arbetsgivaren har ett rehabiliteringsansvar. Detta eftersom alkoholism klassas som sjukdom.

Efter en händelse som kan betraktas som misskötsel gäller tvåmånadersregeln. Den innebär att arbetsgivaren måste agera inom två månader efter händelsen. Georg Frick rekommenderar alla arbetsgivare att agera så snabbt som möjligt när problem uppstår.

– Väntar man för länge så kommer juridiken att slå tillbaka. Har du accepterat ett beteende under lång tid så kan beteendet nästan betraktas som en lokal sedvänja på arbetsplatsen. I en tvist kommer då motfrågan, varför har ni accepterat det så länge om ni ansåg att det här beteendet var ett problem? understryker han.

Var inte blåögd

Ska en medarbetare sägas upp måste arbetsgivaren ha bevis för sina anklagelser. Arbetsgivaren måste också ge arbetstagaren en ”las-varning” före uppsägningen.

– Det är en tydligare juridisk påminnelse om att man måste sköta sitt jobb. Den måste man ge eftersom en uppsägning aldrig får komma som en överraskning för en anställd, säger Georg Frick.

Samtidigt måste facket varslas, och sedan har processen sin gilla gång. Facket kan begära överläggning, och så länge de pågår får inte uppsägningen verkställas. I värsta fall hamnar tvisten i arbetsdomstolen. Det kan bli en utdragen process.

– Det är lättare att låta bli att anställa fel än att bli av med en felaktig rekrytering, säger Georg Frick. Var omsorgsfull i din rekrytering, ta referenser och var inte blåögd.