Så blir du ett proffs på prioritering

– Prioritera kommer av latinets ’prior’, som betyder tidigare, främre eller förträffligt. Och det är så jag tror att de flesta av oss uppfattar innebörden – att göra det viktigaste först, säger Petra Brask.

Hon är effektivitetskonsult med flera decenniers erfarenhet, och har vad hon kallar ett närmast ”nördigt” intresse för hur vi använder hjärnan och tiden på bästa sätt. I det sammanhanget är prioritering av – tja – högsta prioritet.

– Men i dagens läge är det inte alltid så lätt att prioritera, för det är mycket som är viktigt och ofta blandar vi dessutom ihop det som är viktigt med det som är bråttom, förklarar Petra Brask.

Gör som sjukvården

Många ledare har kommit i kontakt med Eisenhowers beslutsmatris, en klassisk metod för att prioritera rätt. Via en enkel fyrfältare placerar man in sina måsten efter principen viktigt/inte viktigt och bråttom/inte bråttom. Men då gäller det förstås att kunna urskilja vad som är viktigast.

– För organisationer finns det olika modeller för att titta på tid, ekonomi och andra resurser och se vad som är görligt och inte görligt, berättar Petra Brask. Men utmaningen för dig som ledare är att prioritera vad som är viktigast för dig själv.

För att göra goda bedömningar av den saken rekommenderar hon en trestegsmodell. Börja med att identifiera kärnuppgifterna. Vad är mest kritiskt?

– Tänk sjukvården, där man brukar rangordna första, andra och tredje prioritet. Vilka uppgifter är ABSOLUT viktigast? säger Petra Brask.

Ta en rast

När du har ringat in kärnuppgifterna gäller det att besluta om vem som är bäst lämpad att utföra dem. Är det du själv? Bör de delegeras inom företaget? Eller outsourcas till en utomstående part?

– Här är fällan att ledare är stressade, och ibland resonerar de att ’jag gör det själv, det går fortare, jag vill spara på omgivningens resurser’. Det är inte bra för utvecklingen av verksamheten att göra allt själv. Alla kommer alltid att ha mycket att göra – ha tillit till medarbetarna, tro på att de kan prioritera och göra rätt, rekommenderar Petra Brask.

Till sist bör du släppa priolistan och gå iväg och göra något annat. Det kanske låter ologiskt, men ett avbrott innan du beslutar om en uppgift gör susen för tankeverksamheten. Hämta en kopp kaffe eller ett glas vatten, ta en promenad eller ställ dig och titta ut genom fönstret. Gå sedan tillbaka till priolistan och fråga dig: stämmer det här? Är detta de mest kritiska uppgifterna just nu?

– Genom att koppla bort tankarna låter du ditt undermedvetna göra sitt jobb, säger Petra Brask.

– När vi är stressade jobbar vi med amygdala – känsloläget i hjärnan. Då kommer du inte åt ditt kloka, rationella tankesätt. Det finns i stället i centrala cortex, som du använder när du tillåter ditt undermedvetna att aktiveras.

När det undermedvetna får jobba gör du nya kopplingar och hittar kanske till och med nya lösningar, vilket ibland kan sluta med att du omvärderar hela din lista. De där uppgifterna var ju inte de viktigaste, de var bara de som var mest bråttom.

Prioritera dig själv

– Hoppar vi över de tre stegen kan vi fortfarande prioritera – men kanske inte lika bra, menar Petra Brask. Men så blir det ju vissa dagar. Då får man leva med det.

När du har gjort de tre stegen kan du lägga till ett extra steg på slutet, föreslår hon. Det är ett utvärderingssteg, där du frågar dig: Hur blev dagen? Gjorde vi rätt prioritering? Fick vi faktiskt det viktigaste gjort nu?

– Den här frågan, ’vad fick jag gjort den här veckan?’, den är viktig och i bästa fall får vi känna oss nöjda när vi har gjort det här utvärderingssteget, säger Petra Brask.

För att få bra kvalitet på våra beslut behöver vi också prioritera oss själva, påpekar hon. Viktigast är sömn, motion och näringsintag och små pauser för återhämtning under dagen. De som är duktiga på att prioritera brukar också vara duktiga på att prioritera sitt välbefinnande, konstaterar Petra Brask. Och de där små pauserna under dagen – ta dem på allvar.

– Om du jobbar framför en skärm om dagarna så blir det ingen paus alls om pausen bara består av att kolla nyheter och sociala medier på telefonen under rasten. Gör något som bryter arbetet – prata med en kollega, gå och öppna ett fönster eller stå och ’tomglo’. Då får hjärnan andrum för att hantera informationen den har fått, rekommenderar hon.

Lär dig säga nej

Till sist – håll koll på hur du använder din tid, ha respekt för din tid och din energi, och lär dig säga nej. ”Vad gör du i morgon” är en livsfarlig fråga – ge inget besked förrän du har tänkt efter.

– De flesta har en rädsla för vad som ska hända när man säger nej, men den känslan har ofta väldigt lite med verkligheten att göra. Det är inte troligt att du blir betraktad som en nejsägare bara för att du inte alltid svarar ja, råder Petra Brask.

För att veta vad du orkar och vill bör du ta regelbundna pauser för reflektion. De kommer inte av sig själv, utan måste planeras.

– Jag har reflektionstid inbokad en stund på morgonen, en stund på eftermiddagen och varje fredag, och det rekommenderar jag alla. Den är ovärderlig, den tiden, säger Petra Brask.