Reglerna som gör ditt möte effektivt

Erik Mattsson, som är utbildare i kommunikation, tror på mötets kraft att föra processen framåt, men då gäller det att undvika slöseri med tiden som läggs på möten som inte leder någon vart.

Han och Pia Moberg, som coachar företag om kulturell medvetenhet och är doktor i japanska, kom nyligen ut med ”Mötesboken 3” som vänder sig till den som både leder fysiska och digitala möten. Erik Matsson har tidigare bland annat skrivit ”Mötesboken 1” och ”Mötesboken 2”.

De konstaterar att under pandemin slog de digitala mötena igenom och världen växte – och blev samtidigt mindre.

– För trots att vi människor är väldigt lika finns det också stora skillnader, säger Erik Mattsson.

Sex kulturdimensioner

Kultur kan vara en företagskultur, en nationell kultur, en etnisk kultur, en social kultur eller en subkultur. I boken lyfter de fram sex kulturdimensioner där det ofta blir missförstånd i möten eftersom vi är vana vid olika normer. De första tre dimensionerna Hierarki, Grupplojalitet och Faktabasering är som regel djupt rotade i vår värdegrund. De övriga tre Turtagning, Klarhet och Konfrontation har mer att göra med språk och kommunikationsmönster.

I en miljö med svag hierarki är positionen inte så viktig. Det är vanligt att man tilltalar varandra med förnamn och undviker att nämna den egna titeln.

I en miljö med stark hierarki är hackordningen däremot tydlig. I en sådan miljö kritiserar man inte sina överordnade. Det finns ofta yttre markörer som markerar position.

– Vem som får kommunicera med vem är strikt reglerat. Man tar ogärna egna initiativ utan är beroende av instruktion, konstaterar Erik Mattsson.

Stark och svag grupplojalitet

I kulturer med svag grupplojalitet är individualismen stark. Här uppmuntras individen att ta egna beslut oberoende av den grupp hen tillhör. Lojaliteten mot sig själv går före lojaliteten mot gruppen.

I kulturer med stark grupplojalitet går lojalitet mot gruppen före den egna åsikten.

– Här är det i regel viktigt att förankra alla beslut med sin grupp innan man uttalar sig eller fattar beslut.

I miljöer med stark faktabasering behöver man förstå hela sammanhanget för att kunna uttala sig. I sådana kulturer krävs underlag och fördjupad information innan man kan diskutera något, även under ett informellt arbetsmöte.

I kulturer med svag faktabasering anlägger man ofta ett generalistperspektiv och argumenterar gärna med teorier och logik som bärande delar.

– Här uppfattas det som positivt att befinns sig på en hög abstraktionsnivå.

Snabb och långsam turtagning

Ett vanligt område där det finns risk för problem i kommunikationen är turtagningen. Det handlar om hur snabbt vi förväntas falla varandra i talet. I kulturer med långsam turtagning har man som vana att låta den som talar tala till punkt innan man själv ger sig in i samtalet.

– Då är tystnaden signalen att det är nästa talares tur att ta till orda.

I kulturer med snabb turtagning är det däremot helt okej att avbryta och börja prata innan den andra slutat. Detta uppfattas som entusiasm och delaktighet.

Ett annat område där det kan uppstå problem är synen på klarhet. I vissa kulturer kan det anses som oartigt att vara alltför klar och tydlig, då det kan uppfattas som att man är påflugen och respektlös. Det som av vissa uppfattas som respektfullhet kan av andra uppfattas som ett svårtolkat kodspråk.

–I miljöer med hög klarhet är man noga – ibland övertydlig – med att formulera sig så att alla förstår.

Mötesregler

Sedan finns naturligtvis den alltid brännheta frågan om konfrontation. I kulturer med hög konfrontation är det okej att öppet uttrycka känslor. Detta visar på engagemang och ses som något positivt. Diskutera, debattera och vara oense ses som ett sätt att stärka relationen.

I kulturer med låg konfrontation undviker man öppen konflikt och hetsiga debatter, eftersom detta anses skada relationen, på både kort och lång sikt.

– I miljöer med låg konfrontation ses personer med hög konfrontation ofta som bullriga och respektlösa, säger Erik Mattsson.

Han betonar att grunden för ett bra möte är att man följer uppsatta mötesregler.

– När vi etablerat mötesregler spelar det inte så stor roll att vi har olika bakgrund och kultur. Det går ju att följa en regel även om den känns obekväm.

Erik Matsson och Pia Moberg konstaterar att om man har för många regler finns det risk att ingen kommer ihåg dem. Därför rekommenderar de mellan tre och tio mötesregler.