”Policyer kan frigöra företagets fulla förmåga”

– De växer fram och är ofta informella. Det råder därför ofta skilda uppfattningar om vad som gäller i olika delar av verksamheten, säger han.

Policyer är uttryck för en viljeinriktning från ledningens sida. De baseras på företagets värdegrund och anger åtgärder, handlingar eller beteenden som bedöms leda mot målen.

– Man kan säga att policyer är en form av företagsintern lagstiftning.

En gemensam utgångspunkt

En policy innebär att om problem uppstår så har ledning och medarbetare en gemensam utgångspunkt för att ta itu med frågan.

– Kravet på att policyer dokumenteras skriftligen uppkommer när företaget växer och den verkställande ledningen inte längre är direkt inblandad i den dagliga verksamheten.

Han betonar att policyer bara kan handla om saker som företaget självt råder över.

– När något reglerats i lag, eller kollektivavtal, upphör det att vara föremål för någon policy, eftersom det är lagarna som styr, säger Gustaf Wettergren.

I koncerner utarbetar och beslutar ledningen i moderbolaget policyer för hela koncernen.

– De blir dock inte formellt bindande för dotterbolagen såvida de inte beslutats i varje separat juridisk person. För koncerner gäller det att hitta en bra metodik för att nå ut med detta arbetssätt.

Han menar att nyanställda ska underteckna några styrande dokument. Det gäller etikpolicyn för anställda samt riktlinjen informationssäkerhet och i vissa företag anvisningen rörande alkohol och droger.

– Anställda bör även underteckna de policyer som de kommer att tillämpa i sina befattningar.

Pliktskyldigt framtagna

Gustaf Wettergren konstaterar att det sällan är möjligt att hämta idéer från andra företag i det egna policyarbetet eftersom policyer vanligen är sekretessbelagda.

Några policyer är däremot undantagna från sekretess. Det gäller de som visar att företaget är en ”god samhällsmedborgare”. Det kan gälla en miljöpolicy, en jämställdhetspolicy, en policy rörande mångfald eller sexuella trakasserier eller en uppförandekod för leverantörer.

– Alla bolag med noterade aktier ska ha dokumenterade finans- och informationspolicyer och de etiska policyerna ska ha skriftlig form. Men inte heller dessa dokument är offentliga, ibland med undantag av policyerna för etiskt beteende.

Gustaf Wettergren, som varit verksam som ekonomichef hos

bland annat Johnsonkoncernen, Marabou, Telia Mobile och

Svenska Spel, har sett att många företags policyer är

pliktskyldigt framtagna och inte uppdaterade.

– De finns där eftersom börsregler och bolagskod kräver det utan att ledningen är särskilt intresserad eller har förståelse för att utformningen av de styrande dokumenten och värdegrunden har stor betydelse för företagets långsiktiga överlevnad.

Gustaf Wettergren lyfter fram IKEA som ett lysande exempel när det gäller att ha ett genomtänkt förhållningssätt till sin kultur

– IKEA utbildar alla chefer i ett program kallat ”The IKEA way”. Kravet är att alla ledare i sin chefsroll tillämpar IKEA:s värderingar.

Att de verkligen gör det följs upp genom årliga undersökningar, där medarbetarna tillfrågas om hur de upplever att deras chefer tillämpar företagets värdegrund i ledningen av sitt team. – Chefer som har dåligt resultat, men bra värderingar, ges en andra chans, medan chefer med ”dåliga” värderingar, med hänsyn till IKEA:s värdegrund, men gott resultat, ombeds lämna företaget, berättar han.

Policyhandboken ges ut av Liber och innehåller bland annat 100 idéutkast till policyer för de centrala delarna av företagets verksamhet.

Gustaf Wettergrens 5 tips för att skriva en policy

1. Informera dig hos berörda så att du har goda kunskaper om vad som ska lösas med policyn.

2. Bestäm vad som ska uppnås och förankra det i företagsledningen (syfte).

3. Definiera vilka som ska omfattas av policyn (målgrupp).

4. Beskriv hur medarbetarna ska bete sig – det vill säga utforma texten i policyn.

5. Utse en ägare. Bestäm hur policyn ska publiceras samt vilken information och utbildning som ska ges.

(Bild Gustaf Wettergren)

Gustaf Wettergren konstaterar att det sällan är möjligt att hämta idéer från andra företag i det egna policyarbetet eftersom policyer vanligen är sekretessbelagda.