Planering nyckeln till att nå uppsatta mål

Michael Alphov har en brokig bakgrund innan han startade sin konsultfirma. Han har bland annat varit egenföretagare inom restaurangbranschen, utbildare hos British Airways, account manager på MCI Worldcom och under fem år varit fotbollstränare för GAIS U21-lag.

– Det finns mycket som vd:ar kan lära från ledare inom idrotten, konstaterar han.

Michael Alphov har sett att många vd:ar har ett reaktivt arbetssätt som hindrar dem från att nå uppsatta mål.

– När en vd ser över sin planering bör denne utgå från två frågor. Gör jag rätt saker? Har jag koll på de viktigaste uppgifterna för dagen eller låter jag omständigheterna eller andra styra mitt jobb? Proaktivitet är en av hörnstenarna för att var produktiv och ha kontroll över sin egen situation.

Han betonar vikten av att i planeringen alltid ha fokus på målet med verksamheten och ställa sig ”på spåret frågan” vart är vi på väg?

– Sedan är det mycket viktigt att prioritera vad man som vd ska göra och inte göra. Det krävs mod för att välja bort saker som man inte lägger in i sin kalender, säger Michael Alphov.

Blir för operativ

Ett mycket vanligt fel är enligt honom att vd:n blir för operativ.

– Och det är vanligast om vd:n tidigare haft en operativ roll. Det är ju kul att ha händerna i syltburken, se snabba resultat av sitt arbete och få en belöning för det. Men detta innebär att man riskerar att missa sin viktigaste roll nämligen att ge medarbetarna bra förutsättningar att göra ett gott arbete.

Han menar att en bra planering innehåller både fokuserad ”blocktid” och ”lufttid” för att kunna hantera det oförutsedda som händer varje dag.

– Saker händer helt enkelt oavsett hur bra vd:ns planering är och att överboka sin tid är precis lika illa som att inte boka alls då konsekvensen blir densamma. Mitt förslag är att cirka 25 procent av dagen ska vara obokad tid.

Michael Alphov konstaterar att ett vanligt planeringsbeteende, som många personer har, är att de enbart planerar in sina fysiska aktiviteter i kalendern vilket innebär att alla möten, utbildningar och träningar får plats.

– Men allt övrigt saknas. Exempelvis alla rapporter och offerter som ska skrivas, möten som ska förberedas, e-post som ska hanteras. Tid för att bocka av alla aktiviteterna på att-göra listan saknas i planeringen med konsekvensen att planeringen blir falsk. Om man inte även planerar för ”eget arbete” och rutiner blir många av dessa uppgifter inte gjorda alls, vissa blir gjorda med för dålig kvalitet och vissa blir gjorda för sent.

Fulltecknade dagar

Han konstaterar att återkommande rutiner, till exempel att tömma mejlboxen och attestera ofta tar 1-3 timmar varje dag för en vd. Möten som är mycket viktiga för en vd kan ta allt från 0 till 8 timmar och så händer det alltid oförutsedda saker under arbetsdagen, både bra och dåliga.

– Ofta blir dagarna helt fulltecknade och ingen tid blir över för att arbeta med strategiska frågor. Till detta måste man helt enkelt avsätta tid varje vecka annars blir det aldrig av.

Michael Alphov föreslår att vd:ns första och sista tio minuter på kontoret varje dag ska vara en uppstart respektive summering av arbetsdagen.

– På morgonen kollar man igenom dagens agenda och planering för att se att ens prioriteringar är rätt och innan vd:n går hem städar och strukturerar denne sitt kontor så att det är rent och snyggt.  Det är viktigt att stänga sin kalender och att också göra en göra-lista också innan man går hem. Det vill säga prioritera och planera det som behövs för att vara bra förberedd inför morgondagen samtidigt som man kan ”släppa jobbet på jobbet” bättre.

Han tycker även att vd:n ska göra en veckoavstämning som är inplanerad i kalendern varje fredag.

– Den optimala tiden för detta är mellan förmiddagsfikat och eftermiddagsfikat och lämpligt är att det får ta mellan 20 minuter och en timme. Det övergripande målet och även vinsten med att vecka efter vecka gör sin veckoavstämning är att man som vd ska ha kontroll över sin egen situation och ha möjlighet att påverka sin prestation, säger Michael Alphov.

Han har sett att många vd:ar på större bolag är mycket bra på planering.

– Men det är inte alltid så att det bara är vd:ar på stora företag som är bäst utan det kan också vara personer på små- och medelstora företag, avslutar Michael Alphov.