Verktyget som fick ledningsgruppen att tala samma språk

I ett företag med en mycket komplex verksamhet kan det vara svårt för ledningsgruppen att fokusera på rätt sak vid rätt tidpunkt och tillfälle. För att kunna göra detta började IT-företaget Stamford använda planerings- och målstyrningsverktyget VisPlan. De menar att detta gav en ”magisk funktion”.

Stamford utvecklar och förnyar branschspecifika IT-system med fokus på processer och flöden i tjänsteföretag och offentliga verksamheter. I mer än 30 år har de levererat programvaror, tjänster och anpassade lösningar till kunder med mycket höga krav på driftsäkerhet i sina verksamhetskritiska system.

Stamford tillhör Addnode Group och har ett nära samarbete med koncernens övriga bolag. 90 personer arbetar på Stamfords kontor i Stockholm, Karlstad, Göteborg och Malmö, och har flera egna medarbetare på Addnode India i Pune. 2023 omsatte företaget cirka 108 miljoner kronor.

– Vi har ett ständigt pågående utvecklingsarbete i nära samverkan med våra kunder, vilket säkerställer att vägen blir kort mellan våra kreativa idéer och den praktiska nyttan hos kunden, säger Andrea Kosa, vd för Stamford.

Många olika branscher

Stamford har främst vuxit genom förvärv vilket berikat verksamheten med en rad olika branscher.

Hamnmyndigheter både i och utanför Sverige använder Stamfords kombinerade affärs- och verksamhetssystem som täcker in alla processer som krävs för att driva en hamn.

Stamford har också system och tjänster speciellt anpassade för stora detaljhandelskedjor och fackhandeln. De har även många samarbeten inom försvars- och försäkringsområdet. Beredningssystem för elbranschen och system för eventbranschen är andra delar i deras produktportfölj.

Utmaningar med en diversifierad verksamhet

– Eftersom vi är verksamma inom många olika branscher var det omöjligt för mig som vd och för ledningsgruppen att hålla reda på alla trådar. Vi behövde bli bättre på att koppla ihop företagets strategi och de långsiktiga målen med den operativa verksamheten i vardagen, berättar Andrea Kosa.

Sedan drygt tre år tillbaka använder de, efter att ha utvärderat flera verktyg, VisPlan för planering och målstyrning. VisPlan är en app för Microsoft Teams med vars hjälp man kan formulera sin strategi, samordna och implementera en styrningsmodell, prioriteringar, program och planer.

– Den hjälper oss också att vara fokuserade under hela processen, berättar Andrea Kosa.

Fick en bra överblick

Hon konstaterar att kunna ha en gemensam bild av planeringen och målstyrningen har varit speciellt viktigt för Stamford eftersom de har så många olika verksamhetsgrenar.

– Genom att använda VisPlan har vi fått en magisk funktion som gör det lättare att tala samma språk och se bolaget som en helhet. Att målen och delmålen visas visuellt och lättöverskådligt gör att alla kan gå in och uppdatera sin del och snabbt få en bra överblick av vart vi är på väg och vilka prioriteringar som släpar efter, säger Andrea Kosa.

Mer effektiva möten

Hon har sett att efter införandet av VisPlan blev ledningsgruppsmötena mycket effektivare.

– Diskussionerna blev mer konkreta på en övergripande nivå och vi klippte helt och hållet bort cykelställsfrågorna. Numera handlar mötena alltmer om strategiska frågor som är prioriterade för tillfället.

Andrea Kosa har också sett att användandet av VisPlan gjort det lättare för nya ledamöter i ledningsgruppen att sätta sig in i det aktuella läget och vart siktet är inställt.

– Det underlättar helt enkelt integrationen av nya ledare i företaget, inte minst vid ett förvärv och fusioner, berättar Andrea Kosa.

 Stamfordbolagen idag är: Stamford AB, Elpool AB och Addoceo AB.

Så här använder Stamford VisPlan:

1. Prioritering och målsättning: VisPlan strukturerar affärsplanen på en enda sida, vilket gör det enkelt att identifiera och prioritera initiativ. Dessutom ger det realtidsinformation om status för varje aktivitet.
2. Enhetlig affärsplan: Genom att bryta ner huvudplanen i delplaner för varje affärsenhet kan Stamford se hur varje enhet bidrar till företagets framgång.
3. Ökad transparens: VisPlan har ökat transparensen genom att tydligt visa ansvar och framsteg för definierade mål.

VisPlan är byggt för Microsoft 365 och använder Azure Active Directory för autentisering. All data lagras i den egna Teams-miljön och fungerar sömlöst med Microsoft Planner. 

Läs mer om VisPlan på visplan.com

Kontakt VisPlan: Staffan Lindö,076-600 66 67, staffan.lindo@visplan.com Kontakt Stamford: Andrea Kosa, 073-808 42 11, andrea.kosa@stamford.se