Skapa trygga arbetsplatser på distans

En intervju med seniora ledarskapskonsulterna Masae Shimizu och Ulrika Pohjanen på HumaNova Ledarskap

Vad innebär psykologisk trygghet och varför är det viktigt i dagens arbetsmiljö, särskilt på distans?

Masae: Psykologisk trygghet innebär en känsla av tillit och säkerhet i en grupp där man vågar uttrycka sina åsikter och bekymmer utan rädsla för negativa konsekvenser. Det är mycket viktigt i dagens arbetsmiljö eftersom det främjar öppen kommunikation, kreativitet och samarbete. På distans blir det ännu svårare att upprätthålla denna trygghet eftersom den informella interaktionen mellan kollegor minskar.
Ulrika: Precis, på distans är det lätt att fokusera på uppgifter och glömma bort den mänskliga interaktionen som bygger relationer och skapar psykologisk trygghet. Men det är viktigt att anstränga sig för att bevara och stärka denna trygghet för att teamet ska fungera effektivt och trivas.

Hur kan organisationer skapa en känsla av psykologisk trygghet på distans?

Masae: En viktig åtgärd är att skapa utrymme för informell kommunikation och social interaktion, exempelvis genom regelbundna ”parsamtal” eller virtuella fikastunder. Detta hjälper till att bygga relationer och öka ömsesidig förståelse.
Ulrika: Dessutom är det viktigt att uppmuntra öppenhet och sårbarhet genom att dela personliga reflektioner och känslor under digitala möten. Att våga diskutera svåra ämnen och ge konstruktiv feedback är också centrala element för att skapa psykologisk trygghet på distans.

Vilka praktiska åtgärder kan team vidta för att främja psykologisk trygghet på distans?

Masae: En idé är att ha regelbundna ”check-ins” med personliga reflektionsfrågor för att främja öppenhet och närvaro. Team kan också arrangera utomhusmöten för att främja fysisk närvaro och gemenskap.
Ulrika: Att införa feedbackprocesser och aktiviteter som främjar ömsesidig förståelse och respekt är också avgörande. Genom att skapa utrymme för personlig delning och gemensamma reflektioner kan teamen stärka sin samhörighet och arbetsinsats.

Vilka utmaningar och möjligheter ser ni med att skapa psykologisk trygghet på distans?

Masae: En utmaning är att det kan vara svårt att läsa kroppsspråk och andra icke-verbala signaler på distans, vilket gör det svårare att uppfatta och svara på känslomässiga behov. Samtidigt erbjuder digitala plattformar ökad flexibilitet och tillgänglighet för kommunikation och samarbete.
Ulrika: Exakt, det handlar om att anpassa och utveckla nya metoder och verktyg för att främja psykologisk trygghet på distans. Att kontinuerligt utvärdera och anpassa dessa strategier är avgörande för att möta de föränderliga behoven och utmaningarna i den digitala arbetsmiljön.

Hur kan ledare konkret stödja psykologisk trygghet i sina team?

Masae: Ledare kan stödja psykologisk trygghet genom att själva vara öppna och sårbara. När ledare delar sina egna utmaningar och misstag, sänder det en stark signal om att det är acceptabelt att vara mänsklig och felbar.
Ulrika: Dessutom kan ledare skapa strukturer för regelbunden feedback och reflektion, där teammedlemmar får möjlighet att uttrycka sina tankar och känslor i en trygg miljö. Detta kan inkludera anonyma undersökningar, regelbundna enskilda samtal och teamworkshops fokuserade på personlig utveckling.

Hur kan teknologiska verktyg användas för att främja psykologisk trygghet?

Masae: Teknologiska verktyg kan användas för att skapa plattformar där medarbetare kan dela sina tankar och idéer. Verktyg som videokonferenser och samarbetsverktyg kan skapa en känsla av närhet och samhörighet, även på distans.
Ulrika: Det är också viktigt att välja verktyg som främjar transparens och tillit. Exempelvis kan digitala whiteboards och gemensamma dokument där alla kan bidra och se varandras bidrag, skapa en känsla av gemenskap och delaktighet.

Vilken roll spelar företagskulturen i att främja psykologisk trygghet?

Masae: Företagskulturen spelar en avgörande roll i att främja psykologisk trygghet. En kultur som värderar öppenhet, respekt och inkludering skapar en grund för psykologisk trygghet.
Ulrika: Företagskulturen måste också stödjas av konkreta policyer och riktlinjer som uppmuntrar till öppen kommunikation och stöd mellan medarbetare. Detta kan inkludera utbildningar i till exempel empatiskt ledarskap och workshops i konflikthantering.

Vad är ert råd till organisationer som vill börja arbeta med att förbättra psykologisk trygghet?

Masae: Börja med att lyssna på medarbetarna. Genom att förstå deras behov och utmaningar kan ni skapa en strategi som är anpassad till just er organisation.
Ulrika: Var tålmodiga och uthålliga. Att bygga psykologisk trygghet tar tid och kräver kontinuerligt arbete. Men det är en investering som kommer att löna sig i form av mer engagerade och produktiva medarbetare.

Hur kan man mäta psykologisk trygghet i en organisation?

Masae: En effektiv metod är att använda anonyma enkäter där medarbetare kan ge ärlig feedback om hur trygga de känner sig att uttrycka sina åsikter och tankar.
Ulrika: Att regelbundet följa upp med fokusgrupper och enskilda samtal kan också ge en djupare förståelse för hur psykologisk trygghet upplevs i organisationen och vilka områden som kan förbättras.

Psykologisk trygghet är en central del för framgångsrika och välmående team, oavsett om de arbetar på distans eller på plats. Genom att prioritera öppenhet, respekt och samarbete kan organisationer skapa en kultur där varje individ känner sig sedd, hörd och värderad.